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国际会议礼仪

2008年06月04日    来源:会议杂志    围观:4992次       

国际会议礼仪
   
    国际会议泛指与会者来自代表不同的国家或地区的会议。涉外会议一般分为不同国家之间的官方会议、非官方的国际性会议、官方与非官方混合型的国际性会议三类。在这些涉外会议中,会议服务人员动听的语言、优雅的举止、亲切的目光、真诚的微笑不仅有助于会议的顺利进行,还会给来自不同国家的与会代表留下美好而难忘的印象。

    一、国际性会议服务礼仪的基本准则
    国际性会议的服务礼仪是建立在国际会议的基本准则之上的,因此在举办国际会议时,我们的服务礼仪要遵守国际会议通用准则。

    1.各国平等
    在国际事务中,国家不分大小、新老、强弱、种族,国家主权一律平等。与会各国有维护本国主权尊严的权利,也有尊重别国主权的义务。各国主权平等的原则主要体现在:

    (1)礼宾次序。所谓礼宾次序,是指在国际交往活动中,出席活动的国家、团体、各国认识的位次需要按一定规则和惯例进行排列的先后次序。礼宾次序体现出东道国对各国宾客所给予的礼遇,它直接涉及主权平等问题,稍有不慎就会引起国际争端,甚至影响国家关系。因此,在国际会议接待中,无论是举行迎送仪式,还是吃、住的安排,或是会场座次的排放,发言的顺序等,都必须按照国际惯例或者约定俗成的办法操作。

    (2)会议发言权。所有的参会国代表是平等的,因此他们都有平等发言权,在非与会国代表自行提出放弃发言权的情况下,会议主办方不能随意剥夺任何会议成员的发言权。同时按照国际惯例,公平的安排与会代表的发言次序。

    (3)表决权。表决权是体现各国平等的关键所在。各与会代表可以通过投票或举手表决等不同形式表达自己的参会愿望和意图,当会议中涉及重大问题时,都应经过全体表决后才能得出结论。(一些具体、只涉及个别国家的事务除外)

    2.相互尊重
    参加国际会议的代表来自不同的国家、种族、民族,有着各自不同的意识形态、宗教信仰和风俗习惯。本着相互尊重、平等待人的原则进行会议磋商是符合各国代表的利益的。作为国际会议的主办方要详细了解各国代表的不同需要,会议各个环节的安排也要从各方面照顾到与会代表的生活习惯或宗教信仰,争取做到各方与会代表都高兴而来,满意而归。

    3.互惠互利
    作为国际会议的主办方,其目标就是想通过会议协商,多方和谈这个方式来解决一些国际问题。当会议涉及具体国家的具体利益时,可能会引起一些国与国之间的争端,国际会议的主办方要及时协调会议进程、调整会议环节、甚至改变会议模式来促进会议的顺利进行,尽可能做到使各方面都满意。

    二、国际性会议中设宴和赴宴时所应遵守的基本礼仪
    以东道主的身份设宴款待外国人时,需要注意的问题主要有菜单的选定、就餐的方式、宴会的位次、用餐的环境,等等。

    首先,确定宴请的菜单
    不宜宴请外国人的菜肴主要有下列几类:
    1.触犯个人禁忌的菜肴。对此一定要在宴请外宾之前有所了解。在宴请多名外宾时,对每个人的禁忌都要有所了解。
    2.触犯民族禁忌的菜肴。比如说,美国人不吃羊肉和大蒜,俄罗斯人不吃海参、海蜇、墨鱼、木耳,英国人不吃狗肉和动物的头、爪,法国人不吃无鳞鱼,德国人不吃核桃,日本人不吃皮蛋。
    3.触犯宗教禁忌的菜肴。在所有的饮食禁忌之中,宗教方面的饮食禁忌最为严格,而且绝对不容许丝毫有所违犯。
    哪些菜肴适宜于宴请外国友人?按照一般规律,可以用宴请外国人的菜肴基本上可以分作下列四类:
    1.具有民族特色的菜肴。通常,春卷、元宵、水饺、龙须面、扬州炒饭、清炒豆芽、鱼香肉丝、宫保鸡丁、麻婆豆腐、咕老肉、酸辣汤,等等。具备中华民族特色的菜肴,往往受外国友人的欢迎。
    2.具有本地风味的菜肴。在饮食方面讲究的是“南甜,北咸,东辣,西酸”。各地的菜肴,风味不同。上海的“小绍兴三黄鸡”,天津的“狗不理包子”,西安的“老孙家羊肉泡馍”,成都的“龙抄手”、“赖汤圆”,开封的“灌汤包子”,云南的“过桥米线”,西双版纳的“菠萝饭”都在国内久负盛名。可以款待外国友人。
    3.自己比较拿手的菜肴。餐馆有餐馆的“特色菜”,各家有各家的“看家菜”。主人还须细说其有关的掌故,并且郑重其事向客人们进行推荐。
    4.外宾本人喜欢的菜肴。在宴请外宾时,在有条件的时候,在以中国菜为主的同时,上一些对方所中意的家乡菜。

    其次,选择就餐的方式
    世界上主要存在三种就餐方式:一是用筷子就餐,二是用刀叉就餐,三是用右手直接就餐。
    使用筷子就餐时,可细分为下列四种具体形式。
    一是“混餐式”就餐方式。它也叫“合餐式”就餐方式。
    二是“分餐式”就餐方式。人们亦称之为“中餐西吃”。
    三是“自助式”就餐方式。通常也叫自助餐。
    四是“公筷式”就餐方式。

    再次,是要排定宾主的座次。
   
对于宴会的组织者来讲,宴会的座次问题,又可以进一步地分为座次的排列与座次的通知等两个方面的具体问题。

    国内所通行的宴会座次排列方法。
    其一,是“居中为上”。即各桌围绕在一起进,居于正中央的那张餐桌应为主桌。
    其二,是“以右为上”。
    其三,是“以远为上”。
    其四,是“临台为上”。
    在排列每张桌子上的具体位次时,主要有“面门为主”、“右高左低”、“各桌同向”等三个基本的礼仪惯例。
    所谓“面门为主”,是指在每张餐桌上,以面对宴会厅正门的正中座位为主位,通常应请主人在此就座。
    所谓“右高左低”,是指在每张餐桌上,除主位之外,其余座位位次的高低,应以面对宴会厅正门时为准,右侧的位次高于左侧的位次。
    所谓“各桌同向”,则是指在举行大型宴会时,其他各桌的主陪之位,均应与主桌主位保持同一方向。

    在排定宴会的座次之后,应及时地采用一切行之有效的方法向全体应邀赴宴者通告,通告宴会的座次有下列四种常规方法。
    其一,是在请柬上注明每一位赴宴者所在的桌次。
    其二,是在宴会厅入口处附近悬挂宴会桌次示意图。
    其三,是在现场安排引位员,负责来宾,尤其是贵宾的引导。
    其四,是在每张餐桌上放置桌次牌以及每一位用餐者的姓名卡,以便大家“对号入座”。
    人们在安排宴会时,通常被要求必须恪守“4M原则”。所谓“4M原则”指的是准备宴会时,必须对环境、菜单、举止、音乐等四个最重要的环节加以认真的准备。

    安排涉外宴请的用餐环境,主要需要注意四点。
    第一,环境要幽静。
    第二,环境要雅致。
    第三,环境要整洁。
    第四,环境要卫生。
    以来宾的身份参加涉外宴请时,需要注意的主要问题,大致上包括宴请的类型、付费方式、点菜的规矩、用餐的餐序、就餐的举止、进餐的技巧等。

    三、国际会议中服务人员的礼仪规范
    在前面几个章节中,我们已经具体介绍了展会人员应注意的各方面礼仪
    规范,这里不再赘述。本文只在国际商务礼仪方面,对国际会议服务人员提出一些要求。
    对于经常参加国际会展的参展商来说,国际商务礼仪是他们必修的功课,是在国际上进行商务活动的护身符。在参加国际展览时,参展企业要具备一定的国际商务礼仪知识,在出国前最好先提前查阅一下相关国家的资料,要了解和尊重该国的风俗习惯,尤其对特殊习俗要更加重视,以免伤害民族感情,造成不必要的误会,从而使商务活动不能顺利展开。见面时要遵守礼节,遵循国际惯例,一般应先进行自我介绍,说明自己的身份,再请教对方姓名,然后互相交换名片。应使用正式称呼,在姓氏前冠以“先生”、“女士”、“小姐”等称呼,而与官方人士或很有地位的人打交道时,可称呼“阁下”或其职衔名称以显尊敬。男士穿正统的西服打领带,女士可穿西装或礼服。语言交流上一般采用英语,如果英文不够流畅,可配备一名翻译。国际会议的发言一般开场白都很简短,发言期间,若语言不通,也应该表现出仔细倾听的样子,不能有左顾右盼、闭目养神或窃窃私语等不尊重发言者的表现。国际商务礼仪是很实用的学问,只有很好地掌握了这门学问,才能在国际商务活动中如鱼得水。注意守时,会见时要准时到达,最好能提前一些。参加宴会时和用餐顺序,宴会结束后应在主宾离席后方可退席,若有事需要提前告辞,应向主人道歉,加以说明后悄悄离席。还可以准备一些具有中华民族特色的或是公司标志的礼品赠送给国际友人,切忌送贵重的礼品。此外,着装也要得体大方、进退自如。■

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