文 | David Bennett | 编译 | 张灿
你是否正在积极地组织一个有国际代表参加的会议？如果是这样的话，你就加入了这场国际会议的潮流。仅在休斯顿一地，就有超过3000名地方商务官员和一些非赢利组织正在与130多个国家进行者商务合作。因此，在这个地方举办有国际代表参加的会议已成为很正常的事儿。有国际代表参加的会议要举办成功，很大程度上要看会议策划人是否有足够的能力来严格履行相关国际协议和标准。
会议策划人不能只关注国际礼仪，还有考虑其他一些基本的问题：
1. 要留意国际旅行规定
了解国家安全部的最新规定，不要在会议快要开的时候再出现什么意外的事情。给你的国外参会代表充足的时间来准备旅行所需的个人资料。
而且，还要把他们在会前、会后停留时间所产生的花费考虑进去。许多会议代表愿意提前一些时间到达，以适应当地的时差，缓解飞行旅途的疲劳。他们或许还会拖上一两天再走（如果会议是在一个国际航班有限的小城市举行，拖上一两天通常是很必要的。）。
国际旅行者在一个不熟悉的城市开车或许还会感到很不舒服，特别是在交通法规不同的情况下。通过一个区域性的会议公司安排接机服务，就会免除旅行者换乘方面的麻烦。
2. 挑选一个善于接待国际旅行者的酒店举办会议
弄清楚会议接待酒店的客房是否提供国际电源和电话充电器插座。这家酒店是否为外国客人提供外币兑换服务，方便客人换取一些小面值的美元以支付打车费及其他小额花费？在洲际集团的休斯顿酒店里，客人们可以在客房通过闭路电视观看家乡的新闻。如果提出要求，他们还可以保证客人看到家乡的报纸。
会议策划者为参会代表提供一些会议举办城市的信息也是很有帮助的，这些信息包括餐饮、娱乐以及地方的旅游景点。这些信息可以作为代表在空闲时间的一种选择。
3. 了解参会代表的期望指数
为每一个参会代表提供一个书面的日程安排，保证他们每一个人都能理解会议的期望与目标。记住，国际参会者参加会议的期望是不同的：在某些文化背景下，如亚洲和拉丁美洲，代表们倾向于利用会议建立人际关系，而其他一些地方的参会者，如美国和英国，则是目标驱动型的，他们关注的是结果。
同时，如果有些参会代表来自多时区国家，那么，他们通过电子方式预订酒店就会更方便，而不是通常的通过打国际长途的方式来预订。
4. 要清楚全球海运的复杂性
国际会议用品海上运输要办的手续是很繁杂的，关税、海关事务及细节的书面工作都会一下子冒出来。搞清楚在筹备会议期间，另外一个国家收到货物所需的时间。
反过来，会议组织者还要考虑到参会代表把这些用品运回去所需要的书面工作及材料。从参会代表的角度来计划这些用品怎么才能运回他们的国家。
5. 与酒店所签订的协议要涉及到食品和员工服务
有国际代表参加的会议要想运作得很顺利的话，食品的选择很是关键的。
要让酒店搞清楚国际参会代表可能需要的所有特别的食品和饮料。要和有国际会议服务经验的厨师一起工作。同时，还要考虑代表们的餐饮习惯。比如，你有一个比较大的南非代表团，他们吃饭的时间就会拖得比美国人认为正常的时间要晚。
会议策划者手头还要有与当地领事馆联系的方式，以便在紧急情况下与之联络，比如事故、疾病或护照丢失等。
6. 提供翻译服务及所需语言的翻译文件
这是一件大事情。安排翻译到机场去迎接国际参会代表，并在会议期间对会议的进程提供翻译。确保你的印刷材料提供了全部的必要的语言服务。
翻译服务可以是一种志愿者行为。你或许可以与当地的大学、学院联系，让他们知道你的需求。
总之，要明白有全球代表参加的会议会向你提出一些这一类会议独有的挑战与机遇。要花费一些时间来了解国际参会代表，以保证你能够获得一次颇有收获的、全面的会议经历。（作者David Bennett是休斯顿洲际酒店的会议主管） Association Meetings ■