文 | 刘海莹（国家会议中心总经理）
一、国际会议的简单分类
很遗憾，国内还没有对国际会议的准确定义，如主办单位是谁、境外代表占多大比例、会期多长才能可以被称作国际会议。中国目前有两个官方的机构，一个叫“全国会展业标准化技术委员会”（成立于2008年6月），还有一个是商务部的“中国国内会展业专家委员会”（成立于2009年2月），但都还没有出台对国际会议的定义。
国际上也没有统一的对国际会议的界定。一般来说，国际会议有三种，第一种是政府间会议，英文是Inter-Governmental Organizations’ Meetings, 简写为IGO Meetings，第二种是非政府组织会议，也就是我们常说的国际协会会议或社团会议，英文是International Non-Governmental Organizations’ Meetings, 简写为NGO Meetings，第三种是公司商务会议，比如我们熟知的财富论坛、微软技术大会等。
国际上有两个影响力最大的会议业协会，一个是总部设在比利时首都布鲁塞尔的国际协会联盟（UIA），一个是总部在荷兰首都阿姆斯特丹的国际大会及会议协会（ICCA）。国际协会联盟成立于1907年，已经有100年的历史了，而联合国于1945年才成立；ICCA成立的时间稍晚，成立于1963年，距今也有46年的历史了。
有意思的是，无论是国际协会联盟还是国际大会及会议协会都不把联合国系统、世贸组织、世界粮农组织等国际组织的国际会议列入研究、统计范畴，也不统计公司商务会议，而只是把主要精力放在研究国际协会会议上，其中原因可能是，国际协会会议，相对而言有规律可循，如举办地、举办周期等，而很多政府会议都是一次性的会议，或不对外开放，或不定期举办，外界很难获得会议的确切信息。
二、国际协会联盟和国际大会及会议协会的统计报告各有侧重，但对国际协会会议的判断和分析基本一致
为什么这么说呢？国际协会的特色之一就是年度报告，这也是反映该协会的影响力的最佳指标，因此国际协会在编写年度报告、统计报告时一般都会坚持自己的标准而不愿意追随他人、失去原则。
让我们先来看一看国际协会联盟（UIA）的统计标准：
1.列入《UIA国际组织年度报告》名单的国际组织或国际
协会举办的会议，但对参会人员没有严格控制，但至少需要50个国际参会者。如总部在日内瓦、纽约、罗马、布鲁塞尔等地国际组织对参会的政府代表有严格限定的会议，就不列入UIA的统计范围。
2.或一个国家的协会主办，但同时满足以下四个条件：
（1）会期3天以上
（2）国外参会者的最低比例：40%
（3）参会者至少来自5个国家
（4）同期有一个展览或至少300名参会者
国际大会及会议协会的统计标准有所不同，须同时满足四个条件：
（1）主办单位只能是国际协会
（2）至少50个参会者
（3）必须定期召开（只开一次的会不列入统计数据）
（4）必须在三个或三个以上的国家轮流举办
我们可以发现，这两个国际协会在统计标准上差别不小，最大的差异是ICCA要求的会议必须轮流举办，而UIA的会可以固定在某地召开。比如，我们熟悉的每年2月在瑞士达沃斯举办的世界经济论坛，属于UIA的第一种情况，但不列入ICCA的统计，因为冬季达沃斯论坛没有满足“在三个国家以上轮流举办”这个条件。
统计标准不同，就会导致统计结果的不同。我们来快速地为大家比较一下2008年UIA和ICCA发布的国家和城市排名。
2008年UIA发布的2007年统计报告中包含了10318个会议，而ICCA的2007年统计报告只有6681个会议，相差如此之大，是因为ICCA的统计标准更严格。
从这两张表的对比，我们可以发现两个统计结果大同小异，最大的不同是新加坡的名次，在UIA的国家排名里新加坡位列第四，而ICCA的统计中，新加坡只居国家排名的第19，相差甚远。而中国的名次在两个协会的排名中差别也不小，中国在UIA的排名排在韩国之后，居第16名；而在ICCA的排名中，如果算上香港、澳门，中国则可前进到第5名。应该说，改革开放30年，中国的国际会议取得了令人瞩目的成就，但我个人以为，1990年亚运会后中国的国际会议业才开始真正起步，经过18年的发展，在国际会议业的地位日渐上升，确实令人振奋。
我们再来看看城市排名。
最大的差别是北京、东京和首尔。北京在ICCA的城市排名中位列10强之一，位列第8名，而在UIA的排名里只能居第17；首尔在UIA的统计中也是10强之一，但到了ICCA的统计里只排第14，但名次变化不大，变化最大的是东京。东京在UIA的排名中是第8名，但ICCA的城市排名中连20强都不是。我想这里可能有这么一个因素，即中国的协会自己主办的很多国际会议不符合UIA的统计标准，比如，境外参会人数可能不足40%，而在首尔、东京，他们自己国家的协会举办的会议，境外客人的比例要多很多。
三、国际协会会议的大致发展趋势
这里，我想借助国际大会及会议协会（ICCA）的2008统计报告，向各位简单地介绍一下国际协会会议的一些发展方向。
首先需要说明的是，国际大会及会议协会的2008统计报告仅仅收录了6681个国际会议，无法反映全球国际会议的全貌，但我们可以借此发现其中一些规律。
（1）国际协会约75%的总部在欧洲和北美，总部在欧洲的全球性国际协会一般在全球各地轮流开会，但总部在北美的协会更愿意在美国或加拿大召开会议
协会总部一般不会轻易搬家，我们也知道在欧洲和北美的这些协会的大部分会员也都在欧洲和北美，因此事实上这些协会是不太愿意长途跋涉到一个遥远的目的地来开会的，还是会选择靠近会员的地方作为会议举办地，这给中国吸引国际会议带来地理上的不利。而实际上，美国因为科技发达、幅员辽阔、专业人员人多势众，往往协会自成一体，与总部设在欧洲的国际协会分庭抗礼。
（2）会议规模以500人以下的居多，一般不超过1000人
500人以下的会议占到了69%，这说明大部分国际协会的会议规模都不大，2000人以上的会议只占了6%，而真正5000人以上的特大型会议少之又少。这里似乎也暗合了一种管理理念，即“小就是美”。
（3）会期越来越短，2007年平均会期不足4天
10年前，一个国际协会的平均会期（含注册报到日）是4.5天，而2007年这一数字下降到了4天以下，这显示平均会期在缓慢缩短，可以预见的是，因为当前金融危机的原因，会期还会变短。
这对于我们协会在设计会议日程时有一个指导性的帮助，即尽量把包括注册报到日计算在内的会期控制在4天之内。
（4）国际协会会议偏好的月份
一般我们都会认为最受会议欢迎的月份应该是10月、9月和5月，但ICCA的统计表明我们习惯性的想法与实际不符。这张图表列出了2004年-2007年4年间国际会议在每个月的比例，显然，最受欢迎的月份是9月份，其次是6月—这的确有点出人意料，接着才是10月和5月，7月紧随其后。看来不少国际会议更倾向于在8月欧美假期前举办。
（5）国际协会会议对会议场所的偏好
2003年至2007年这5年来，绝大部分会议在会议中心和酒店举办，会议中心和酒店加起来的比例一直维持在75%左右，但从2005年开始，酒店的比例略高于会议中心，这与会议规模变小有关。这里的“其他场所”是指城堡、游轮等。值得注意的是，大学承接国际协会会议的比例占到了15%左右，而且这个数值连续五年保持不变，这说明每年在大学召开的国际协会会议数量非常稳定。
四、我国申办、承办国际协会会议需要注意的几个方面
虽然国际大会及会议协会（ICCA）的统计报告因为苛刻的统计标准而有其一定的局限性，但至少反映了国际协会会议普遍的发展方向，如会期越来越短、会议规模500人以下的居多、除了9、10、5月三个黄金月份外喜好在6、7月举办等，对我们有很大的启发。
（1）金融危机已经严重影响到了会议业，我们只有巧妙地降低会议的综合费用，才能吸引国际会议并招徕更多的境外代表。
上面简单介绍了国际协会会议的一些发展趋势，我们在申办或承办国际会议时需要照顾到这些特定需求。显然，75%的国际协会总部在欧洲和北美这一事实对于我们来讲非常不利。金融危机下，这些协会还会按惯例召开各种会议，但很可能把原本在亚洲举办的会议改到欧洲或北美了，因为这些协会的大部分会员都在欧洲和北美，要让更多的会员参会，只有选择让会员出行方便的会议目的地。
降低会议费用，不是简单地降低会议注册费。一般来说，国际协会会议的注册费平均值是500美元，考虑到美元贬值，500美元的注册费相对地就不算贵了。那么，如何才能巧妙地降低会议的综合费用呢？这个费用既是指主办方的费用，也指对参会代表的费用，只有同时把参会代表的费用降下来，才能招徕更多的参会者。这里，我提两个小建议。
a. 选择非旺季但又受欢迎的月份
5、9、10月这三个月是旺季，酒店房价和航空公司的机票都比较贵，可以选择6月、7月这样的非旺季但又受欢迎的月份。
b. 合理地缩短会议日期
会议日期长，各种费用就相应地增大，因此最好把会议长度控制在3.5天以内，当然，缩短会议长度不是以牺牲会议内容和会议质量为代价的。比如，午餐安排嘉宾演讲，既可安排部分会议议题，又可利用这个机会招募赞助。
（2）向单打独斗说不
恕我直言，我们的一些协会愿意所有的会务都自己来做。而国际协会一般都找专业的会务公司来替他们安排会议的各种事项。我们呢，手提袋、胸卡自己做，会刊自己印，酒店自己订，其实，主要是担心供应商会要挟自己，而使自己丧失主动权。但实际上，好的专业会务公司能为主办方省钱，比如，他们跟酒店谈价格，即使加上他们的佣金，也可能比协会秘书处自己拿的酒店价格要便宜。
协会作为会议的主体，跟上下游供应商精诚合作，把具体的会务分包出去，自己专心致志地把会议的关键把控好，尤其是会议议题的设计、演讲嘉宾的邀请、论文摘要质量及企业赞助，这些才是会议最重要的内涵。
国际上，专业大会服务公司，英文名叫PCO，这些PCO的作用越来越大，因为好多中小协会的年会完全由这些PCO掌控—PCO在会议举办地上有很大的发言权。另外，有一个趋势，就是25-30%的国际协会取消了正式递交投标文件、答辩竞标这类申办程序，而改为直接由协会的秘书处、理事会甚至由提供常年服务的PCO来决定下一个会议目的地。举个例子，如果一个协会仍然需要递交正式的投标文件，也就是我们常说的RFP，如果由专业会务公司帮忙一起来做文件，这个RFP投标文件就会很漂亮，因为他们更专业，他们更了解协会理事会的要求和喜好，而我们本土的会务公司在RFP（投标文件）的集成能力、会务的整合能力方面尤其是文件的编纂、现场控制、英语技能方面，与境外的MCI、Kenes、Congrex等PCO有不小的差距。
（3）绿色更有竞争力
绿色、节能环保、减少碳排放这类话题，不再只是谈谈而已，国际协会十分注重这一点，因此如何把会议做得更绿、更环保，是我们必须要立即想方设法解决的问题。对于绿色会议，有些人执有一种错误的观点，认为这会使会议成本攀升。而事实上，主办方如果能把绿色概念首先贯穿于投标申办，就获得了比其他申办国家更强的竞争力，因为这符合国际协会的理念。而且，在会议的具体实施中，也能节约一部分成本。同时，境外参会者作为消费者也更倾向于购买更环保的会议服务。正如通用电气公司（GE）的CEO伊梅尔特所说，“绿色就是盈利”，这同样适用于会议业，因此不要小看“绿色”话题。
我们周边的国家如新加坡、韩国、日本在国际会议的成本方面要远高于中国，但新加坡、首尔、东京这些城市接待国际会议的数量上都超过北京，当然其中有大型国际会议需要政府报批这一特殊原因，不过，这些国家的协会都异常积极申办、承办国际会议。那么，让我们携起手来，团结协作，使更多的国际会议在中国召开。■