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国际会议策划的流程

2008年11月27日    来源:会议杂志    围观:12538次       

文 | 武少源

一、我国机构发起国际会议的策划流程如图所示。

二、工作实施
1.准备工作

▲收集相关信息和资料。
▲调研已经成功举办过的国际会议。

2.工作步骤
▲第一步  启动举办国际会议的初期策划方案。
▲第二步  选择和确定举办国际会议的各个机构。
这些机构主要有主办单位、支持单位和承办单位。
▲第三步  研究并初步确定国际会议专业内容。
第一,明确此次国际会议对我国科学技术发展和国民经济建设的促进意义。
第二,确定国际会议的大会议题。
第三,确定国际会议各个分组会议的专题。
▲第四步  确定国际会议的其他有关问题。
第一,确定该次国际会议中文和英文名称。
第二,确定国际会议的举办时间。
第三,选择会议举办城市。
▲第五步  规划会议预算。
第一,预测会议的规模。
第二,编制会议预算。
▲第六步  研究决定是否举办会议附设展览。
▲第七步  上述问题安排妥当后,开始办理审批手续。

3.特别提示
▲我国机构发起的国际会议通常规模都不会很大,注意会议的预算是否能平衡。
▲我国有些机构在专业领域权威性不高,因此策划的国际会议有时甚至不能成功举办。
▲由于不能收取很高的注册费,我国机构发起的国际会议通常需要寻求企业赞助。

三、专业知识

    我国的会议组织者发起一个国际会议,从最初的策划到会议召开,最短也需要两年的筹备时间。当确定举办某个国际会议后,会议的组织者应在全国范围内召集该学科领域里的所有主要机构中的主要学科带头人举行小型的协商会议,参加人员一定要有广泛的代表性。经与会的全体人员进行充分协商和讨论后,确定下列有关会议的主要内容:
1.确定会议的主办单位,支持单位和承办单位

(1)会议的主办单位
会议组织者应是会议的主办单位,应该是具有法人资格的单位,能够制定会议的举办方案或计划,能够负责组织会议实施和财务管理等重要工作,能够承担举办方案或计划,能够承担举办国际会议中的民事责任。
会议可以同时有几个主办单位,要明确各个主办单位在举办国际会议时所承担的义务和享受的权力,并有书面的材料备案。会议确定的主办单位,应实际负责今后该国际会议的组织和管理工作。

(2)会议的支持单位
为提高会议的权威性,在我国举办国际会议时,会议组织者经常将我国的许多政府部门列在会议的通知书上,作为会议的支持单位。例如,医学方面的会议将卫生部列为支持单位,通信方面的会议将信息产业部列为支持单位。目前,我国有关制度规定,会议组织者要将任何部门列为会议的支持单位,必须得到这些部门的书面同意,如果事先会议组织者不向这些政府主管部门请示并得到批准,是不允许私自将这些机构列出的。

(3)国外的支持单位
会议组织者有时为提高会议的国际影响,会邀请一些国际组织和国外机构作为会议的主办单位或支持单位,事先也要征得对方的同意,并与这些国外机构签订合同,规定对方承担的义务和享受的权力,特别要明确对方的经济利益。

(4)会议的承办单位
会议组织者应选择有能力和有经验的机构作为会议的承办单位,确保会议的成功。主办单位和承办单位之间要有书面委托合同,规定所委托的项目和所支付的费用。

2.确定会议的专业内容
会议组织者应该选择我国独有的学科领域举办国际会议。如针灸、中医中药以及古陶瓷等学科领域;或者是我国的科技水平处于世界领先地位的某些学科领域,如生化和航天等学科。在这些领域中举办国际会议,便于吸引国外代表来我国参加会议,会议容易取得成功。

(1)会议的大会主题和主要分组会议的专业议题
 国际会议的大会议题应该主要围绕本学科领域中国际上最新的科研成果和未来发展趋势,这是世界上所有学者最关心的问题,容易引起他们的兴趣而前来参加会议。分组会议的专题应能涵盖该学科领域中的主要课题,范围应该广泛。例如,以基础理论为主要内容的医学国际会议可以适当添加临床方面的内容,这样做的结果既有助于理论联系实际,也有助于吸引临床方面的医务工作者参加会议。

(2)明确该会议对我国科学技术发展和国民经济建设的促进意义
 一个策划成功的国际会议的专业内容,必将会对我国的科学技术发展和国民经济建设产生极大的促进作用,因此在初期确定会议专业内容时就应该本着这个原则进行安排,避免所举办的国际会议只是泛泛地空谈,从理论到理论,而不能解决任何实际问题。

3.确定会议的中文和英文名称
(1)国际会议名称应与会议的内容相符
国际会议的名称应该与会议的内容相符,使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。有些会议为了能够吸引更多交叉学科和相关学科的人员参加,会议名称涵盖的学科范围可以适当放宽一些。例如,2001年9月中国抗癌协会在北京举办的亚太地区肿瘤生物学会议,原会议名称为亚太地区肿瘤标志会议。于是,会议组织者就将会议名称由肿瘤标志更改为肿瘤生物学,使许多相关学科的人员也都有兴趣前来参加会议,会议的规模超过预期,收到了很好的效果。

(2)不允许冠以“中国”或“中华”等称谓的会议名称
有些国际会议的组织者实际上只是某地区或某部门的一个机构,不是全国性机构也不能代表中国的最高学术水平,但为了加大声势,提高会议档次,给自已举办的国际会议冠以“中国国际××大会”或“中华××大会”的名称。许多国内和国外代表慕名而来,却达不到交流和学习的目的,有损我国的对外形象。因此,我国有关部门规定,今后的国际会议不再允许冠以“中国”“中华”的称呼。如不得使用“中国国际××会议”的名称。

(3)不允许冠以“全球华人”或“华人”等称谓的会议名称
有些国际会议冠以“全球华人××大会”“华人××会议”等称谓,这与开展国际正常交流所遵循的ICSU的原则,即“国际科学活动中倡导、制定和实行科学普遍性原则,即各国科学家不论其国籍、宗教、信仰、政治主张、种族、肤色、语言、年龄和性别,都有结交和表达的自由,获取信息和资料的自由,交流和行动的自由,不得有任何歧视”是相违背的,在我国举办的会议不允许冠以此类名称。

4.确定会议的举办时间
由于我国机构发起的国际会议在确定会议的时间和会期时不用与国际组织协商,所以选择的余地会大一点,但在选择会议举办时间要注意以下几点:

(1)避免与国内和国外同类型的大型国际会议衔接过紧
当今世界已经进入信息时代,国际交流空前活跃,同一学科领域内,每年在不同的国家举办相同题目的国际会议是经常发生的,每一位专家都要选择他们最感兴趣的会议参加,特别是国际组织举办的系列性会议,更是他们参加会议的首选。因此,会议组织者在确定国际会议举办时间时,一定要避免与国际同类型的大型会议衔接过紧,否则将会使来我国参加会议的国外代表锐减。例如,中国畜牧兽医学会在1997年年初开始筹备1998年8月在北京举办国际养猪大会,国外代表报名的情况非常不理想但又不知是何原因,直到1998年6月突然收到一个称为国际猪兽医学会的信函,才了解到该机构主办的第18届国际猪兽医大会也在1998年8月举行,会期比我们的会议早7天,世界上大多数专家到伦敦参加大会,会议代表几千人,而前来参加我国会议的国外代表却只有30多人,致使会议未能取得预期效果。

(2)会议尽量放在暑期举办
由于来我国参加会议的代表很多是来自于国内和国外大学的老师和学生,为方便他们参加会议,国际会议的会期应尽量选择在大学暑假期间,即每年的7,8两个月。

(3)会议尽量避开旅游高峰期和节假日
参加国际会议的代表经常利用会议的空闲时间到旅游景区参观游览,因而应该尽量避免将会议的举办安排在我国的旅游高峰期和节假日,如“五一”和“十一”的长假。

(4)确定的会议时间不宜轻易改动
国际会议的举办时间一经确定,不宜轻易改期,否则将会使许多原来计划前来参加会议的代表不能参加。

(5)会期不宜过长
会期的长短主要取决于会议征集到的论文的多少。由于我国机构发起的国际会议的影响力通常不会很大,征集到的国外论文也不会很多,因此会期不宜过长,通常不应超过3天。

5.确定会议的举办城市
(1)应首先选会议组织者所在的城市
国际会议的首选城市应该是会议组织所在的城市。会议组织者对该城市的各方面条件比较了解,便于寻找最适合该国际会议举办的会议中心或饭店,并容易和会议场址机构进行面对面的联系和沟通。选择会议组织者所在城市的另一个好处是能节省一大笔差旅费用。

(2)口岸城市有利于国外代表参会
会议组织者一定要选择其他城市来举办国际会议时,应首先考虑将会议安排到交通方便的城市,如北京、上海和广州等口岸城市,这些城市和世界上很多大城市之间都有直通的航班,便于代表安排国际旅行。口岸城市的另一个好处是便于国外代表出入境和来自国外的会议资料和展品入关。选择口岸城市除了具有上述优点外,会场、饭店和旅游等其他各方面的条件也比较好,容易满足国际会议的各种要求。

(3)可以考虑选择历史名城或旅游城市
一般性国际会议的规模较小,会议组织者有时将国际会议安排到我国的一些历史名城或旅游城市举办,也是一种不错的选择,像西安、桂林和昆明等城市已经举办了许多国际会议,取得了不错的效果。安排会议时,一定要注意时间的选择,尽量避开旅游的高峰期。2000年9月,国际高分子物理会议安排在黄山举办,由于正值旅游高峰,人满为患,选用的饭店根本不能满足会议的需要,用旅游资源吸引会议代表的效果也就大打折扣。

6.预测会议的规模
会议的规模大小不同,申报的程序也不完全相同。会议组织者可根据我国在该领域学术水平的高低,是否能邀请到国际一流的专家做大会的特邀报告,会议代表和注册费和旅馆费用的多少,以及参考其他国家举办同类型国际会议的人数等,预测出参加本届国际会议的规模。实际操作时,对于来自国外的会议代表可适当估计得少一些。

7.衡量会议预算能否做到收支平衡
我国对国际会议的财务政策是要求会议经费主要依靠会议本身的收入,做到收支平衡,国家财政通常不给经费的补贴。

(1)立足于利用注册费保持国际会议的财务平衡
国际会议的预算比较简单,因为国际会议的收入主要来自代表交纳的注册费,因此只要预测注册费用是否能够涵盖会议的全部支出,做到以会养会,收支平衡,略有结余即可。

(2)是否还有其他的经费来源
由于我国机构发起的国际会议为了吸引更多的代表参加会议,注册费的标准都比较低,有可能单凭会议的注册费不能保证收支平衡。会议组织者一定要努力争取获得其他的经费来源,如旅游收入和企业的赞助等。有时也可考虑举办一个小型的展览会。必须获得政府部门资助部分经费的,一定要有充分的理由。

8.确定会议附设展览
与企业联系密切的学科在举办国际会议时,会议的组织者可以考虑在会议期间举办一个小型的展览会。邀请一些科研水平和产品在本学科领域中处于国际领先地位的公司、厂家参展,展出他们最新的科研成果和产品,用以吸引国内外专家和学者前来参加会议和展览,既可以扩大会议规模,又可以收取一定的展览费用,增加会议的收入。

9.确定会议对内的联络人
在会议审批过程中,政府主管部门经常要向会议组织者询问一些申请报告中没有说清楚的问题,因此要明确对内的联络人,向政府主管部门提供他的工作单位、通信地址、电话、传真和电话信箱,有利于及时取得联系。
在以上各项基本明确后,会议组织者可按规定向主管部门进行国际会议的报批工作。■

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