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【青道观点】会议+活动:创造会议新体验

2018年01月23日    来源:    围观:2127次       
  一个会议策划人可以把社团年会、国际论坛做得很好,但在其中加入高端活动项目而且将两者融为一体,可就难了。就像公关公司、活动公司能够把一个活动搞得很酷炫、很有创意,却未必可以有效把握一个普通学术论坛一样。这其实很正常,术业有专攻,谁都不是全才嘛。可问题没有这么简单——会议参与者可不这么认为,他们会说,你们如何专业分工跟我有啥关系,我只想要最好的会议体验。这就给会议策划人出了一个难题。
  “活动”(event)这个概念一直比较模糊,一般而言,指的是人类群体有组织、有目的聚集在一起的事件,像文化艺术、休闲娱乐、体育健身、旅游体验等。会议、展览算不算“活动”?根据上面的定义,应该也算。可会议、展览具有鲜明的自身特征,而且数量多、规模大、专业性强,所以通常会从“活动”中抽离出来,单独对待。我看这样挺好的,最起码我们讨论“会议+活动”,不会引起歧义。
  其实,在会议中添加“活动”的事情,我们一直都在做,像会前会后的旅游、考察、餐饮、娱乐、演出、赛事等。那为什么现在还要提“会议+活动”呢?这其中至少有两个方面的原因:
  一是体验时代,与会者对于“活动”的诉求跟以往不同了。现在举办会议,特别是一些高端会议,如果你只是在会后安排一个普通的景点旅游,或者观看一个当地的常规演出,恐怕很难叫他们感觉满意,更别说是让他们“哇”一声了。这就要求会议策划人有能力把常规的“活动”做得“超常规”。
  二是把“活动”变成会议的一个有机组成部分,让“活动”为会议目标的达成做出贡献。好的“活动”植入,可以丰富会议内容,活化会议形式,改进与会体验。

  第十届中国会议产业大会(CMIC2017)植入吉尼斯世界纪录创建活动,就是一个典型的“会议+活动”成功案例。原来没有想过CMIC可以与吉尼斯公司搞合作,总觉得两者之间的关系没那么紧密。没想到最后“吉尼斯世界纪录创建活动”竟成了CMIC2017上最大的亮点之一:一方面吉尼斯公司负责人的主题发言、“吉尼斯世界纪录创建活动”的短视频、授牌仪式等,成了开幕会议“内容”的重要组成部分;另一方面创建吉尼斯世界纪录活动本身就是一个团建活动、体验活动,“世界最大商务名片墙”也为会议现场体验的丰富性做出了贡献。

  由SMCC(上海会奖精英俱乐部)发起举办的SMCC全球资源大会(SMCCGRC),会前举办的HappyRun 活动就很有意义。组织者邀请与会者提前一些时间到上海,参加一个难度不是很大的跑步活动,一来可以弘扬健康向上的行业精神,二来能够强身健体、促进交流,可以说一举几得。
  “会议+活动”的主要方式可以有:
  会前,会前安排的活动应该以交流互动、学习提高、公益慈善、考察、团建、健身等为主,其目的是为正式会议做铺垫。这些活动有:低强度的竞技、健身活动,餐饮社交活动,主题考察活动,特色演出活动,以及一些可以为会议主题、内容做出贡献的特别活动等。会前活动不易特别激烈,不能过于耗费精力。
  会中,会中活动包括小型活动——开幕演出、仪式、颁奖以及体验性、社交性、娱乐性活动等;大型活动——主题宴会、酒会、演出等。会中的活动应以参会者价值为基础,以会议目标、内容为考虑点,以场景设计及体验诉求为线索,进行总体规划安排。
  会后,会后可以安排一些时间相对较长、较为激烈的活动,包括旅游体验、休闲娱乐、文化艺术、体育健身、团队建设等。
  无论是会前、会中和会后,线上交流互动甚至是娱乐,都是受欢迎的。
  做好“会议+活动”这项工作,有两个问题需要注意:
  思维方式的调整
  很多人认为只要做好会议就行了,“额外”事情的可做可不做,费神、费钱甚至还不讨好。这种“任务”心态不利于把事情做好,更不可能做出色。做好“会议+活动”,实际上是一件多赢的事情,不仅只是对参会者有利,对于组织者也很有意义,包括可以增强会议的吸引力、增加会议收入等。
  不要用自己的想法去套参会者的需求
  很多会议策划人,包括当地的协办者,或许是出于好心,想当然地安排一些很费时间却没有太大体验意义的活动,真的是费力不讨好。比如参观常规景点,看一些普通演出,做一些俗套性活动,有的甚至把自己单位员工的自娱自乐强加在与会者头上,轻者叫人感觉很无奈,重者让人不胜其烦。
  改进参会者体验是一项长期、细致、专业的工作,做好“会议+活动”也一样,需要很多人、很多机构长期努力,才可能取得持续性成果。
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