奢华的高端会议服务
专家们说，要想打动你的高端公司客户，与其绞尽脑汁为他们提供奢华的产品，还不如了解你所要取悦的对象的需求，然后去满足他们的这些需要。
三月初的一天，一辆接一辆的豪华轿车在乔治亚州西南部的公路上平稳地行驶，将赫尔克里斯•近海有限公司(Hercules Offshore Inc.)的执行官和董事会成员们从杰克逊维尔国际机场(Jacksonville International Airport)接送到海洋岛(Sea Island)。海洋岛是一个私营海滨度假胜地，沿海岸线长五英里，东临大西洋，西面是广阔的盐沼泽地，这一行27人将在此进行一次战略性的休养。他们的公司总部在休斯顿，是一家为石油和燃气经营商提供近海钻井和救生船服务的公司。
“这些人常年出席很多会议，”负责组织公司高层会议的媒体关系协调人黛比• 维尔第多说，“我要找的是一个没人去过但又容易到达的地方，我觉得这个地方非常合适。”
海洋岛看起来很适宜举行高层行政会议。这个度假胜地位于佐治亚州的萨瓦纳(Savannah)和佛罗里达州的杰克逊维尔(Jacksonville)之间——距离这两个城市的国际机场仅有一个半小时车程，距离位于附近圣西蒙斯岛(St. Simons Island)的马尔科姆•麦金林机场(Malcolm Mc Kinnon Airport)也只有4英里。度假地僻静的地理位置和周围环境使得在这里开会是一种很好的体验，即使对那些经常旅行的公司人员也是如此。
海洋岛上的“幽静之园”(The Cloister)（2006年上了《康德纳斯旅行者》（Condé Nast Traveler）杂志的“世界最佳旅游胜地”黄金榜）建于1928年，主楼、海滨和河边楼群里共有156间客房，每个房间都提供24小时管家式服务。海洋岛上的旅馆设有40间客房和一个高尔夫俱乐部，以配合三个高尔夫球场和一个提供培训课程的学习中心，这一点对公司人士特别具有吸引力。
赫尔克里斯•近海有限公司的董事会会议为时四天，除了每日的座谈磋商会议外，每晚还在不同地点举行精致的晚宴，同时还有打高尔夫球和矿泉洗浴等活动。在这里，他们不仅可以欣赏到数百件古董、艺术品和手工编织地毯，还可以享用一些特别的物品，如，专门为每位客人定制的保加利亚化妆用品和特制文具。
会议成功了吗？
“每个人都对设施、服务和殷勤招待非常满意，”维尔第多说，“这些高层执行官们一般都没有很多闲暇时间，所以当他们到达某地时，他们希望一切都已安排好，不必费力。如果要为等车而耽搁时间，他们是不能接受的。一切事情都要顺畅自如、精心安排并被很好地执行，而这正是海洋岛所拥有的。”
嗨，还不错！ 又一个高端董事会会议圆满结束。
再多也不过分
毋庸置疑，要把这样的高端人士伺候好可不是件容易事。各种要求、各种期望、特别定制的菜单、临时改变的日程等等，这一切足以使经验最丰富的策划人也渴望那些旧日的好时光，那个时候只要复印的日程表上没有打字排印错误，会议就万事大吉了。
现在是21世纪。在现在这样的高端环境中，策划者们应该知道什么样的地点才能给那些乘坐喷气式飞机旅行的执行官们留下印象，应该知道如何让所有的这些细节都“天衣无缝”。同时，这些地点本身也必须提高服务标准，以便让这些高层人士们成为回头客。
例如，位于新奥尔良的温莎宫廷（Windsor Court）饭店就为最顶层的顾客提供服务。这家临近法语区域(French Quarter)的饭店有322间客房，经常接待很多大权在握的董事会成员，也常有像布莱德•皮特这样的明星们走进饭店大厅去吃午餐或喝下午茶——当然，不会有人去围观的。
这一切，对该饭店餐饮和会议部经理克琳•佩奇来说，早已司空见惯，而且如何接待这些高端顾客正是她的拿手好戏。
她说：“这个饭店致力于提供一整套高水平的服务，这使其在接待高端重要客户团时能够与众不同。他们要求一切都安排好，谨慎服务，随叫随到，从不说‘不’，关怀备至。”
迪斯尼最近一次的股东大会就把该公司的董事会会议安排在了温莎宫廷饭店。
“当你接待迪斯尼所邀请的其他公司的首席执行官时，你面对的是高端之上的高端顾客。这就要求你提供相应级别的服务，并理解这对迪斯尼公司的意义所在。”
这一行12人被安排在温莎宫廷一座高级而幽静的俱乐部的两层楼里，以保证他们开会的安全性和保密性，这一直是高层活动所关注的问题。
佩奇说：“最近我们接待的一个公司的会议涉及高层信息，因此我们不得不做一次彻底的安全排查。我们必须关闭所有舞厅，所有员工必须接受搜查以防他们使用窃听器，而且还要接受金属探测器的检查，这主要是因为有重要人物参会，而且他们所讨论的事情很重要。”
每餐都有特制的菜谱。佩奇说这是一个特色，也是这种环境所必需的。
“无论你的菜谱上有什么，这些客人总会有更高的要求。”她笑了笑，“而且他们期望在宴会上能得到带有餐馆感觉的个人服务。”
高级执行官们作为公司的智囊团常常超时工作，因此不健康的食品一般不会供应，除非有人明确要点这样的菜。海洋岛餐饮和会议部副主管卡丽•卡锡迪说，饭菜还是偏油腻，不过这些重要人物们还是很喜欢不同样式的菜的。
卡锡迪说，为团队提供服务的另一个要点是安排各种各样的用餐地点。
“我们可以在“彩虹岛”或“海洋房”的临海地点（这里举办过2004年的八国会谈）举办一些轻松随意的活动，”她说，“对于14人或者更小的团队，我们可以在酒窖里为他们举办晚宴，这会是一次独特的经历。”
会议
谈到会议，一般来说，这些高端会议都要求有最先进的技术设备。
位于亚利桑那州斯科特斯德市(Scottsdale)腓尼基(The Phoenician)度假地的大峡谷系列套房(The Canyon Suites)耗资550万进行了重新整修，其中红石董事会会议室（Red Rock Boardroom）所使用的设备代表了会议技术的新标准。腓尼基度假胜地位于骆驼背(Camel Back)山脚下，占地250英亩，大峡谷系列套房在今年三月重新开张，它被称为“店中店里的精品店”。
“我们把改善大峡谷系列套房硬件设施的机会看作是提升与会者体验的最佳时机。现在在这里，那些高端客人可以低调地出入。”度假胜地总经理马克• 维奇圭拉说，“红石董事会会议室的技术设备是一流的。例如，当发言人使用智能白板（Smart Board）时，与会者就像在看‘周一晚足球’(Monday Night Football）节目的评论员在屏幕上写X和O那样清楚明了。这样，参加董事会会议的与会者就可以将等离子设备当作触摸屏幕来标记自己的演示内容、记录笔记或者把变更的内容下载到个人手提电脑上。”
带高背而且柔软的扶手椅以及无线上网设施使这里更显豪华。
当你让会议室里的技术设备像王冠上的宝石一样熠熠发光时，你也就该明白坐在会议室里的那些高端客人们会有什么期望了。一些高级执行官很喜欢安详静谧的环境，因为这有利于会议进行深入探讨、获取成果。
总部设在多伦多的巴克斯医药设备有限公司（Bacchus Medical Communications Inc.）总裁柯密尔•巴克斯说，位于魁北克颤伦（Mont Tremblant）山的“精华饭店、水浴、餐馆及度假中心” （Quintessence Resort Hotel Spa & Restaurant）的氛围和格调令由她率领的35位医生组成的高级团队非常满意，他们在一月份包下整个中心举办了为期两天的研讨会。
巴克斯说：“他们主要是想要一个舒适而安静的地方，从而能够集中精力不受干扰。”
该饭店的30个套房都能看到寂静的颤伦（Tremblant）湖，都配有幽静的阳台或者装有法式门和壁炉的露台，服务生还会运用特殊技巧把炉火调节得发出有节奏的噼啪声来迎接客人回房。
巴克斯团队的成员在晚上6点到11点陆续到达，那天正好下雪，他们从蒙特利尔－皮尔•埃利奥特•特鲁多国际机场（Montréal-Pierre Elliott Trudeau International Airpor）坐豪华轿车前往饭店。她说饭店把接待工作做得非常出色。
“最先是欢迎晚宴。他们知道客人会在不同时间到达，所以按不同的时间为大家准备了饭菜，以确保每位客人都吃得满意，”巴克斯说，“餐厅里有一个壁炉，而且还保留有圣诞节的各种装饰品，这给我们当中从意大利米兰第一次来加拿大的客人留下了很好的印象。这里看起来就像童话故事一样，我觉得他们的服务非常突出，我不用提任何意见。”
纽约中心公园的里兹－卡尔顿（Ritz-Carlton）饭店所营造出的大城市里的亲密温馨气氛最吸引高端董事会会议，尤其是为期一天的活动。
“我们接待温馨的高端会议，如董事会会议、高级官员离退宴会。”餐饮和会议服务部高级经理迪赛瑞•马提森说，“能够接待个性化的高端会议是我们引以为豪的。”位于里兹－卡尔顿（Ritz-Carlton）俱乐部休息室二层的奥姆斯特德（Olmstead Boardroom）董事会会议室非常适合举办会议，从那里可以看到中央公园，房间里有正式的董事会会议所需的布置，配有真皮椅子和红木桌子。
马提森说，整个楼层都可以很容易地安排出来给一个团队专用，以确保一些团队会议所需的私密性和安全性。
吉姆•柯林达说，气氛温馨的沙漠环境也尤其适合举办高端董事会会议。柯林达是促恩•诺斯（Troon North）斯科特斯德四季度假中心（Four Seasons Resort Scottsdale）的团队销售经理，MPI亚利桑那阳光地带（Arizona Sunbelt）分会成员。
他说：“这里只有接待总共210位客人的设施，小团队就不会像在大的度假胜地那样容易迷路。”
这个度假胜地有25幢小楼，各自拥有幽静的露台或阳台以及煤气壁炉，那种温馨自然的环境在傍晚时分感觉最为明显。
“我们想让客人们有回家或访友的感觉，”柯林达说，“我们尽力在他们到达之前把物品放在房间里，让他们有一种被欢迎的感觉。比方说，如果我们知道某位客人只喜欢健怡可乐、什锦坚果和轨道(Orbit)口香糖，我们就会在客房内的冰箱酒柜里换上客人喜欢的东西。如果得知客人将会在早上8点与下午1点之间开会，我们就会让服务员在这个时间段里收拾房间以免在客人自由活动时间打扰他们。
会议以外的时间：不只是高尔夫和洗浴
召开董事会有各种各样的原因，但往往都对公司的运营起着至关重要的作用。然而，一旦会议结束，这些团队都会想娱乐放松一下以恢复精力。
卡锡迪说：“我们的团队往往是举办约一天半的商务会议，然后留出半天时间安排一些活动，以此表示对参会人员的感谢。”
很多情况下，为这些宝贵的客户提供众多的选择将带来最好的回报，如，海洋岛提供的诸多选择对于团队来说就是一个很好的卖点。
“明天我将接待一个团，其中有两人要骑马，四人打网球，四人去射击学校，四人打高尔夫，九人钓鱼，一人去洗浴，一人去健身中心。”卡锡迪说，“所以，我们的服务能吸引全团的人，而不再是只有高尔夫或洗浴了。
维尔第多也认为，恰当良好的活动安排会使那些勤奋工作的执行官们更关注自己的自由时间。即使是会议以外的活动都必须精心安排、细致执行。
“时间对他们来说很宝贵，”维尔第多说，“因此，当他们有时间活动时就希望充分利用时间，所以一切活动都要计算好时间，接待人员随时待命。
最后，专家们还强调说，弄清你的服务对象的需求比用豪华的设施来吸引他们更重要。
“比如说，对于目前接待的一个团，我们把其中一个会议室专门设为休息室，在里面放上垫得厚厚的椅子、沙发以及一个大屏幕电视。现在，他们都把频道调到篮球赛上去了，因为时值三月这个疯狂的篮球季节嘛，”卡锡迪说，“我们还为他们设立了工作站，为首席执行官单独准备了一个设有专用电话线的房间。”
(作者简介：珍妮特•怀特•巴德维尔是安大略省威尔夫（Guelph）的自由作家兼编辑。）■
高端会议接待小贴士
当你在策划下一次高端会议时，要记住以下这些建议：
1．要预料到计划会发生变化。这些高端团队会在活动中要求改变计划，因此要将此视作必然并想办法应对。最好提前制定应变计划以防措手不及。
2．娱乐活动简单化。这群高速运转的人进餐时想随意聊天，放松一下，而不想被太多东西分散注意力。“他们往往会喜欢我们这里的本地表演家，例如爵士乐吉他手或技艺高超的钢琴演奏家。”海洋岛餐饮和会议服务副主管卡丽·卡锡迪说，“我们还聘请了竖琴演奏家。”
3．不可忽视交通工具。你要接待的或许是最纯朴最随和的团队，但是绝对不应该忽视用豪华车辆接送客人的重要性。豪华客车和时髦轿车仍然是接待客人到达和离开的黄金标准，而且必须提供随叫随到式的服务。