——西安曲江国际会展集团服务华为2015中国合作伙伴大会案例分析
供稿 | 西安曲江国际会展集团
三月，古都西安，世界五百强、全球领先的信息与通信解决方案供应商——华为掀起了一股强劲热潮，第五届华为中国合作伙伴大会在西安曲江国际会展中心和曲江国际会议中心举行。来自全国8000多位合作伙伴齐聚西安，不仅开设4000平方米的场景化展厅，并举办了服务、商业、ISV、技术热点等15个分论坛。
两天的会期，日程紧张密集，活动内容丰富，组织专业细致，论坛分享高效，伙伴交流充实，各项活动获得圆满成功，不仅让所有合作伙伴们充分认识、了解、分享华为的成功之道，而且更进一步鼓舞了与华为开启广阔合作空间的饱满信心。面对庞大密集的活动日程，还有复杂多样的会议需求，西安曲江国际会议中心和会展中心的硬件设施和会展服务为大会圆满成功提供了坚实保障。
细节控：餐饮服务精准、安全
华为合作伙伴大会不仅会议高度密集，且会议形态繁杂多变，涵盖万人主体大会、专题展览、15场平行分论坛、伙伴分享会、各行业分会等多种形态，会议、展览、宴会交错举办，需要提供千人宴会、自助餐、商务餐等不同餐饮服务，曲江国际会展中心2万平米展馆和曲江国际会议中心40多间会议厅同时启用，呈现物资使用多、搬用物资多、翻台率高、所需服务人员多的特点。为此，曲江国际会展集团提前安排分工，制定详细接待方案，把每项工作细化到人，在人力、设备、物资等全方位提前开展准备工作，着力克服华为大会诸多接待难题。
会议供餐是第一道难题！
华为大会累计参会人数近2万人次；自助餐2场，共6500人次用餐；晚宴桌餐近4000人用餐；商务套餐3500人次。时间紧、数量大、品类多、任务重，仅餐具就要准备64000件。既要保证菜品品质、新鲜度，还要保证供餐的速度、供餐的温度。本次大会各项活动在曲江国际会展中心、曲江国际会议中心不同场馆分别举办，厨房距离用餐区有一段距离，为保障本次会议用餐供应，曲江国际会议中心动用保温送餐车，在保证菜品新鲜度及温度的前提下，将所有冷热菜品分批送到专门备餐区，严格按照规定时间再进行分餐、传菜、上桌。为保证每一个供餐环节服务到位，曲江国际会议中心组织全程计时预演，掌控时间节点，数千人自助餐分时错峰，按照规划好的时间、路线取餐，保障所有与会人员能够及时用餐，场面井然有序，也成为曲江国际会议中心宴会服务的一个缩影。
会议供餐，不仅要保证用餐安排井井有条，更要保证餐饮的特色和安全。如此大规模的用餐，食品安全自然是重中之重。服务大会期间，每餐菜单会议中心工作人员都与主办方充分沟通，既考虑菜品多样化同时体现陕菜特色，又充分照顾不同地域参会人员的口味与习惯，仅确定下来的食材品类就达100余种，每一个品类都严密监管食材来源。为完全防止食品安全事故及食源性疾患发生，杜绝和消除食品安全隐患，中心还专门邀请西安市食品稽查分局专业老师进行食品卫生全面培训，在全员开展食品卫生安全宣传普及教育，提高安全意识和自身食品安全管理水平，全力保障出品安全。
曲江国际会议中心专门成立食品卫生安全领导小组，全面确保食品卫生安全各项工作细化到点，落实到人；确立所有食材采购实行定点专供，所有食材必须保证票证一致，保证每一批次食材可追溯源头，并专门召集华为大会食材供应商会议，严要求、高标准部署食材供应工作，对每批次食材进行验收记录，对每个餐品进行48小时留样，全面保障食品卫生安全。
服务控：精细入微，杜绝短板
服务水准，是会议服务企业的生命线和企业核心竞争力所在，大型会议往往是检验考察一所会议中心接待能力与服务水准的试金石。本次大会时间紧、任务重、变动大、需求多，为保障会议圆满顺利举行，西安曲江国际会议中心全面总动员，提前进入大会接待模式。同时也引入临聘专业服务力量，保证整体活动的顺利进行。
在与主办方充分对接后，曲江国际会议中心精密制定“华为2015中国合作伙伴大会”接待工作组织架构及各项服务方案、应急预案，编制《2015华为中国合作伙伴大会各项工作任务表》，安排专人从会议、餐饮及搭建服务细节等进行全面对接、跟进服务。各部门明确职责分工，对各级人员分批次进行服务要求宣贯学习，掌握每场接待的人数、规模及接待标准，及时调配所需物资，提前做好接待准备工作。所有对客服务用品进行全面盘点，提前两周进行物资准备。
针对华为大会各项活动要求及服务信息，实行各岗位、各工种定人定岗盯会，每一名员工精确掌握会议时间、地点，并制作每日每场会议信息单页在全员范围内进行发放，让每一位员工充分掌握华为会议相关背景知识和各分会信息详情。为确保服务质量，会前、会中加强纪律检查，会后及时进行总结提升。
此外，由于大会规模超前，曲江国际会议中心引入大量临聘人员和志愿者补充人力不足，紧跟会议节奏，顺利完成接待任务。中心与西安众多高校建立常年合作关系，许多旅游、酒店专业的大学生不定期进入会议服务岗位顶岗实习，让曲江国际会议中心建立起完善的外援人才数据库，这也为临时增加专业服务人员打下了坚实基础。在接到任务后，曲江国际会议中心人力资源部门立刻着手外援引入工作，与酒店管理公司和西安欧亚学院、陕西铁路职业学院、陕西旅游学校等签订协议，充分发挥高校专业优势，临时聘用旅游、酒店、会展专业大学生400余人，安排专业老师进行岗前商务礼仪、接待工作规范、会议服务要求等相关内容培训和实操演练，安排尽早进入工作实战。在会期接待中，以老带新的方式穿插进服务接待工作，保障所有服务工作规范有序，忙而不乱。
专业控：想在客户需求之前
为接待好本次大会，从与主办方的对接会开始，曲江国际会展中心与曲江国际会议中心全力配合主办方做好全程会议活动规划，抽调专人协助参与前期会议日程安排计划，从专业会议活动组织层面给予协助，会展中心与会议中心全力配合、密切协作，为大会顺利进行奠定了良好的基础。
服务，就是要想在客户的需求之前，在第一时间能够快速响应，还必须要站在客户的角度去考虑问题。此次大会期间共有8000人聚集西安，仅在住房上就需4000间以上的标准间，曲江国际会议中心协助主办方联系西安当地的酒店，迅速落实住宿安排；会议期间，主办方在会务安排之外临时提出加开会议室10个，中心紧急调整会议安排，临时抽调人员，开放10间会议室全力满足主办方需求，以保证会议正常举办。
后记
短短两天的会议圆满落幕了已近两月，为华为大会紧张忙碌的点点滴滴，对曲江会展人来说仍然历历在目。接待如此大规模的华为大会，使得西安曲江国际会展中心与西安曲江国际会议中心获得一次极富挑战性的实战检验，两大中心联合作战，及时沟通、精心准备、全力配合、齐心协力是保证会议成功举行的主要因素，不仅体现在与主办方的全面协作上，更体现在会议中心和会展中心无缝对接上，会场与展场融而为一，全面发挥了曲江会展集团场馆硬件与会展服务的综合优势，充分实现了主办方会议意图，合作伙伴获得很好的参会体验效果。曲江会展代表西安完成了对全国各地与会嘉宾的良好接待，有幸成为华为合作伙伴大会的合作伙伴，得到了主办方的肯定。
据会后华为公司面向合作伙伴发放的满意度调查表显示：客户对曲江国际会议中心的服务满意度达94.5%。会后主办方专门发来感谢信，对中心所有工作人员表现出专业化的职业素养和耐心细致的服务，表示高度的肯定和赞赏。
服务，就是从细节入手，从客户的角度出发，统筹工作，细致服务……会议场地供应商不是出租场地的房东，而是为所有合作伙伴提供专业会议服务的服务商，要做会议服务的“细节控”、“服务控”、“专业控”，才能真正成为主办方的“Partner（合作伙伴）”。西安曲江国际会议中心在经历过这次大会之后，又一次突破自己，为中心的品牌增添更多价值！