文 | Sarah J.F. Braley Susan Johann | 编译 | 刘军
专业会议策划者在客户的公司里工作，感受客户公司的企业文化，
但是他们本身又受雇于作为第三方的会议公司。
他们是如何完成双重使命的呢？
Louise Paul是一位注册会议策划师和注册会议经理。“我们真的没有感觉到什么不同”，她说，“完全没有隔阂，这也正是我喜欢的。”
Peter Shelly，HelmsBriscoe会议公司执行副总裁
每个工作日的早上，Louise D. Paul驾驶着她的银色新宝马Z4跑车赶往位于北卡罗纳州三角区的科技巨头思科网络公司。她刷卡后进入公司的大门，她把这种身份识别卡叫做“红色勋章”。红色表明她是众多在思科公司工作的外部厂家派驻代表的一员，而“蓝色勋章”代表思科自己的员工。
Paul实际上受雇于俄亥俄州Twinsburg的Experient会议公司并从那里领取薪水。她注意到，作为思科网络公司的会议和活动策划经理，“勋章”是她唯一能看得见的区别。Experient公司最近接管了费城StarCite公司的合同，开始为思科提供会议策划和服务。
Paul拥有注册会议策划师和注册会议经理两种证书，她说，“我的直接上司是圣何塞（位于思科总部加利福尼亚州）Experient公司的经理，但是现在我却是一名被派驻在思科工作的经理，负责组织思科在美国和加拿大的会议。”Paul说。Plau以前以StarCite公司员工的身份在思科工作过三年。Experient年初接管该合同后，聘请她继续和思科合作。“我们真的没有感觉到什么不同”，她说，“完全没有隔阂，这也正是我喜欢的。”
这其实是一个非常有意思的职位，身处两种不同的企业文化之中且要关注两个目标：为客户策划满意的会议，同时让客户对第三方会议公司也满意。
填补空位
Experient不是唯一一家给实力雄厚的企业提供会议策划服务的第三方公司。密苏里州Maritz差旅管理公司和纽约美国运通公司（American Express）也把他们的员工派驻到客户的公司里工作。
Rhonda Brewer是美国Maritz公司的副总裁，负责战略、公关和行政工作。“我们进入客户的公司里服务，了解他们的目标是什么，什么样的第三方模式是最适合他们的。” Rhonda Brewer说，“我们可以把员工安置在客户的办公室里或者通过我们的办事处提供全部的支持。总之，没有一成不变的固定模式。”
在合作开始时，Maritz做了一个全面评估，确定什么方法最管用。“现在我们已经派驻了一名员工到一个客户的公司里工作，因为他们需要制定全面的战略计划。”Brewer说道，“这名员工将与客户公司的员工合作，建立激励机制和员工忠诚度培养计划。我们努力从战略高度来帮助他们完成这两项任务。”Maritz还派驻了两名员工到另一个客户的公司里工作——整体购买了一家酒店及其空间，他们要签署所有的合同，以获取能帮助客户公司管理会议支出的有用数据。
Experient也向６家大型公司派驻了员工，包括思科和可口可乐公司。Jerry Murphy是Experient会议管理战略计划的副总裁。“被派驻到客户公司工作仍然是Experient的员工”，他说，“从法律上来说，客户公司不能指挥这些人。我的观点是，你和客户是合作关系，只是碰巧你也在客户公司的大楼里工作。不管你和客户的关系如何紧密，很显然你们之间仍然只是客户关系。”
Laura Cella有过这样的经验教训。她是Experient派驻在一家大型通信公司的会议采购经理。她从２００１年起就是Experient的员工了，之前她作为独立承包人和这家通信公司合作过两年。“我本质上属于Experient的员工，到这里来是为了满足客户的需求。”Cella说，“客户想要的服务内容全部写在合同里了，这也正是Experient想要我做的。”
虽然亚利桑那州HelmsBriscoe会议公司的几个员工只和一位客户合作，但是作为第三方选址和RFP（意见反馈）公司，HelmsBriscoe鼓励员工和更多不同的公司合作。
为公司工作的９３０人中很多有虚拟办公室，可以不到客户的公司里去工作。他们拿的是提成薪水，处理的案子越多，薪水就越高。
“每个员工平均服务于１２个客户”，Peter Shelly是公司的执行副总裁，他说，“客户基础越广，我们的员工风险就越小。如果失去一个客户，也不会受到很大影响。”
他补充说，HelmsBriscoe的许多员工喜欢和不同的客户打交道，这样他们就能组织各种类型的会议，碰到各种性格的人，甚至享受不同时区的工作。
公司对员工组织、策划会议的数量上不封顶，也不限制他们所服务的客户的数量，或要求他们一定要挣回多少利润。“他们完全根据自己的意愿来决定”，Shelly说道。
是否需要某位员工到客户的公司工作则取决于客户。Shelly解释说：“如果客户说‘派一名员工到我们公司工作吧’，我们第二天早上就会把人派过去。”
一种模式
Michele Snock是一位注册会议策划师，他是负责思科公司圣何塞总部以外全球差旅、会议和活动的经理，他成功地将公司1400次年度活动的执行服务和具体事情外包给了服务商。
“我们把技术层面的工作外包出去，这样我的内部员工就能把主要精力放在战略行动上。如：协调和配合、制度的制定和采纳。”Snock说道。她聘用了大约35位策划人员，她把这些人叫厂家合作者，他们在思科公司全世界范围内都有自己的办公桌。Experient负责处理思科在美国、加拿大和亚洲的会议事务，而美国运通公司已经被指定负责思科在欧洲的会议事务。
大约2年前，公司开始把以前由某部门统一的会议管理外包给了服务商。“当时”，Snock说，“外包给服务商是满足我们不断增加的需求的最好选择。很明显，既然技术公司的核心竞争力不是组织和管理会议，我们就需要和专业的会议策划公司合作，让他们长期为我们提供服务。现在，我们已成为一家注重会议成本最优化配置的一流公司，而不是只注重战术支持。”
当思科开始将会议服务外包给第三方时，公司刚刚实施会议统一管理制度，虽然现在有专门的会议部门负责策划活动，但也不强制。“很多公司取消了会议统一策划制度，每个公司只管自己的会议。”Snock说，“他们和自己挑选的服务供应商合作。没有选择服务商的指导方针，也没有人管理会议费用的支出。另一个极端是统一管理，所有会议都要通过会议管理部门来操作，这是强制性的要求。我们不是强制性的，用一个采购术语讲，我们是‘协调采购’。”
目前，大约35%的会议费用要受到总部的审核。“我们不得不向他们解释我们给公司创造了什么附加值，努力说服他们。”Snock说，“我有5个剧场经理，分别负责欧洲市场、美国/加拿大市场、印度市场、亚太地区市场和新开发的市场。他们非常支持我的工作。”
她不放过与会议花费有关的任何一点儿信息，目的当然是为了给公司省钱。这也是她要去外面购买会议策划服务的原因，寻找像Experient那样“永远坚持提供最好的会议管理服务”的公司。Snock坚持认为，既然第三方公司还有其他很多客户，与酒店和其他供应商也有密切的关系，与她自己的部门相比，Experient更能为思科省钱。而且，“他们还负责招聘和培训人员”，她补充说。
适应不同的文化
对于在客户公司工作的策划者来说，身处两种企业文化之中可能具有挑战性的。有一个会议策划者和M&C杂志商量过，要求不要在这里公开她的名字。她是一家第三方策划公司的员工，被派驻在一家大型制药企业服务。她每周工作2-3天（往返于家里和公司），由于她负责组织很多的国际会议，所以工作之余也需要随叫随到。但是，其它时间都呆在制药公司总部的办公室里。
这位策划者负责安排制药公司所有的活动，包括投资人的会议和产品推介会。“客户喜欢看到我们在办公室里”，这位策划者说，“但是在正常工作时间里，我只做国际会议方面的工作。他们非常尊重我们，也不过多地干涉，让我们做自己份内的事情。我将自己溶入到他们的文化中去，因为我需要了解他们的规章制度，知道什么事情能做还是不能做。尽管我们不是被招聘进来的，我只是一个在这里工作的外人，但是我觉得我们是在为同一个目标而努力。”
“他们完全接受我们，我们不是‘继子’，而是家庭里的一个成员。”她补充说。
Laura Cella被Experient派驻在一家通信公司服务。她是一位合同谈判专家，是通信公司内部会议组织者、行政人员以及其他想要为公司举办活动者的第一个联络点。这个公司的文化给她印象最深的是办公室的规章制度，如着装要求。“这里的一切都是职业行为”，她说，“无论公司内部发生了什么，我决不会私底下传播消息。我和人力资源、薪资福利以及其他员工没有任何关系。是的，我和他们公司的员工坐在一个办公室里工作。这并不是说我们相互之间不沟通——我们相互间都保持一种职业关系而已。”
当年StarCite公司为思科提供服务时，Louise Paul被派驻到北卡罗纳州工作，她觉得自己更像是思科的员工：思科付费让她获得了会议管理师证书，她赢得了思科2007年年度会议策划者奖；去年她在公司获得晋升也有思科的帮助。“我觉得和思科更近了，因为他们对我所做的事情很感兴趣。”她说。
现在情况变了，Experient已经接管了思科的合同。“我们现在完全成了Experient的员工”，Paul说，“他们让我觉得我非常受欢迎。虽然是两种文化交织在一起，但是已经发生了一些积极的变化。你不会感觉到你受到了规则的控制，而是两种文化的不同。”
从Experient的角度来说，Jerry Murphy更愿意外派的会议策划者和所服务的公司保持一点儿距离。“我不喜欢他们过深地陷入到客户公司的企业文化当中”，他说，“我认为你需要了解客户的文化，但是你得时刻记住你是一个服务供应商，你不是他们中的一员。”
“如果你不提供服务”，Murphy说，“作为公司，我们会失去客户，而你会失去工作。你会不知不觉就和客户走得很近了，甚至开始为客户谋取利益。你必须记住谁才是你的老板。”
发展空间
客户公司派驻代表可能听起来是一个没有职业发展前途的职位。但是，实际上也有上升的余地，Louise Paul就做到了。作为Experient的员工，她现在有机会担任公司需要的所有职位，包括到其他客户公司做派驻人员。
“在客户的公司里提升的可能性更高，机会也更多。”她说，“真的很有前途。”
至于那位外派到制药公司工作的不愿透露姓名的会议策划者，“在客户公司的职业发展可以走另一条路”，她说。因为客户和第三方策划公司会相互通气，而客户自己也有会议策划的职位。无论两个公司哪个需要招聘岗位时，她都会备受青睐。
在Maritz公司，Rhonda Brewer说，外派人员的加薪和晋升需要获得客户和Maritz的一致同意。
完美工厂
不是每个活动策划者都是天生就适合同时为两个公司服务的，他们中大多数人必须能够独立地开展工作。
在挑选外派人员时，Brewer says说，Maritz会找那些拥有丰富策划经验的人或比较了解客户公司企业文化的人。“无论如何，担任那个职位得有经验。”她说。
Experient公司的Murphy补充说，这很大程度上取决于客户公司的情况。“如果策划者是一个人孤立作战或被放到一个小团体中工作，我们就找做事情比较主动的人，他们善于自我激励，能够管理自己。”他说，“如果是在一个大集体中工作，我们只要找经验丰富的人就行。我个人总是喜欢有良好的客户服务技巧的人，因为他们一天８个小时都在客户的眼皮底下。”
“外派岗位需要有很好的协调能力，因为很多事情是在两个公司之间进行的。”Laura Cella说，“而你要能把两个公司分开来考虑，有些人不知道怎么向两个经理汇报。有些人觉得向两边汇报的信息不一致。在这个岗位上，你就是中间人，你要确保两个公司都满意。”
Paul补充说，她这个岗位的策划者还要具备灵活性。“一旦你完全理解了双方公司的业务是什么，你就没问题了。”她说，“不要梦想你某一天很快就会成为客户公司的员工，这种事情似乎还没有发生过。”■