MPI：2009会议市场展望
编译 | 时瑜
2009年对于全球会议产业来说将是决定性的一年。在这一年里，成功的关键因素将是成本、业务量、灵活性以及创新。
“2009会议市场展望”向人们揭示了MPI会员所面临的问题，以及那些把会议作为基本资源的机构在这个富有挑战性的经济萧条年份所采取的应对措施。
经济形势影响预算与参会人数
今年接受调查的2740个会议策划人和供应商，把会议市场的运转状况与宏观经济环境联系在了一起。对于来年的会议市场，他们预测，全球经济动荡将会导致预订、旅行、会议及活动的预算额以及参会人数持续下降，裁员的情况也会很常见。他们认为，这种状况将持续到宏观经济形势好转为止。
在预算严重下降的状况下，公司会议策划人已经开始改变他们的工作方式。有17%的公司会议策划人预测，2009年的预算会进一步下降。美国市场的变化最大，而欧洲、中东、非洲（EMEA）以及加拿大地区则已初露端倪。面对预期裁员愈演愈烈的状况，会议专业人员在2009年需要工作得更加卖力，或者需要通过增加销售额、承担一些额外的工作等方式来保全自己的工作岗位。
* 全球大约10%的政府会议策划人预测2009年预算会下降。一些受访者报告说，政府机构还是“需要”开会的。因此，面对经济压力，政府机构的情况要比企业好一些。
* 整个会议产业界的受访者预计，2009年，他们举办的每个会议的规模将分别下降3%（欧洲、中东和非洲）、9%（加拿大）和5%（美国）。美国的会议策划人预计协会会议的规模将减小15%，而企业会议的规模则会增加12%。
* 就所有地区来说，12%的协会会议策划人认为，2009年，由于企业会议预算消减和旅行成本上升，他们会议的规模将减小。少数协会会议策划人还预测，他们的会员数量会减少。一旦经济状况好转，会员数量及与会人数将会恢复正常。
会议减少，利润增加
不管是什么样的类型的会议，受访者都期望他们的每个会议的纯利润都能增加2%，尽管每个会议的毛收入可能会下降8%。可是，协会会议中赢利会议的比例将从2008年的49.1%下降到2009年的41%，利润将下降16.5%。
作为机构整体预算的一部分，2009年会议方面的预算将下降6%。
会议数量减少，工作量增加
受访者预测，2009年会议的数量和会议专业人员的数量都会有所减少，而同时每一个会议策划人和供应商的工作量则会增加。协会、企业等机构的会议策划人预测，会议总量将下降9%，而差别较大的是，会议管理公司的会议策划人则认为会议总量只会下降0.5%。这种情况，一是反映出外包现象重新增多，二是反映了会议公司的一种愿望，即他们希望各机构通过增加外包服务来抵消内部员工数量减少所产生的压力。
会议公司预测会裁员4%，而他们个人策划、管理或支持的会议的数量则会上升4%。
2008年下半年，受访机构平均消减了4.1个会议，占这一阶段会议总量的8%。2009年，受访机构已经平均取消了3.4个会议，占计划会议量的7%，每个会议的平均价值为20万美元。对于公司会议策划人来说，来自北美的40%的策划人以及来自欧洲、中东、非洲的30%的策划人报告说，他们已经取消了2009年的一部分会议。五分之一的人对2009年的会议计划心里没底。
会议产业各方面的意见
灵活性与创新
会议策划人与供应商希望重新回到重视自身创造性的传统路子上来，以应对2009年来自供应与竞争方面的多种挑战。
* 会议策划人与供应商之间的总体关系是买方市场。因此，会议策划人在与供应商洽谈方面，可以获得更大幅度的让步、更多的赠送和优惠等。会议策划人与会议供应商同样希望合同条款中多一些灵活性的内容，以应对不确定的市场状况。
* 会议将更多地集中于航空条件最好的城市，更多的策划人会将驱车可以到达的城市记在心中。
* 虽然会议组织机构将通过适当的培训、教育、体验及观念更新等方式来留住员工，但是7%的会议专业人士预测，2009年熟练员工会比较缺乏。许多机构反映说，他们将增加内部培训计划，其它的机构则计划将一些特定的工作外包。
回到基本层面上来
面对更加严峻的全球市场，2009年的会议产业将会把注意力更加集中在经济生活的最必要的活动上来。会议策划人的运作状况将会在很大程度上受制于成本，其次则会受制于一些实用因素，如目的地城市的航空状况、酒店及会议场所的服务等。
与2008年相比，2009年会议策划人选择会议场所方面的情况有了一些变化。机场酒店使用频率增加、市内酒店使用频率有所下降以及协会会议使用度假酒店的数量急剧减少等现象，也许表明了以下一些事实：缩短会期以降低成本、人们更青睐交通方便的酒店以及减少大范围休闲娱乐活动等。
2009年，会议策划人在会议拟选酒店的数量方面将会有一些变化，就像2008年一样，公司会议策划人选择会议场所时，拟选酒店的数量要比协会的多。
会议技术的使用策略
会议专业人士会发现，面对面的会议仍然是各机构实现与其使命密切相关的多种目标的最有效的手段。比如建立人际关系及相互间的信任、形成团队共识、运作团队合作性很强的项目、实现情感诉求以及开展医疗器械或体育用品等需要人体使用的产品的展示活动等。
然而，对于那些能够帮助他们更加有效地开展会议运作的技术，会议策划人及供应商的购买力正在形成之中。2009年，受访人对于会议技术充满了浓厚的兴趣。
“能够使参会者更好地反馈他们的会议体验”的技术，成了会议策划人、供应商及会议管理专业人士的首选。全世界所有地区的受访者中，有一半以上的人说，这项技术很实用而且买得起。但其它技术选项则受到的批评较多。
* 会议策划人对于“酒店及会议场所提供的更好的互联网接入技术”给予了很高的评价，但是70%的受访者说，现有的技术不是很实用，也有些贵。
* 受访者认为虚拟会议是一项重要的趋势。许多人预测，网络学习将是控制会议及旅行成本的一种替代方案。但他们并不完全认为，目前能够使用的技术可以证明会议技术的黄金时间已经来临。■ （MPI为会议专业人员国际组织）