会议期间的配偶计划及儿童活动项目
文 | Milton T Astroff James R Abbey | 编译 | 宿荣江
许多饭店由于没有提倡配偶参会,而忽视了一个潜在的相当有利可图的市场。一个普通的会议代表每天在饭店的花销大约是160美元。如果他或她携带配偶,则两人的花销一天就要超过200美元,这多出的部分对饭店来说无疑是一笔额外的收入,而且配偶又不需另外的客房。对于一个有500名代表的会议来说,这就意味着饭店的日收入可增加20000美元,这对任何一家饭店都不是小数目。
如今大部分会议都邀请代表们的配偶同来参加。根据《会议与例会》中的最新会议市场报告,每年约有1100万配偶出席各类大会及公司会议。对一些会议团体来讲,每年的会议已经成了一项家庭事务。会议服务人员应该预先准备来招待这额外增加的客人。饭店一般会专门为他们安排一些活动项目。而且像对待其他会议活动一样重视这些项目。我们通常认为,与会人员如果有配偶在身边,就会在饭店停留的时间长一些，消费多一些,而这些都对饭店有利。
在了解了配偶参加会议的重要性以后,下一步就要向会议策划者推销饭店的“配偶计划”了,因为如果这一计划被采纳，会议策划者就必须增加会议预算了。饭店可以向策划者指出,配偶的参加有利于会议的进行。比如,如果有配偶陪伴,与会代表就不大可能去城里玩乐得太晚,以至于第二天开会时睡眼惺忪。这样,会议也许就会更有效率,代表们也会更加思维敏捷,专心致志,更易接受会议的要旨。此外,餐饮及社交活动的销售额也将显著上升,有利于会议收入的增加。
你应该让会议策划者明白,配偶的参加与否通常会决定会议的出席人数:如果配偶们预计他们可以在会议期间尽情娱乐,就会鼓励自已的丈夫或妻子出席大会。而且,配偶的加入可以创造出一种亲密的家庭氛围,进而美化会议主办机构的形象。这一点往往是公司决定邀请配偶们参加会议的重要因素。
总之,如果进行一项民意测验,结果往往会表明最成功的会议是那些邀请夫妻共同来参加的会议。
增加配偶出席人数
一旦会议策划者认同了邀请配偶出席会议的意义,饭店可以采取各种方式来促进配偶参会。会议部门经理应与会议主办单位密切配合,提出建议,提高配偶的兴趣,进而增加参会人数。以下是一些值得借鉴的方法:
1、为会议主办机构提供饭店的介绍说明及内部材料,并建议策划者将其随邀请函一同寄出。材料可以包括饭店的菜单,照片以及城市景点等等。
2、此外,你或许可以从策划者那里索取到一份完整的最新与会代表名单,然后以个人名义给他们发送信函,描述配偶活动安排。再者,告知他们当地的气候以及合适的衣着。
3、建议会议主办单位指定一位配偶计划负责人,并与之合作,共同安排节目,旅游观光,以及其他娱乐活动。
4、在一份比较受欢迎的该会议团体的商业刊物上做广告。你的广告应该充分展示邀请代表的配偶同来参加会议的优点。
配偶活动项目
各个饭店最近都在积极采取行动增加配偶的人数，一些饭店甚至设立了配偶服务部门以满足配偶们的各项需求。配偶项目负责人与饭店会议部经理密切合作,可以帮助大会筹委会设计搭配组合趣味性节目。
大多数饭店无法为会务人员配备一个配偶项目的专门负责人,但每个承办会议团体生意的饭店都至少应准备一份活动指南,列举可以为与会代表们的配偶提供的娱乐活动。该指南应免费分发给各会议策划者。
时装表演
配偶节目中时装表演非常受欢迎,一个精心安排的穿插鸡尾酒会,时装表演将是一次令人回味无穷的经历。这一表演也常常与午餐会共同举办。饭店可以在活动当中分发本店的纪念品或小礼物。
会议部经理应该备有一份名单,记录着愿意参加这类表演的百货公司及时装厂。在饭店与当地商家共同主办和组织这些时装表演中,社区间的友好关系也就建立来了。或者,饭店也可委派一个专门经营时装的职业公司来组织表演。无论用哪一种方式,饭店都应确保展示中的服装是最新款式的,而且其价格也有明显差异。
但是,时装表演的次数也不能太频繁。饭店可以咨询一下会议策划者,看看时装表演在过去几年出现的频率。如果出现次数太多,我们就得建议举行其他的活动了。
购物
购物也可以促进饭店与商家间的友好关系。合理的计划安排非常重要。通常,饭店可以包车送客人们前往购物场所,并安排一名导购来迎接客人。可能的话,饭店还可以安排客人们进行幕后参观。
购物时,时间安排也非常重要,这些参加购物的客人们常常会分成小组去逛不同的商店,因此,他们必需清楚集合的时间。此外,还要确保他们都能准时返回饭店参加当晚的活动。
观光及城市游览也较受配偶们的欢迎。导游是否称职至关重要,因此,会议部经理应该有一份曾有过业务往来的旅行社的名单。
任何城市都有旅游景点:大学校园、历史古迹、园林等等,而最受欢迎的游览之一是参观民居及花园。当地一些居民为了给慈善机构筹集资金,欢迎会议代表们的配偶参观自已的住宅。饭店一般提供5户居民供参观就足够了。同购物游览一样,观光的时间安排也很重要。而且,游览时,最好包乘公共汽车以保证团队成员在一起,不要分乘多辆小汽车。
客座演讲者
许多配偶节目都邀请一些职业人士作演讲,如医生、律师、厨师、公司总裁、心理医生等等,然后观众提问,演讲者答疑。饭店可向会议策划者推荐当地有名的演讲者,演讲话题可包罗万象，如从插花艺术、舞蹈课程到如何订立遗嘱等等,随意。
其他
当然可以举办的活动是多种多样的。我们从相关书籍以及会议部经理的交流中还收集了一些其他的建议，如戏剧、音乐会、专为配偶们举办的特别商务会议以及告别晚会等。此外,一些地方文化活动,饭店及附近景点的幕后参观以及一此素质培养课程（如:时间管理、心态调节、如何着装等等课程）也很受客人们的欢迎。
但是,在制作配偶节目时,你一定要了解自已的客人,从而使节目迎合他们的兴趣和品位。如果可能,你最好先查询一下前几年的活动项目（因为你肯定不想重复去年的节目）,然后再判断哪些是最受欢迎的。
你也应精心安排活动的时间。不要在配偶们参加一个会议典礼的同时,安排其他活动。而且,由于很多配偶把会议当成休假,常睡到很晚才起床,所以最好把他们的活动安排在下午。此外,他们通常不喜欢一个接一个的紧凑安排,因此每项活动都要有充裕的时间。
儿童活动项目
许多会议组织者都意识到了邀请全家来参加会议的重要性:它是增加参会人数的办法之一。精明的会议策划者明白,在职父母们都想有更多的时间和孩子们在一起,而且,把商务会议和家庭休假结合起来的做法既经济又实惠。然而,为不同年龄的孩子制作活动项目并管理他们决非易事。
一些饭店为年幼的与会者们提供饭店内部的活动项目。例如,凯悦饭店联号开展了凯悦夏令营,为不同年龄的儿童提供有组织的娱乐和学习活动。迪斯尼世界建立了天鹅乐园夏令营,其中以迪斯尼动画人物为主线的娱乐活动可持续到午夜。也有一些饭店提供儿童看护设施或备有一些持证幼儿保姆的名单。
另外的一些饭店（或会议主办机构）会向其他机构寻求帮助,为孩子们提供日托或娱乐活动。一些这样的组织,如儿童协会（kiddie-corp）,可为会议提供临时儿童看护。而其他机构，像儿童乐园（kids Along>,则为不同年龄段的孩子们设计了专门的活动和节目。
儿童娱乐活动多种多样，从会议地点有监护的娱乐活动，到野外郊游，到当地的景点游览，均可作为选择。因此，精明的会议策划者既会在父母们忙于开会时，为小客人们安排一些儿童游戏，也会提供一些适合全家娱乐的活动（例如：一个会议主办单位组织与会家庭观看各类剧目，而其他机构可能为他们安排一次享受全家门票打折的附近景区的游览）。
如论选择哪种活动方式，在接待家庭团队的时候都有一些因素需要考虑，最重要的莫过于责任。饭店必需通过保证设施的安全性和孩童监护人的可靠性来保护客人与自身。所有的孩童保育设施应至少投１００万美元的责任保险，而且，大部分饭店要求父母在把孩子交付托管时，签署一份全权授权证明书；当孩子在进行任何室内活动，特别是在任何会议地点以外进行考察旅行时，父母也应当签署同样的证书，饭店对所有直接和孩子们打交道的人员都应进行背景调查，同时确保每个工作人员只需要看护少数儿童，以便每个孩子都能得到应有的照料。
当所有这些细节都制定完毕后,会议策划者就可以将这些服务项目准确地提供给与会者,然后就这些活动和节目的付款问题与之进行商榷。这样做可以消除与会者可能产生的误解,确保大家更愉快地相处,同时证明饭店善于接待家庭团体,从而成为今后举办团体活动或全家度假的考虑对象。 ■
《会展管理与服务》