找一家理想的酒店来开会，就等于成功了一半
文 | Rone Middler 编译 | 李毅
让我们从下面的设想开始讨论今天的主题：试想自己是一名销售人员，每天都要拨打很多电话去促销，和很多客户交谈。
在同大家探讨这样的问题时，我听到的答复总是千篇一律的：焦虑，即为目前的经济形势而焦虑，为客房不能住满而焦虑，为年会的参加人数减少而焦虑。这个时候，我总是会问大家：“今年，你们准备好与酒店合作来增加会议客人了吗？”
一般来说，会议组织方已经缩减了客房的预订数量，就是这样，还不能保证这些预订的客房可以住满。我认为，目前的状况不仅有利于影响那些持观望态度的人，也是争取那些从来没有参加过这些会议的人的大好时机。现在你们要做的是：找到合适的酒店来帮助你。
应该如何去做呢？做法很简单。下面这三个简便易行的步骤不仅能帮助你增加参会代表人数，还能教你如何与酒店合作。这些酒店能向合作伙伴伸出援助之手，把那些一直让你不安的客人们吸引过来。
首先，选择一个合适的酒店。一个酒店恰恰设在你们召开会议的会议中心旁边，并不意味着就是一个适合你的酒店。我想住在迈阿密的星岛上，很遗憾，我可能还得再积攒“七位数”才能在那里给自己安置一个家。所以，我就选择了一个在自己的预算范围内、交通便利、接近购物区的地方，而且周围的人们都像我一样开着福特（Fords）和尼桑（Nissans），没有宾利（Bentleys）和劳斯莱斯（Rolls Royces）这样的豪华汽车，偶尔会有人开开二手的雷克萨斯（Lexus）。
为你的会议选择住宿配合酒店也是同样的道理。我们看到，今年的展览和会议的参会代表数量并没有保持稳定的迹象。由于对2009年的前景感到不可预测，一些组织者已经决定再隔一年举行他们的会议或者干脆取消掉。
那么该如减少这些损失呢？你要为客人找一个合乎其预算能力的、有着良好品牌声誉的、并且物有所值的酒店。波士顿洛根机场大使套房酒店（The Embassy Suites Boston - Logan Airport Hotel）距离波士顿会展中心只有1.6英里（记住这个数字），距离海恩斯(Hynes)会议中心3.1英里，客人们可以很容易地到达这家酒店，而且他们还能为会议代表提供免费的会议场所至机场之间的接送服务。
2、第二点是为那些习惯于给潜在会议客人发送邮件的组织者准备的。这样的话，就要积极同那些能够熟练开展网络服务的酒店合作。如果注意观察，你会发现，为了帮你增加参会代表，你所在城市的酒店会搜集你们单位会员的电子邮件信息，并给他们群发邮件。这也是很好的一种方法。
波士顿洛根机场大使套房酒店（The Embassy Suites Boston - Logan Airport Hotel）就能做到这一点！他们能够快速设计出将要发送给 “目标客人”的邮件。他们可以通过非常简单的方法收集你所提供的目标参会群体的电子邮件数据，并将会议和注册信息发送给成千上万的潜在客人。他们还会与您的会议注册网页进行直接链接，以方便客人登记注册。
不仅如此，这家酒店还能为你的机构特别制作个性化页面，这样的话会议客人就可以了解更多的会议信息，并且享受团体订房打折优惠。
3、琢磨一下会议客人的预算清单。他们考虑的可不仅仅是客房和机票的花费。例如，除非有人给我一次免费的旅行去纽约，否则我从来不会考虑到那里去。
为什么？告诉大家，这可不仅仅要牵扯到住宿的费用，我很清楚要为其他各种开支准备预算：早餐，两个人60美元 ；停车费，一宿48美元；晚餐，相当于我房子按揭费用的两倍。我想我是不会那么做的。
你的一些会议客人对波士顿或者其他会议目的地的看法可能差不多。我们很重要的一项工作就是帮助他们中的一些人减轻负担。波士顿大使套房酒店（The Embassy Suites Boston）就是这样一家非常出色的酒店，它既能提供给组织者品质优良的客房，又能帮助他们挣更多的钱。
波士顿市中心区酒店早餐的平均价格是22美元，而在波士顿大使套房酒店（The Embassy Suites Boston）却是免费的，而且花样一点也不单调：特别烹制的华夫饼干（waffles）、薄煎饼、香肠、鸡蛋、甜点、咖啡、果汁、煎蛋卷等等，还有很多其他的选择。而且，他们还准备了一周七天的经理免费晚间招待会，并提供热乎乎的开胃食品和不含酒精的饮料。由于该酒店毗邻波士顿洛根国际机场，你的客人进市区的时候还可以节省打车的费用。顺便说一句，平均每个人从波士顿到后湾区（Back Bay）的单程费用是35美元。
让我们来计算一下：
从洛根机场打的单程35美元，总计70美元
3天的早餐按每顿22美元计算，总计66美元
隔壁会议中心每人每晚40美元，三晚共计120美元
通过以上三晚的会议预算，你会发现通过在会议中心附近住宿，为客人节省了256美元。这可是从纽约到迈阿密来回的机票钱。
所以我就一直在想：这1.6英里真的那么值吗？
想要为你将来的会议预定配套的客房，或者是免费索取酒店消费节省分析图表，可以拨打Rone Middler在波士顿大使套房酒店的电话：617-933-5105，或者发送邮件，地址是：rone.middler@hilton.com。■