文 | 罗兰 · 斯泰特勒 | 译 | 韩 鸽 王向宁
马丁·巴洛格25年来一直从事一年一度的美国律师协会(American Bar Association)年会的工作，这项工作变化相当大，协会本身的结构也变了很多。
巴洛格是美国律师协会会议和旅游部的经理，他说：“我刚开始工作时，美国律师协会的成员构成还是相当单一的。”
现在美国律师协会的会员已经增加到40万，由不同种族、性别、民族构成。法律专业领域数量也迅速增加，这使美国律师协会年会的内容较之以前更趋复杂化，范围也更广。
美国律师协会与美国成千上万家举办年会的协会一样，正在越来越多地利用大量日益发展的技术工具（其中许多技术是基于因特网的）来安排大型会议的组织工作，使会议内容更加时尚、更令人信服，并确保参会是一次很有意义的经历。
尽管美国律师协会在过去的岁月中改变了很多，但巴洛格很快指出会议最根本的要素却没变。
“我们的会议采用许多交流信息和思想的新手段和新方式，而且我们还要继续采用更多的新手段和新方式，” 他说，“但是丝毫未变的是当你认真思考会议的根本意义时，会议其实就是人们聚到一起，面对面地交流，分享共同的经历和思想，与你的同行们加深情谊，与其他人建立新的关系。开会的根本就在于人们聚集到一起。”
本文所访问的协会会议策划者们一再强调这一理念：会议就是人们聚在一起交流。
不管会议的内容和展示方式多么复杂，归根到底是要创造出一个有助于人与人交流的良好平台。
“当我们每年聚到一起时，我就想起大学校友聚会，因为人们对再次见到彼此是如此兴奋。”保健信息和管理系统协会(Healthcare Information and Management Systems Society)（这个协会承办技术先进、以内容为导向的年会）会议服务部副部长卡伦·马隆说，“高科技系统在我们举办的会议中发挥着巨大的作用，能否交流有关的最新信息是至关重要的，但我们并不想贬低在我们的会议中人与人交流的重要性。”
弗雷德·密茨纳是一家叫Conference Direct的美国会议策划公司的副总裁，他每年要承办15次会议，他说会议的一个共同特点是人与人交流的重要性。
他说“尽管不同的协会有各自独特的重要目标，但与会人员的面对面交流对所有协会来说都是很重要的。见鬼，我竟然期盼起我们公司每年年会上的面对面的接触机会。”
苏珊·萨法提是位于华盛顿特区的“协会领导中心”（The Center for Associaiton Leadership）的主席兼首席执行官。她是一名注册协会经理人（CAE），还兼任美国协会经理组织（American Society of Association Excutives）的执行副总裁，由于几个月前她所参加的一次会议发生了偶发事件，所以她进一步强调了人对成功会议的重要性。
那次会议由于所在饭店的电力系统出了点问题，原定的各项活动不得不在不同的房间变换，在会议进行到一半时，与会者还被要求帮助重新布置会议室。
“突然间，你让与会者参与到会议的组织工作中，不仅会议没有受到影响，我想大多数与会者都认为会议因此而更加成功。”萨法提说，“这次经历使我更加相信与会者以及他们带来的智慧和思想的重要性。真正成功的会议不是把人们组织到一起，对他们讲话，而是与他们共同探讨。”
保持新鲜感
毫无疑问，今天的会议策划者能获取大量的新型电子交流工具，这些工具大大提高了大型活动交流的互动性。但是萨法提指出，近来的战略演变也起到了重要作用。
对萨法提来说，最重要的一个战略是：找到一种方式，这种方式使本次会议同与会者以前参加的会议有所不同，并且这种不同是具有积极意义的。
“这并不容易，因为你不仅要与他们所经历过的你以前组织的会议竞争，而且要与他们参加的别的会议竞争，从经验角度看，你甚至要与他们今天早上走进星巴克咖啡店时的所见所闻所感竞争。”萨法提说，“现在人们总是以复杂的方式进行交流。”
萨法提和其他人认为也许获得新点子的最好的方法是和与会者保持密切联系。从会议反馈、会议策划委员会举行的集体研讨会到来自因特网的各地协会会员的反馈，这一切都可以用来激发新点子。征求意见和建议的方法几乎是没有限制的。
让会议经历个性化
协会会议策划者面临的另一个巨大挑战是不仅他们需要组织一次大的集体活动（比方说有20,000人参加的会议），他们还需要确保提供难忘的个性化的体验。
“这是促使人们明年再来参加你的会议的关键，”马隆说。“把每个与会者吸引到明年的会议中来的关键在于他或她是否在今年的会议上获得了有意义的经历。”
在有25,000人参加的保健信息和管理系统协会年会上，分组讨论、小型会议、电子系统使会议演讲人和与会者得以进行个人交流，从而加深了与会者的个人体验。
但是，使会议体验个性化并不一定需要先进的电子设备。
在威斯康辛餐馆协会(Wisconsin Restaurant Association)年会和行业展示会上，董事会成员总是出现在展厅内搭建起来的一个展位中。
“每个与会者(通常共有6000人)都有机会在展览期间的某个时间走过这个展位，并且与董事会成员作面对面的交流，”协会的展览部经理道尼说，“这样做不仅使每个与会者感到亲自参与设计了总体规划，而且也有助于建立我们协会的群众基础。”
切勿忘记总体目标
常年举办协会年会的资深策划人指出，他们不但要很好地掌控细节使会议能够顺利进行，而且还要明确这次会议对于协会总体目标的意义。
“就像我们，举办大型年会就是要说明我们是什么样的组织。”美国退休人员协会(American Association of Retired Person)全国活动部经理布鲁斯·桑德斯说，“我们在年会上向全世界明确说明我们的目标，年会是我们的展示窗口。”
“美国科学促进协会(American Association for the Advancement of Sciences)非常重视自己的名称，”该协会会议组织部经理莱斯利·瓦立克说，她还说这个协会的年会有3000名代表，它的宗旨不仅是使代表们交流思想和信息，而且要向大众宣传科学，使大众热爱科学，其措施包括举办有3000人参加的科普展览。
“在年会上我们得以向世界展示科学，向家长和他们的孩子宣传科学的魅力。这是协会的重要宗旨之一。”瓦立克说。
资深策划师指出，或许任何协会会议的最高目标都是给会员们一个机会来定义自己，比如在律师协会年会上律师们懂得了律师究竟意味着什么，在教师协会年会上，教师们了解了教师到底是怎样的职业。
巴洛格说：“年会实际上是构建协会自身文化的一块重要基石，这就是人们面对面交流这一因素这么多年来一直很受重视而且永远不会失去其重要性的原因。”
下面是一些会议的情况介绍，借以说明不同的协会会议实施总体战略目标的方法。
一、美国退休人员协会年会(AARP conference )
美国退休人员协会年会发展得很快，没有多少大型会议能与之相比，6年前与会代表仅有3500名，2006年已经达到25,000名。
“5年前我们决定让我们的年会不仅宣传AARP这个品牌（我们是什么样的组织，我们做些什么），更重要的是告诉那些千百万已经退休或将要退休的人们我们能提供什么样的机会。”桑德斯说，“这个会议已经成为人们可以从中了解有关AARP任何情况的地方。”
美国退休人员协会年会（现在被称之为Life@50+）正努力使自身成为有高度吸引力的活动组织，其方法之一是邀请名人如演员迈克尔·道格拉斯、柯克·道格拉斯共同主持，或者组织小组讨论，邀请像美国前众议院议长纽特·金格里希和美国前总统顾问詹姆斯·卡弗莱这样的知名人士走上讲台。Life@50+有一个大的组成部分是关于教育的，包括讲授简历写作等技巧的学习班，以及各种有关协会开设的会员课程的研讨班。年会还包括一个贸易展，这个贸易展占地面积达到了30万平方英尺。
拥有三千八百万会员的美国退休人员协会为了增加拉丁裔美国居民的会员人数，推出的措施之一就是上个月在圣胡安的波多黎各会议中心举办的“第二春博览会”，这是AARP迄今为止首次为拉丁裔人举办的大型活动。
二、国际会议中心协会年会(IACC conference)
国际会议中心协会引以为傲的是它拥有最前沿的交流技术，可以举办虚拟会议，使分散在世界各地的与会者能够同时参加同一次会议。
然而国际会议中心协会的领导人在谈到该组织的未来战略时，仍然认为任何技术都不能代替面对面的聚会。
“如果没有面对面聚集在一起交流经验和思想，你就会失去一些重要的东西，这种东西是没有替代品的。”彼得·斯图尔特说。斯图尔特是国际会议中心协会的全球部主席，他还是位于澳大利亚悉尼的麦夸里管理研究生院（MGSM: Macquarie Graduate School of Management）行政酒店和会议中心的总经理。
国际会议中心协会会员包括14个国家的400个会议中心的经理，显然，这些会员们与斯图尔特有同感，因为最近在新泽西州新不伦瑞克市一个叫海德里士(Heldrich)的新会议中心举办的IACC年会吸引了450名与会者，这是近年来人数最多的一次。
“每个国家有自己独特的会议习俗和礼仪，能够在不同国家互相学习会议的礼仪是非常有益的。”理查德·朱维纳说。朱维纳是IACC荷兰分会主席、卢温堡会议和培训中心(De Ruwenberg Conference & Training Center)总经理及MPI荷兰分会会员，他也参加了这次会议。
今年的IACC年会的亮点之一是与蒂姆·楚德莱共同举办的“送他们去海外”学习项目，楚德莱曾担任过IACC的全球部主席，是经营着几家会议中心的英国圣代集团（Sundial Group）的执行董事，他解释了这个交流项目的好处，这个项目使IACC所属会议中心的员工可以到世界其他国家IACC会议中心工作和接受培训。
“这样的经历是非常有价值的。”楚德莱说。
三、美国广告学会
美国广告学会(American Academy of Advertising)是一个致力于强调广告教育和研究价值、促进世界各国广告教育者之间合作的学术机构。该学会年会吸引了大约200名与会者。
从表面上看，这次以内容为导向的年会更像是对“只有工作，没有玩乐”理念的一次精彩的演习。
“有人可能会说我们工作太投入了，会被看作是受虐狂。”罗伯特·金博士说。金是里士满大学(University of Richmond)退休广告学教授，他义务担任美国广告学会会议服务部部长已经有20多年。
为期三天的年会的主要活动是宣读研究论文，这不仅使学者们可以交流他们的研究成果、扩大广告专业领域的知识范畴，而且也为会员们提供一个重要的事业发展机会。
“美国广告学会年会与大多数协会年会一样也起到了另外一个重要的作用，那就是推动其社团本身的组织文化，”金说，“大约20%的与会者是在校研究生，他们将来会成为广告学教师和研究人员。这次会议对他们来说是个机会，他们从中可以了解到当事业开始时自己的日常工作情况。”
“只有工作，没有玩乐”的说法并不一定是对年会的准确描述。会议的最后一天下午被安排游览当地风光，这是一次极好的互动交流机会。■