文 | 肖庆国
本文将从以下几个方面对在我国举行的国内会议与国际会议的运作方式与国际惯例进行一个对比。
一、会议通知发放
发放会议通知是召开一个会议必不可少的重要步骤，它要告知潜在的与会者会议相关信息，激发其参加会议的欲望，并公布进一步了解会议和联系接洽的途径。
一个典型的国际会议的国际惯例是通常至少要发三轮会议通知（Announcement），第一轮会议通知（First Announcement）在会议召开前很早就发出了（大型国际会议一般提前2-4年，中型国际会议提前1-2年），其主要内容是会议背景、会议主题、会议举行的时间、地点和会议秘书处的联系方法，告知人们会议要举行的消息，引起人们的关注。当人们对第一轮会议通知刚刚要淡忘的时候，第二轮会议通知（Second Announcement）又发出了，除了会议的基本信息和大会主席的邀请信外，第二轮会议通知主要是关于论文征集( Call for papers )的，提出论文的议题（Topics）和征文要求，附上论文摘要表（Abstract Form），告知提交论文摘要的截止日期等。由于第二轮会议通知发出时离会议举行日期还早，潜在与会者有充分的时间进行征文议题的研究，从而写出高质量的论文，为保证会议质量和规模（写论文的人往往参加会议的兴趣会比较大）打下了良好的基础。
如果说有人在接到第二轮会议通知后还会由于种种原因而忘记准备论文的写作，或者有人虽不准备提交论文但忘记了该会议，第三轮会议通知又来了。第三轮会议通知包含了前两轮会议通知的基本内容，包括最后一次论文征集，但主要是邀请人们参加会议的，通知的开头有大会主席落款签名的邀请信、会议的组织机构、会议特邀演讲嘉宾的情况介绍和会议的活动日程安排，中心内容是会议注册表以及会议宾馆预定表、会议旅游预定表等。通过这样三轮会议通知，人们做好了充分的准备工作，在会议规定的注册日期之前，就可以从容地决定是否报名参加会议了。
而一个典型的国内会议通常是只发一次会议通知，通知的内容一般比较简单，主要是会议的背景、主题、议题、时间、地点、特邀嘉宾（往往有单位但名字待定）、论文提交事项、报名费、市内交通路线和联系方法等，最后附上一个简单的报名表或回执。发放通知的时间往往离召开会议的日期已经很近了（提前6-2个月左右，甚至有的只提前1个月）。这样的会议通知至少有三个缺陷：一是只发一次通知，不少收到通知有意参加会议的人可能会由于忘记而错过参加会议；二是发放会议通知时间离开会日期较近，人们没有足够的时间进行有关研究，写不出高质量的论文，从而影响会议的质量和规模；三是通知内容过于简单（特别是会议特邀嘉宾名单不定）使很多人由于对会议举办信息了解不充分或感到不确定而不愿参加会议。
近几年来，一些在国内举行的会议，特别是其中由中国主办的国际会议也开始采用三轮通知的方式发放会议通知，但在每轮具体的内容上与前述国际惯例仍存在不小的差距，发布时间也不够早。
二、会议论文征集与会议演讲人选择
正规的国际会议对会议论文征集工作非常重视，在会议筹备初期就成立高规格的会议学术委员会，邀请会议所涉及专业领域内德高望重的学术权威人士加入，由这些委员反复研究后确定大家关心的会议议题，在会议的第二轮通知中发布出去，广泛征集论文，对于收到的论文，学术委员会进行严格的评选，从中选择出优秀的论文编辑成会议论文集，并选定最优秀的论文作者作为会议的演讲人。这就从核心上保证了会议的高质量。
在国内举行的多数会议对于会议论文征集工作不太重视，除了前述论文征集工作开始时间离会议举行日期较近之外，还表现在：在会议学术委员会成员选择上比较草率，有的会议甚至没有设立正式的学术委员会，仅由会议组委会中的几个人比较随意地确定入选会议论文集的作者，随意地从中选定几个作者作为会议演讲人，有的甚至根本不从论文作者中选择会议演讲人，而是仅仅根据个人名声邀请一些人作会议演讲人。这种草率、简单的做法决定了会议的质量是不可能高的。
三、会议注册
会议注册就是请潜在的与会者填写会议注册表并交付会议注册费，它是会议的一项重要工作，这项工作做的好坏关系到参加会议人数的多少和会议现场注册工作是否能顺利进行。
国际上国际会议的注册工作一般是在会议筹备阶段就开始进行了。在第三轮会议通知中就邀请人们注册参加会议，并公布会议注册费的数额、付款方式和注册截至日期，在注册截止日期前注册的给予优惠，在之后注册的则必须付全额注册费。多数有意参加会议的人们一般就会在注册截止日期前预先注册以享受注册费的优惠，这部分注册者一般会占到会议注册总人数的80%左右，另有部分与会者在注册截至日期后甚至到会议现场才交注册费，这部分注册者一般占到会议注册总人数的20%左右。由于大多数与会者在会议筹备阶段就办好了注册手续，在会议现场办理现场注册手续就非常简单了，只需花费短短的1分钟时间在会议资料清单上签名、领一下会议资料就可以了。所以，一个多达数千人的国际会议，如果预先注册工作做得好，在会议的现场也看不到排长队办理注册手续的现象。
相反，我们常常看到下列现象：一个几百人的国内会议，会议报到现场却出现排长队办理注册手续、缴注册费的现象，场面混乱不堪，会议组织单位往往全员出动，采用人海战术来应付会议报到现场的繁忙局面，但还是每个人都忙得连吃饭的工夫都抽不出来。
四、会议社交活动与旅游活动安排
按照国际惯例，国际会议一般都会在会议的上下午各安排至少一次“咖歇”，让与会者一边休息，一边交谈，还会每天安排酒会、自助餐等社交活动，很多与会者会利用这些机会与自己想结识的演讲嘉宾或其他与会者交流沟通，通过交流沟通，他们之间加深了了解、增进了友谊，甚至成为好朋友。国内举办的很多会议，虽然也在会议中间安排一定的休息时间，但主要是为了让与会者休息，虽然也安排了餐饮、酒会，但主要是为了让与会者吃饭，并没有有意为与会者创造交流的机会。
对于会议旅游活动的安排，国际惯例一般是把旅游活动和会议本身分开安排，注册费中一般不包括旅游活动的费用，旅游活动是单独安排的，需要者可买票，不需要者就可以不参加旅游活动，把选择权交给了与会者。而我国举行的很多会议往往是把会议与旅游活动结合在一起，会议注册费中包含着旅游活动费，这样就剥夺了与会者选择的权利，不管是否参加旅游活动，都要缴旅游活动的费用，这是不太合理的。这方面，我国会议的举办者应该向国际惯例靠拢。
五、会议评估与会议资料汇编邮寄
会议评估就是通过收集与会者对会议满意程度等方面的信息而对会议运作情况进行评价以了解会议目标实现情况的过程；会议资料汇编（Proceedings）就是把会议中发表的论文、通过的决议、决定、讨论的总结等资料汇集在一起编辑成册，会议资料汇编邮寄就是在会后把该资料邮寄给与会者。
规范的国际会议对会议的评估工作非常重视，他们在会议筹备阶段就准备好了会议评估的各种表格并在会议期间安排人手对结束的活动及时进行调查评估，掌握与会者对会议活动的评价，会后还会对调查评估情况进行整理、分析，总结出会议运作中的成败得失，以便以后举办会议做得更好。在我国举行的大多数会议都没有做会议评估这项工作，会议运作中有哪些工作做的比较好？有哪些工作做的不到位？与会者满意程度如何？这些问题会议组织者都不了解，导致以前犯过的错误照样犯、与会者的满意程度得不到提高。
在会议结束后尽快把会议资料汇编成册或出版发行，并在第一时间免费邮寄给每一个注册参加会议的人，这是国际会议的另一个惯例。这样做使与会者能够获得会议的完整信息，因为与会者不可能都去参加同时举行的平行专题会议，拿到会议资料汇编后就可以了解自己无法参加的专题会议的信息。所以，会议资料汇编邮寄是一项能够大大增加与会者满意度的重要工作。但大多数在我国举办的会议对这项工作却不去做或很不重视，有的会议举办者在会议结束时承诺会后将尽快把会议资料汇编邮寄给大家，事后却不兑现这一承诺，令与会者十分失望，大大降低了与会者对会议的满意度。
另外，国际上举行会议已经很习惯于聘请PCO（Professional Conference Organizer专业会议组织者）帮助运作,使会议运作的很专业，会议质量很高；而我国举行的大多数会议还没有习惯聘请PCO来帮助运作，这也正是我国举办的会议运作的很业余、质量很低的主要原因。
要改变会议运作质量低下的现状，我国会议举办者应多学习了解国际会议运作的知识，抓住机会观摩几个国际会议，了解国际上运作会议的惯例。最好的办法是在举办会议的初期就聘请PCO做顾问、参谋或者请PCO直接参与会议运作，这是提高会议运作质量的一条捷径。