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绝处逢生——会议策划者在经济困境中的新机遇

2009年12月11日    来源：《会议》杂志    围观：4496次       
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文  |  谢安妮  |  编译  |  罗军
　　
　　
　　“裁员、亏损、停业、衰退”这些词总是用来描述美国目前岌岌可危的经济状况。所有的这些负面财务消息对于会议策划者又意味着什么呢？事情并不像所描述的那样暗淡。美国《会议》杂志（M&C）的内部人士给出了另一番解释：真正的机会存在于不确定性之中。
　　
　　现状分析
　　
　　现在就定论市场已经开始向买方市场转变未必言其过早，例如在9.11事件之后，当时酒店的住宿率降到了百分之十以下，酒店的财务仅靠一些少有的商务会议支撑。然而，在过去的三年里，酒店业收益以惊人的数字持续增长，在2008年酒店业的收入和利润率继续增长，尽管这稍稍低于市场的平均水平。
　　PKF咨询机构分析师马克•伍德沃思分析说：“从市场和金融的角度来看，美国酒店业相对于前几次金融危机情况，这次是以一个更良好的状态进入其中的。”据PKF跟踪分析，房价的持续增长和良好的入住率将使美国住宿业收入和利润平稳增长。
　　对于会议策划人员来说，期望着酒店能够提供更多优惠条件是不切实际的。根据普华永道会计师事务所统计，在住宿业的热点市场，如波士顿，纽约市和旧金山，那里的出租率和房价的已经开始回升，2008年的平均入住率为62.9%，只是稍稍低于2007年的63.3%。据美国运通报告，2008年的房价（尤其是豪华酒店）进一步上升，上升比率将在5%~8%。在纽约市酒店上年全年入住率徘徊在83.3%，平均入住率上升15.4个百分点。
　　
　　经济前景不明朗造成了混乱和恐惧的氛围，这可能会打乱一个原本已经完美的策划。美国马瑞兹公司会议策划顾问兰德尔，提出了避免出现这种情况的对策。
　　
　　不断沟通。集中精力和保持士气是至关重要的。加强领导和普通员工的交流能够缓和紧张的气氛，提供一种轻松的工作环境。
　　了解你的听众。“了解与会者的想法，这样你才可以确保会议的讯息全部的被理解。”兰德尔说，“如果听众们有疑问没有得到解决的话，他们将永远不会达到你想要的效果。”
　　扩大你的听众范围。看看您目前正在进行的活动中那些可以加入一些虚拟的元素（例如全国销售会议），可以将信息传达给整个组织。
　　敢于提出意见。“从一个程序化的会议策划者身份中走出来，多从市场的角度来分析问题。” 兰德尔建议。“如果当你觉得现在所做的策划并不能给公司带来回报，那么就停下来，因为继续坚持可能会影响到公司的其他活动。
　　不要急于取消一个会议。善于评估一个会议价值的策划者能够找出资料来证明为什么会议不能够被淘汰。如调查的资料可能会显示从事的这项活动可以减轻工作压力问题，如果取消的话会加剧这种情况。
　　举止得当。经验丰富的会议策划者都知道酒店市场会有一个上升的周期，这将有助于拉伸预算，将他们纳入其首选城市。
　　紧随市场。经过多年的低迷期，酒店的客房出现了井喷。据酒店界知名研究机构Lodging Econometrics调查，有101238新客房在2007年正式营业，到2008年年底，又有计划133623间客房投入使用。住宿市场上的供给扩大加剧了住宿业的竞争，PKF科研情报服务所主管罗伯特曼德伯恩说，这对于会议策划者来说，他们将增加和酒店的谈判能力而获得更具吸引力的交易。“在大多数情况下，2008年仍然是一个卖方市场。”曼德伯恩说明，“但在某些城市，如沃思堡和圣安东尼奥，将会有更多的新客房涌入，这些地方的入住率与2007年相比将持平，房价也没有什么变化，因此会议策划者将能够在这些地方取得更好的交易。尽管很多方面证明拉斯维加斯经济不景气，但是酒店的客房数却在拉斯维加斯膨胀，根据计量经济学会会刊，有50283间客房正在建造中，这相当于客房数的30.3%。这迫使酒店的管理者们正在想尽办法来维持住酒店的入住率。
　　今年四月（四月份是全年天气最好的一个月份，自然也是旅游的旺季），从威尼斯到四季，每一个高档酒店都推出了销售策略，提供免费的鸡尾酒和食物、饮料代金券以吸引房客。“在很长一段时间我们都没有跟酒店谈判的余地，这次我们的机会来了，现在是我们在挑选酒店的地址，开会的时间，和房价。”美国HBI国际会务选址机构的副总裁帕拉西奥斯说道。“拉斯维加斯的酒店以前很紧俏，现在这些酒店居然主动联系我们，在与他们的谈判中，我们给顾客带来了很大的实惠。”帕拉西奥斯说，在2007年第一季度集团业务上涨了20%以上。
　　另一方面，今年4月份米高梅公司（其在拉斯维加斯拥有10个分公司）裁员了400多个中层管理者职位，表示此举可望节省7500万美元开支。在最近的一次路透社新闻采访中，米高梅公司的总裁吉姆表示，最大的赌场的生意已将开始下滑，如贝拉吉欧和曼德勒湾。他预测,“这个行业已经开始走下坡路了。”
　　抓住机会。在过去的几年中，短期旅客是酒店的摇钱树，他们支付高额的房价，而酒店方只需对其提高基本的服务，所有的服务都是按照酒店的标准化流程来进行，有利于酒店的管理。而对于会议顾客来说，酒店需要花费精力和顾客进行服务的谈判，增加了交易成本，并且相对于短期旅客来说，会议顾客的服务要求更加苛刻。所以酒店的经理们都比较愿意把客房留给获利丰厚的短期旅客。
　　由于受经济衰退的影响，短期旅客的数量已经开始减少，酒店的经理们不得不采取行动来应对可能存在的损失。“酒店调整了房价来吸引更多的短期旅客，但并没有立马见效，于是酒店把他们的目光投向了会议团体顾客。”美国饭店营销Krisam集团在华盛顿地区的负责人吉姆说，“这意味着会议策划者现在能够更加容易的在纽约拿到他们理想的客房，尽管不是占有绝对的优势，但是提供给他们的机会增加了。”黎客商旅美丽殿酒店销售主管维多利亚也有同感，“比起前几年，会议团体在周末订到客房的机会越来越多了，这将提供更多举办会议的机会。”
　　不要担心订不到客房。在过去，由于客房的紧俏使得会议策划者在预定客房时缺少选择和谈判的筹码。但是现在情况发生了变化，市场开始有些向买方倾斜，会议策划提出条件后以一种观望的姿态来等待酒店的答复，他们认为等待的时间越长，他们就越有机会在谈判中取得胜利。这种做法有他的可取之处，但是要记住市场是公平的，不会绝对偏袒任何一方，只是可能稍微的有利于买方或者卖方。
　　抑人所短。每个企业都要与其顾客进行交易，在酒店行业中也不例外，但是酒店的客房具有时效性的特点，当天未卖出的客房不可以像其他商品那样包装然后在日后销售，所以会议策划者采用时间拖延战术有时候非常的有效。这样特点促使酒店方明白预定的效率对其预计的收入是多么重要，当顾客在预定表示犹豫时，酒店就会变得非常的着急。例如，为了提高顾客预定的积极性，Krisam在今年年初的时候采取了一项优惠的策划，凡是在今年同3月15日至5月15日在酒店举办会议的每位参加者都能获得一张价值30美元的航空代金券。这项措施使酒店和顾客得到了双赢，在一个月内，Krisam就迅速的取得了一个价值60万美元的团体业务订单。同样，布卡拉顿度假村和俱乐部在佛罗里达州在今年的3月31号也发起了一项促销策略。截止到今年年底，凡是在6月20日之前和酒店签订合约，并在酒店入住至少25晚的会议团体将获得1000美元的代金券。■
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