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【青道观点】差旅采购与会奖采购

2018年05月16日    来源:    围观:2012次       
  我们一般所说的商务旅行,主要包括差旅和会奖两部分。两者之间既有共同点也有差异,共同点是:费用都由机构承担,主要载体都是旅行。不同点是:差旅主要涉及交通和住宿,而会奖涉及的面就广多了:除了吃住行游购娱之外,还有会议和活动。从商务旅行的角度看,“会奖”就是以会奖活动为主要目的的差旅,是“差旅+会奖活动”。

  商务旅行在企业运行中占有非常重要的位置——企业通常会拿出总收入的2-5%来购买这方面的服务。一个企业商务旅行支出占总收入比例的高低,既与行业特性有关,比如医药、汽车、IT与互联网、快消、金融等,就属于消费占比较高的领域;又与企业规模及业务涵盖地域范围密不可分——企业规模越大、服务半径越广,花费占比就相对越高。这就是全球化的大型医药、汽车、IT及互联网、金融、快消等企业总是引领差旅及会奖潮流的主要原因。
  尽管商务旅行几乎每个企业都有,但并不是每个企业都会设立差旅和会奖采购岗位。总的来看,是否设立这方面的岗位,一方面与其花费总额、花费占比有关,另一方面又是企业管理理念、管理模式的一种反映。国际化程度较高的企业,其运营管理的理念及模式往往比较先进,对商务旅行进行科学管理的可能性就越高。一般而言,欧美发达国家的知名企业普遍会对差旅和会奖采购进行统一管理。企业会奖统一管理的模式,被称为“企业战略会议管理计划”(SMMP)。相比之下,我国本土企业在这方面的差距就比较大,国有企业有自己的“规矩”,无法按照国际惯例行事,而大部分民营企业目前还顾不上这方面的事情。
  对差旅进行管理比较容易理解,因为企业大了,出差的频次越来越多,不去规范化管理就容易出乱子,生不满,而且统一管理没准儿还能节省一些开支。还有,对差旅进行统一管理难度相对不高——找一家差旅/商旅公司(TMC)帮助打理就好了。可对会奖活动进行统一管理就不那么容易了,因为这样做多少有些“逆人性”——本来随便找个酒店、找个供应商把会开了就行了,现在还要去申报、竞价、招标等等,很不方便。这可能是会奖活动统一管理比差旅更难的原因之一。无奈的是,管理本来就是与人性对着干的,没有人生来愿意“被管理”。可是国内外的实践证明,商旅管理,尤其是会奖活动管理,应该是一个企业运营管理是否具有国际化水准的基本条件之一。
  还有一点我们需要明白的是,专业会奖活动市场通常是企业将会奖活动提升到管理高度之后的产物。一个规模和市场半径都很大的企业,如果差旅、会奖活动各自为政,每个部门、每个分公司可以随意搞,成本高低、效果好坏没有人来考核,差旅、会奖活动就会很乱、很散,这样一来跟专业商旅公司、会奖公司的关系就不大了。中国目前对会奖活动进行统一管理的企业数量并不多,这可能就是中国专业会奖活动市场规模与社会经济总体规模之间不成比例的主要原因。
  再回过头说说差旅与会奖采购的异同。我们可以从以下几个方面来理解:
  第一,管理模式。
  由于差旅和会奖采购的供应商有一定程度的重叠,企业通常会把这两个角色放在一个部门或者小组里,有时候干脆就安排一个人来管理。但从长远看,差旅与会奖采购的特性差异很大,专项管理更利于做深、做精。
  第二,采购方式。
  差旅管理的目标是为企业员工提供稳定的、高品质的差旅服务。因此,差旅采购对于供应商的要求,除了品质和价格之外,还有服务的稳定性、便利性。差旅采购一般以“年”为基本时限,包括商旅管理公司和酒店集团。由于差旅服务需要涵盖较大面积的区域,所以只有网点密度较高、服务地域面积较大的酒店集团才能成为他们的酒店供应商。
  会奖采购就复杂多了,一是变数大:会奖活动的规模、具体要求无法提前很长时间确定,因而对于供应商的采购也很难提前太长时间完成;二是会奖活动,尤其是大型会奖活动需要的供应商类别很多,有些还需要特别采购;三是会奖活动追求的是变化——目的地、场地、住宿、餐饮、休闲娱乐、旅游、团建等,因此提前采购好了放在那里等着,比较困难。根据以上特点,会奖采购就像做宴席——提前备好料,待客人到齐了,再下锅翻炒,上桌。
  第三,技术解决方案。
  差旅采购的特性更适合统一技术解决方案,而且事实也是如此。选择、结算、支付甚至投诉等,都可以在线完成。会奖活动采购就很难做到这一点,最起码到现在为止是这样。这一方面与会奖活动采购的特点有关,另一方面也与技术解决方案不到位分不开。需求已经存在,怎么办?如果大一统的会奖采购解决方案无法实现,分步走总该可以吧?首先将会奖活动资源整合起来,以备采购人查询、挑选,把采购前期的工作做好,然后再去逐步解决后续问题。在上海的一次商旅论坛上,作为主持人,我问一位会奖采购人——她未来最愿意看见新技术能为会奖采购带来什么变化。她说,她特别希望,对于小型会议,只需要输入一些必要的数据,一个采购方案就会自动跳出来;对于大型会议,技术最好能帮助解决百分之七八十的工作。这的确是一个挑战,但很有意义。
  虽然差旅和会奖各有特点,但它们又面临同样的难点——使用者体验问题。差旅管理的技术解决方案相对比较成熟,但也面临供应商配合不到位员工投诉等问题。这些可能都是技术解决方案需要继续完善的地方。差旅的应用场景比较单一,使用者与平台之间的互动也没有太过复杂,即便这样用户体验也存在问题,会奖体验的应用场景要比差旅复杂数十倍,线上线下出现体验损伤的机会当然要大很多。看来,要提升商务旅行体验,需要采购方、供应方、平台方和使用者一起努力,效果才更好。
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