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【青道观点】为什么做会议的人都谙熟人性(下)

2018年11月14日    来源:    围观:553次       

  社交需求。社交是人类作为社会性动物的基本需求之一,而会议恰恰在这方面又能发挥很好的作用。人们参加会议,其中一个重要的目的就是想结识更多的人,这些人可以是一个单位的、一个行业领域的或者一个社群组织的。所以,在策划组织会议的时候,要设法为不同参会者群体设计相应的社交活动,为他们提供更多社交方面的机会。这里需要注意几个问题:
  一是既要鼓励社交,又要注意社交的对等性原则——级别高、身份地位高的人愿意与身份相当或者更高的人交往。也就是说,安排社交活动,需要考虑参与者的身份和意愿。
  二是用好会议中的“社交工具”。胸卡、名卡不仅是“通行证”,也是很好的社交识别工具。所以,别把卡片上人名的字体印得太小。
  三是会议的主导者、主持人也是社交的“介绍人”和“鼓励者”。介绍领导和嘉宾当然是有必要的,但如果与会人数不是太多,会议主持人最好是先让大家相互认识,这不仅有利于会议交流,也有助于社交。
  尊重需求。会议是一种人群面对面的交流方式,而人与人相互间的尊重更多的就体现在“人与人面对面”的过程当中。因此,让所有参与者获得足够的尊重,是每一个会议策划人、操作人都应该做好的事情。可以从以下几个方面着手:
  一是做好排名次、排座位相关的工作。绝大部分人,尤其是那些具有一定身份地位的人,都很看重自己在相关群体中的排名顺序。很多会议活动的组织者、策划人在这方面很下功夫,这种思路和做法是对的。因为如果这个问题处理不好,你就很可能在不经意之间把某个人或者机构给得罪了。
  二是不要在人名、机构名称等方面出错。把人名、机构名称写错了,或者漏掉了,相关人员或机构都会认为自己“没有获得足够的尊重”。
  三是做好会议运营管理及服务工作是让会议参与者感觉“受尊重”的基础。即便会议的嘉宾再有名,会议的内容再出色,假如你没有把会议管理及服务的基础工作做扎实,你就会在“尊重”这个问题上出错。还有一点需要注意的是,需要尊重的不仅是领导和嘉宾,一般的参会者也应该得到相应的服务。

  会议活动的策划、运营管理及服务是一项复杂而琐碎的工作,如果是规模稍大一些或者更加复杂一些的会议,还会涉及到运营管理及服务的专业性问题。因此,要让不同类型的参与者都获得足够的“尊重”,不怕麻烦只是其一,具有一定的会议活动专业能力也很重要。
  自我实现需要。“自我实现”的需要在会议中通常表现为对于更高社会地位、更大影响力的追求。人是社会性动物,而社会性动物是分地位和阶层的。在社会生活中,人们划分社会等级的方法有很多,而会议则是将这种社会等级划分显现化的最主要的方式之一。你在企业内部的级别有多高,你在行业领域内的影响力有多大,只要你参加了该企业、该行业领域内权威性的会议活动,这一点很快就能显示出来。换句话说,会议又是一种排座次、显示社会地位的工具。那么,作为会议策划人,又该如何把握人们的这种需求呢?
  第一,让人们的这种需求尽可能多的得到彰显。如果他是领导、嘉宾、演讲人、分享者,你就要想办法让会议参与者都知道他的社会地位,了解他在该行业或领域中所取得的成绩。
  第二,利用人们的这种心理和会议的这种特性,让更多人获得“自我实现”的感觉,以便更好地实现会议的目标。在可能的情况下,除了邀请领导和知名人士之外,也可以邀请一些级别较低或名气较小的人,让他们在会议上做分享,而这部分人通常会更珍惜你给他们提供的机会。除了“做分享”之外,让更多普通人体现价值感的方式,还有展示自己的特长、技能等。在众人面前“露一手”,可以让很多人“感觉更加良好”。对于会议组织者、策划人而言,这显然是一件双赢的事情。
  通过以上分析可以看出,人与人之间的差异看似非常大,就像中国人与欧美人、非洲人的差异一样,可实际上人的特性则相同的。做会议和活动,在了解人的基本需求及其特点的基础上,不断地磨练,再加上些不断地学习和总结,你就很有可能在不长的时间内成为这方面的高手。
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