本刊记者|时瑜 丁翔
说刘海莹先生是我国会议界的知名人士，一点都不为过，他是2006年中国会展十大新闻人物、中国会议业十大新闻人物、中国会展经济研究会会议中心及会议型酒店委员会主任、全国城贸联副会长。刘海莹先生长期任职的北京国际会议中心各项管理工作做得细腻、扎实，经营业绩连创新高，也因此成为国内其他城市会议型酒店学习的样板。另外，北京国际会议中心是北京市区除人民大会堂之外的唯一能举办两千五百人以上大型会议的场所。每年会议旺季，要想在那儿办会，如果不提前一年以上时间预订，就很难订得上会场。这也在无形中增加了刘总和北京国际会议中心在会议组织者当中的知名度。
前一段时间在一次会议上，得知刘海莹先生被调到新建的国家会议中心任职，乍一听还真有一点吃惊，可仔细一想，又觉得很自然。新建的国家会议中心是奥运会的配套项目，位于奥林匹克公园中心区内，奥运会时充当四个角色：奥运会新闻中心、媒体中心、击剑和现代五项气手枪比赛场馆，奥运会后对外承接会议和展览业务。新建的国家会议中心拥有国内一流、国际先进的会议与展览硬件设施，其他配套设施也十分完善，可以称得上是我国会议场所和会议型酒店中的“航空母舰”。刘海莹先生在会议型酒店和会议中心的经营管理方面有着丰富的实践经验和过硬的运作能力。仅就这一点，国内能出其右者并不多。
未来的国家会议中心，无论是从规模上还是档次上，都远远超过现有的北京国际会议中心。因此，要经营管理好国家会议中心，对于刘海莹先生来说，既意味着机遇又意味着挑战。带着诸多疑问，我们采访了刘海莹先生。
记者：首先祝贺您担任国家会议中心的总经理。新的国家会议中心对会议业界来讲是一件大事，请您简要介绍一下国家会议中心的基本情况以及它对于会议组织者有何帮助。
刘海莹：新建的国家会议中心位于北京奥林匹克公园中心区，占地面积12.22公顷，总建筑面积53万平方米。其中会议中心主体建筑面积27万平方米，配套设施建筑面积26万平方米，包括两家酒店、两幢写字楼和一些娱乐、商业设施等。会议中心大会议厅的面积约6400平方米，可同时容纳6000人，二层到四层还有很多中小型会议厅，可接待不同规模的会议；专业展览厅面积19200平方米，如果展厅与会议厅连通，展览面积可达3万平方米，可以举办大中型专业展览。国家会议中心投入运营后，会大大提高北京市会展设施的硬件水平，在很大程度上缓解北京大型会议场所缺乏的局面，便于会议和展览活动策划者策划和组织大型国际、国内会议及各种活动。国家会议中心在设计的时候，充分考虑到了参会代表、参观者及会展组织者等多方面的需求，各种配套设施非常齐全。地铁奥运支线可直接到达会议中心，交通十分便利，这是很多会展中心无法比拟的。
不过，由于涉及到奥运后工程改造，国家会议中心的正式对外运营时间要到
2009年的8、9月份。
记者：建设一个规模宏大的国家会议中心，主要是基于什么样的考虑？
刘海莹：一方面是国家政治、经济形势发展的需要。近些年来，随着我国经济的快速发展和国际化程度不断加深，国内、国际会议的数量不断增加，北京现有的高规格大型会议场所已不能满足市场需求。北京国际会议中心的大会议厅在旺季的时候预定困难就是一个例证，而且，北京国际会议中心最大的会议厅也只能容纳2500来人；另一方面是与北京市的长远发展规划有关，会议与展览业是北京市重点发展的产业之一，已经列入北京市十一五发展规划，把北京办成重要的国际会展城市已成为市政府的工作目标，而会议中心正是会展业得以发展的平台和载体。
记者：国家会议中心的定位是什么？哪些类型的会议是国家会议中心的服务重点？
刘海莹：国家会议中心的定位应该是：规模最大、管理最优、品牌最响、服务最佳、效益最好。关于国家会议中心服务的会议类型，我觉得应该是非常广泛的，包括国际会议、国内会议、各种形式的展览会及活动等。随着我国国际地位的不断上升，国际组织、国际协会的很多会议都会选择在我们国家召开。同时，我们国家的政府、协会、企业也会越来越多的主办或与国际机构合办国际会议。开拓国际会议市场，是我们工作的重要内容之一。
记者：不知道您接手国家会议中心以后有何感受？您认为国家会议中心要走上良性发展轨道，目前所面临的主要挑战是什么？
刘海莹：主要感受就是压力大。这一方面是由于新的国家会议中心规模上要比北京国际会议中心大得多，需要解决的问题也会多得多；另一方面是我国的会议与展览业正处在快速发展时期，新的课题会不断出现，竞争也会越来越激烈。所有这些都对我提出了更高的要求。只有不断的学习才能超越自我，才能顺应市场，引领市场。
由于国家会议中心的各项工作需要一点一滴从头做起，我们面临的挑战很多：一是新机制建设。新机制是国家会议中心能够长久发展的基础和保障；二是队伍建设。这个问题一定要早下手，企业的竞争主要是人才的竞争；三是制度建设。国家会议中心的规模大，业务量大，人员数量多，需要管理的机械设备也很多。因此，及早建立各种行之有效的管理制度是必不可少的；四是市场营销。国家会议中心从规模上看是现在北京国际会议中心的好几倍，业务量也应该多上好几倍。所以，我们的营销工作必须提早开始。实际上针对行业协会和国际市场的营销工作已经展开了。过一段时间，我们的销售总监要到欧洲去作推广，我也要在近期随市旅游局和国家旅游局到美国去做宣传。
记者：您认为国家会议中心的发展前景如何？
刘海莹：当然会很好。我国经济发展速度非常快，对于会议的需求才刚刚开始，发展潜力巨大。与发达国家相比，我国目前的会议规模小，数量少。据美国有关机构统计，美国协会年会的平均参会人数为两千人左右，这也给我们提示了我国会议业未来的发展方向。不过，我国会议与展览业内整合的迹象已很明显，规模化和品牌化的发展趋势已开始显现。
记者：下面我们想问您几个工作单位之外的问题。我们的很多读者都对您的经历感兴趣。从1988年为亚运会而筹备北京五洲大酒店和北京国际会议中心开始，您就和会议结下了不解之缘。听说您在亚运会后去法国昂热大学读了一个旅游与会议管理专业的硕士学位，您是不是我们国家第一个获得会议管理专业硕士学位的人？在法国的学习对您以后做好会议酒店的管理工作有哪些帮助？
刘海莹：是不是我国第一个获得会议管理专业硕士学位的人，我不敢说。不过那个时候中国人在国外选择旅游和会议专业的人确实不多。
说实话，在法国的学习对我后来从事管理工作帮助的确很大。这种帮助倒不一定是书本上学到的那些东西，主要是理念和做事情的方法。比如，上管理课主要讲的竟然是成本核算，我在当时很不理解，“管理课不讲管理，算什么管理课”。但经过长期的管理实践，我才体会到，国外的管理注重事先控制，国内管理侧重事后结算，因此非常容易出现管理失控现象。后来我在酒店里推行餐饮日成本、大型活动项目个体成本的管理方法，就来源与此。
我把学到的很多理念和方法用到了会议的管理方面。比如会场预订防止缩水问题，由于会场是“不可再生资源”，一定要进行科学地规划，制定出切实可行的管理制度。我们把会议场所预订期分为几个阶段：一年、半年、三个月等，按阶段提升预订金额，促使会议组织方早下决断，以最大限度地减少“租用缩水”，保证出租率；对于会议服务除了要有标准，还要根据会议组织方的具体情况，制定一系列人性化的服务方案，这样既方便客户也增加酒店的销售收入。比如，我们会在会议礼品、会议现场宣传以及餐饮服务方面为会议组织者提供一些建议，供其选择。很多时候我们的建议是会被采纳的。这样做往往能达到双赢的效果；会后服务是现场服务的延伸，有些酒店不做会后回访，或者在需要业务的时候才去给客户打电话，我认为就不够人性化，也不会有很好的收效。我们通常的做法是，会后及时与客户通电话，倾听他们的意见和建议，并预约时间到客户办公室去拜访。记住，是去拜访朋友而不是约见客户！
法国的学习也让我养成了善于从与会者、从客人角度看问题的习惯。有时候，为了推行一些方便客人的措施，还会受到某些旧观念、旧习惯的阻力。比如，由于历史的沿革，会议中心会议厅的编排序号不够人性化，排列没有规律，参会代表找起来不方便。可也有些同志不以为然，觉得这是小事，不改也不会有什么大影响，还浪费资金。后来，我还是坚持把它改了过来。事实证明，这样做确实方便了客人。
记者：最后，请您谈一谈对我国会议市场发展趋势以及酒店应采取对策的看法。
刘海莹：谈会议市场挺难的，因为到目前为止我国还没有这方面的统计数据，只能靠自己的经验来做一些简单的判断。我国的会议市场从发展趋势上来看，我觉得有这么几个特点，一是会议的绝对数量将越来越多，包括国际会议和国内会议；二是会议的规模在不断增大；三是品牌化趋势在加快；四是会中带展的情况在增多；五是国内外机构合作办会成为一种趋势；六是就会议和展览的主题来说，医药会议、休闲娱乐以及与生活方式相关的会展活动将会快速发展。
关于酒店的应对之策，我觉得有两个方面，一方面是主要负责人要对市场的发展趋势有一个清晰的认识，这就要求酒店领导去研究市场，去不断地学习，不断地寻求自我超越；另一方面是，酒店要积极地去适应这种趋势，要及时根据自身的情况去调整、去制定切实可行的对策，并把它扎扎实实地贯彻下去。只有这样，酒店才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。 