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从会议服务采购者转变为会议服务提供者

2011年04月26日    来源:《会议》杂志    围观:9374次       

文  |  Alison Hall      编译  |  张义
  
  
  如果某位公司会议专业人员转行成为了一位会议行业供应商,会有怎样的事情发生呢?
  以下这四位供应商(suppliers)是从会议策划者(planners)转行而来的,她们的故事有很多值得学习的地方。


LISA PALMERI 利萨·帕尔玛丽

  作为采购商:伊里诺斯州Abbott公园Abbott实验室的差旅和会议活动专家
  
  作为供应商:弗吉尼亚州麦克林OnVantage软件公司的顾问兼专业服务总监。
  
  故事:当利萨?帕尔玛丽说她是个性格怪诞的人时,她是在说这个词好的一方面:她是一位对高科技情有独钟的会议策划者。“我在Abbott公司工作的时候就发现自己喜欢上了技术。当时我的主要工作是管理第三方供应商和全球商务差旅中的酒店系统。那时候酒店系统有325家酒店,都是人工手动管理”——帕尔玛丽离开公司的时候,数量增加到了650多家。“我需要一套技术解决方案,所以我制作了一个电子版的RFP需求建议书,这是我进入技术领域的开始,也是我进行战略会议管理的初始阶段(那时候叫会议整合管理。)”
  作为那个项目的商务负责人,帕尔玛丽获得了现在作为Cvent公司技术服务总监需要用到的经验,也就是带领团队帮助新客户实施战略会议管理方案。“当他们对操作流程或者整体方案有问题时,我就担当顾问的角色。如果在技术使用方面有问题,我就提供技术支持。”
  她在公司的经验很关键。“我感同身受,理解大公司的难处,我经常给他们讲一些棘手的问题处理方法。最近一位客户遇到了困难,不知该如何处理一项新的会议制度,我知道其中包含的难点——采购、财务、行政服务、道德规范、创意服务、差旅、会议策划者——我能够帮助他平衡各利益关系人。”
  帕尔玛丽在Cvent的另一个角色是了解客户的意见并与战略会议管理团队分享客户意见。“我是联络人,代表了客户对技术团队的心声。”既是会议策划者又是技术人员的双重身份让她成为了此任务的最佳人选。由于她确实想在会议行业有所建树,“而Abbott是一家制药企业。他们是治疗癌症的,我在那里无法在提升会议和旅游行业方面取得长足的进步,我不太可能成为技术先驱。”她说。现在不同了,“先驱这个词每天都用在我的身份描述中,每天我都在超越极限。我们时刻准备着迎接下一个技术挑战。”
  
  挑战:帕尔玛丽进入供应商行列的第一块跳板是一家名叫OnVantage的技术公司。她是以软件方案总监被录用的——一个为她量身定制的岗位。“在OnVantage,我知道我要成立一个新的部门,必须招聘人员,打好团队建设的基础。一切要从无开始。我必须制订全面的商业计划书,包括我的所有竞争者和他们的定价模式。这样的工作我以前从没做过,但是我完成得很漂亮。我富于进取精神,善于把握自己的命运让我很快成长。”两年后,OnVantage与美会软件(StarCite)合并,帕尔玛丽的部门被裁撤,她继续前进。
  
  对于角色转换的感受:“要注意的是作为供应商的角色,你头上可能有很多顶帽子,而且这些帽子可能不是那么定义明确。我的经历是从一个纪律严明的公司里那个一板一眼的角色转到一个更富于自由精神的公司。了解你自己,知道什么最适合你。”
  
  供应商的角色:“目前最大的趋势和最大的问题只有一个:公司对战略会议管理的热情度。去年,全国商务旅行协会的年会讨论都是与采购有关。今年,参会者组织了三次讨论高潮——讨论战略会议管理。公司的挑战是这个问题与其它项目不同。其它项目你只要检查步骤,确定重大节点就可以。但是战略会议管理没有限定终止日期,是一项持续的行动。还有,很多公司低估了战略会议管理方案的资源需求,你得投入人力和技术。”


LOUANN CASHILL 劳安·凯西尔

  作为采购商:加州托兰斯丰田汽车销售公司会议服务经理
  
  作为供应商:兵西法尼亚州费城美会软件公司战略顾问
  
  故事:到发稿时为止,劳安?凯尔西正在准备赶乘一个国内航班,她要以美会软件新任顾问的角色第一次参加客户会议。她喜欢这样的出差旅行,不必像公司的会议策划者那样在活动现场忙得晕头转向。
  这些天除了主持与以往形式不同的会议外,凯尔西的工作环境也完全不同了:她在家里工作。家里与丰田汽车在加州费城巨大的总部办公室完全不一样。“这样的环境太适合我了。由于没有别的杂事,我的效率大大提高。我一点也不怀念以前的员工餐厅。”
  但是在家里上班会给人际关系的融合带来挑战,所以凯尔西仍然参加行业会议。最近她在大不列颠哥伦比亚省温哥华举办的“会议专业人员国际教育大会”的一个组委会任职。“我喜欢分享观点,创造不同。我觉得会议行业是非常有吸引力的行业。”
  在美会公司,凯西尔与公司的客户合作,一起实施战略会议管理方案,对现有方案加工修改或者重新设计方案。她有很多建议。“在丰田,每天都不一样。每天生活在战略会议管理方案里,呼吸着它的气息。在四年半的时间里我们取得了那么大的进步,与美会公司建立的合作关系是基础。”
  客户看重她以前的工作经历。“与我合作的每位客户都说‘真高兴你被分配负责我们公司’。他们很高兴,因为我完全了解他们的难处。改变管理方式是极其困难的,我有经验,所以我知道。在丰田的时候,如果要推进会议新方案,我必须给每一个问题找到解决办法。我对日常问题和关系全局的大的挑战都有切身的体会。”
  她说她选择美会是在适合她的公司给了适合她的职位。“美会让我有了发挥技术优势和才能的机会,虽然他们没有让我当技术指导师。美会是行业的领头羊,是具有前瞻性的国际公司。”凯西尔对客户服务也有深入了解。由于她以前担任过Pasadena丽兹卡尔顿酒店的餐饮和会议服务经理,凯西尔熟悉客户服务。“我负责17个人的团队。他们是我的客户。那些始终追求卓越的管理团队也是我的客户。还有外部客户。我的客户服务技能是在丽兹卡尔顿酒店锻炼出来的。”
  当然,从美会的客户转变成美会的员工,需要做一些调整。“当我到达费城去参观我的家庭办公室时,我意识到‘噢,我想我再也不会在机场被小轿车接送了!’” 凯西尔笑着说。“但是我知道我已经做好了准备。美会让我和其他有会议策划者背景的人谈话时,我没有追忆过去。我喜欢我现在所做的工作。”
  
  挑战:“我以前从没有想过我在技术方面有如此的悟性,”她说。她知道这是一个需要努力工作的领域。“在丰田是别人给我写报告。现在我利用我们的商务智能解决方案写报告。要是在来美会之前我就学会了这一招该有多好啊。我知道为了赶上我的同行,我在技术方面还需要加倍努力。”
  
  对角色转换的感受:“问问你自己是否真的准备好做提供服务的人而不是需要服务的人。你一定要有足够的商业理由来承担一项新工作,还要确保你和你未来的老板有相似的价值观和目标。慎重选择!”
  
  供应商的角色:“在经济不景气的时候,要发展壮大对每个人来说都是一个挑战。由于失业率增加,对效率的要求更高了。具体到我来说,公司希望员工用更少的资源做更多的事情,因此对自动化和技术的依赖程度也增加了;非核心业务更加依赖于外部资源,对投资回报的关注程度更加强烈。”
  “正因为如此,会议的采购商和供应商不得不比以往走得更近了。供应商需要找到维系客户的新方法,而采购商需要在缩减成本的同时,推进战略会议管理方案的实施,双方在自身工作职责和会议行业方面都需要维持下去。我认为这种情况是双方在桌子上亮出底牌、握手言和的机会。”


KRISTEN DIERICKX   克丽丝滕·迪瑞克斯

  作为采购商:达拉斯BearingPoint公司的全球会议服务经理;纽约汤姆森路透社活动和公关策划经理
  
  作为供应商:芝加哥BCD会议和奖励旅游公司客户管理副总裁
  
  故事:由于拥有14年公司会议经理的职业背景,克丽丝滕?迪瑞克斯有丰富的客户关系网,他们知道这一点。“我能很快就获得客户的信任。我站在他们的立场看问题。我理解他们的压力和压力的来源。”BCD是旅游管理公司界的巨人,其位于芝加哥的BCD会议和奖励旅游是一个独立的子公司,作为该公司的客户管理副总裁,她管理着众多《财富》排行榜排名前50位的客户,它们已经在全公司范围内实施了战略会议管理计划。
  在与这样的大客户合作中,她在BearingPoint制定全球会议服务计划的经验如今派上了用场。BearingPoint是KPMG(毕马威)国际投资顾问公司的分公司。这种经验就是一步一个脚印和足够多的耐心。
  “他们很多地方都不到位,所以第一个挑战是做需求评估并让主要的利益关系人参与进来,以便获得他们的认同。”会议服务计划总是需要找到合适的理由才能实施,这种工作流程最终成为了她决定转行到供应商这边的一个理由。就像很多公司会议经理的职业感受一样,迪瑞克斯说她的团队“总是成为别人的靶子,为了获得大家对我们计划的支持而备受挑战。我想去一家专业会议公司。”
  这样的工作经历也使她能为现在的客户带来更多价值。比如,如果她的客户中有两个公司最近完成了合并,她会帮助他们重新实施合并后的战略会议管理方案,建立良好的关系。用她的话来说是教育他们“我们为什么存在?”
  迪瑞克斯乐于帮助各种不同的客户。“我接触过很多不同的项目,每天遇到的困难和问题也都不一样。以前在公司时,我很期望工作上有所创新。现在我已经为众多不同的客户贡献了很多创意,而且我的工作要求我必须能拿出有创意的点子。”
  她同样欣赏每位BCD会议和奖励旅游公司的人对会议的热情。“这是一个好公司与完美机会的结合体:组织严密,同时是世界上第三大旅游管理公司。我们是一个高效率的‘精锐部队’,工作中没有等级之分,每个人都想大有作为。这是我做出的最好的职业选择。”
  
  挑战:变成供应商意味着你“不再是那个人人都想主动找你的大买家了,这让我受到了挑战。但是我在这个行业涉足很深,这让我受益匪浅。”她在全国商务旅行协会会议委员会任职。“我是一个供应商,我不能用那种委员会性质的销售模式。我知道作为一个供应商,我需要为我的公司创造收入,留住客户。但是归根到底来说,我和我的团队创造的智力成果和价值才是最重要的。”
  
  对角色转换的感受:“不要只为了跳槽而换工作。我不是一时冲动,而是在寻找我职业生涯的另一个高度。在一个公司工作,你有跳槽的打算。但是除了制药业和金融业,很少有公司设会议副总裁。你的优势用武之地在哪里?”
  
  作为供应商:“这次经济危机已经把我们(会议策划者和供应商)捆绑在一起了,我们需要同舟共济,一起度过困难,就像9.11后我们团结一致那样。我已经开始称呼我的客户为‘合作伙伴’,而不是供应商。他们也将我们视为他们团队、计划和公司的一分子。”
  “我们看到去年年底经济开始回暖了,但是仍然担心我们会不会看错了。人们对会议比较谨慎。奖励会议回升缓慢,但是在我们现有客户中,奖励旅游形式发生了改变,重新定义这些活动的含义,使之更突出以商业为中心是我们的目标。”


Julie Tomich朱莉·托米奇

  作为采购商:加州圣塔克莱拉英特尔公司全球差旅、会议和预算经理
  
  作为供应商:纽约美国运通商务旅行/ Maxvantage公司咨询服务总监(托米奇最近刚升职为美国运通公司流程改革副总裁)
  
  故事:在英特尔工作10年后,朱莉?托米奇决定给她自己一个挑战。她喜欢挑战。在竞争激烈、快节奏的英特尔公司,她和她的团队根据公司预期需求的快速发展,历经三年制定并成功实施了一个全球差旅、会议和费用管理计划。“当实情快要圆满落幕时,我想‘我要再来一次’。”
  所以托米奇坐下来,仔细评估了她的技能和经验。“我在英特尔会议制度和流程的发展和变革过程中学到了很多东西,我想和别人分享这种经验,和另一个公司或者供应商都可以,这样我可以帮助很多客户处理类似的挑战。”
  2007年,她开始实现自己的想法。她加入了美国运通商务旅行公司,职位是咨询服务总监,为各种客户管理会议计划。“我喜欢了解客户的挑战并在美国运通或Maxvantage公司的资源范围内找到解决方案。这是让人大快人心的事情。”
  作为曾经的公司会议计划负责人,她在处理这些挑战方面非常有主见。“我对公司会议策划者的处境确实很有很深的感触。不管在哪个公司或哪个行业,虽然公司各部相不同,但是作为会议负责人的角色仍然有一些基本的共同点。他们都有预算压力,他们都必须不停地说教育利益关系人和合作伙伴,让他们相信战略会议管理的价值所在。”
  她的经验对双方都有好处,她说:“我把公司会议策划者的观点带回给美国运通公司,帮助我们制定如何与会议策划者客户合作的战略。”既然现在她站到了供应商这边,她意识到可以利用会议策划者所掌握的信息财富。
  “会议负责人是站在销售的角度,他们总是在公司内部出售他们的服务。”她说,“我很遗憾,当初应该更好地利用好我的供应商,可以问他们会议如何定位最好,如何和首席执行官谈话——可以利用他们的研究、数据和资源。”
  
  挑战:“如何答复需求建议书需要很多花费精力,这出乎我意料之外。让我大跌眼镜的是有些人发出的需求建议书总是把答复日期限制得很紧,或者建议书发的不是时候,比如在节假日里发出,太可怕了。如果让我重新再做一次会议策划者,我会为沟通和交流提供很多的机会,给对方答复留出足够的时间。”
  对角色转换的感受: “把你的技能和经验都一一列出来。现有工作中哪些是你喜欢的,哪些是你不喜欢的?和已经换过工作的人谈一谈,多调查研究你想去的那家公司。记住会议经理每天做的事情是可以转换的。比如,与会议主办方合作需要明确目标、设定预期、谈判和控制等能力,会议策划者认为这些技能是理所当然的,但是它们是可以转换的。”
  
  作为供应商:“会议行业的透明度、合并和战略合作伙伴关系的杠杆作用等发展趋势将继续。”
  投资回报的压力非常大,对投资回报的衡量要求更加细化和具体:钱花到哪里去了,我们获得了什么?这仍然是大家在努力实现的目标——让会议创造可以量化的商业价值。■
  

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