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充分发挥国际化优势 努力打造高端主题会议酒店

2010年02月23日    来源:《会议》杂志    围观:7787次       


访珠海怡景湾大酒店总经理万人杰

本刊记者  |  张峰
  
  珠海,一个新兴的花园式海滨旅游度假城市,中国南海之滨的一颗璀灿的明珠。珠海地理位置优越,地接澳门,水连香港,是中国最早成立的四个经济特区之一。珠海冬夏季风交替明显,终年气温较高,偶有阵寒,但冬无严寒,夏不酷热;年日温差较小,属南亚热带海洋性季风气候。自然环境优美,山清水秀,海域广阔,有一百多个海岛,素有“百岛之市”的美称。在这个美丽的海滨城市,有许多高档的商务、度假、会议酒店,怡景湾大酒店便是其中很有代表性的一个。在我国会议市场快速发展的背景下,会议酒店市场竞争已越来越为激烈,这就要求各家会议酒店进行差异化定位,凸显自己的个性,怡景湾大酒店的“主题性会议酒店”就是很好的一种尝试。本刊记者就此专程采访了怡景湾大酒店的总经理万人杰先生。
  
  张峰:怡景湾大酒店是珠海乃至广东地区知名的豪华五星级全海景酒店,请您简要介绍一下贵酒店的基本情况。
  
  万人杰:珠海怡景湾大酒店是珠海首家国际化管理的全海景豪华五星级商务及度假型酒店,位于珠海中心地带,无论商务或休闲度假都极其方便。20层豪华典雅的大厦矗立在风景如画的情侣路中段,381间精心设计的客房和套房,设立了酒店业全新标准,宽大的落地窗将使您陶醉,另外特别值得一提的是酒店专门设有的健康客房,房间内配备的健康床垫、舒适枕头、健康水等等都让您切身体会健康的真谛。
  
  张峰:据了解,怡景湾大酒店是珠海首家实行国际化管理的酒店。请问,国际化主要体现在哪些方面?对会议组织者和会议团队有何意义?
  
  万人杰:怡景湾大酒店是首家实行国际化管理的酒店,它的国际化体现在酒店优质和个性化的服务,酒店从开业到现在已经经营了10年,而且一直在珠海市场保持着引导市场的地位,而且在珠三角地区和港澳地区有着良好的口碑和知名度。这除了是因为酒店拥有一批优秀管理团队外,更重要的是酒店出色的个性化服务,这就是国际化管理酒店所奠定的良好基础,以及核心竞争力。酒店拥有优质的服务其实是比酒店拥有先进设备的条件更加优越,更加能够一直不断地保持酒店的可持续性发展。对于会议组织者和会议团队来说,如果他们所选择的酒店具有国际化酒店的管理水平,那么对于协助他们成功举办会议是相当关键的,因为优质的服务水准,保证了酒店部门之间的良好沟通和配合,再加上专业的“会议大使”,确保了酒店能够满足会议团在举办期间的任何特殊要求,以及及时解决会议期间所出现的突发事情。
  
  张峰:怡景湾大酒店很重视会议管理与服务工作,并设有专业的“会议大使”为会议组织者提供全方位的服务。请介绍一下贵酒店会议管理与服务方面的特点。
  
  万人杰:怡景湾大酒店作为商务型酒店,客源类型除了商务散客外,会议团也占有相当大的客源比例,所以我们特别设有“会议大使”,目的是为了给会议组织者提供强大的服务后盾,为会议组织者在会议安排方面提供专业的意见,保证会议的顺利举行。会议组织者其实就是会议团队的核心组织者,负责整个会议的协调和沟通;我们酒店的“会议大使”就是酒店的核心组织者,负责整个会议团队接待的统筹,组织酒店各部门在会议接待前做好细节的沟通,保证各接待细节的落实和跟进到位,在遇到突发事件时,负责协调有关部门配合解决。总而言之,我认为会议组织者和会议大使的完美沟通和配合就是会议成功接待的“双保险”。
  
  张峰:怡景湾大酒店在会议市场上定位于高端商务会议,并努力打造“主题性会议酒店”。请介绍一下这方面的情况。
  
  万人杰:其实主题性会议酒店和一般酒店不同,在于它有一个明确的主题,会议主题的特色是我们酒店的主要卖点,既然是主要卖点,我们在会议接待方面就一定有能够吸引目标市场的地方,能够满足目标市场的需求。在打造“主题性会议酒店”方面,我们主要做了以下方面的努力:今年6月份我们率领销售队伍参加了香港国际旅游交易会,并着力针对商务会议资源进行拓展,由于酒店出色的服务、优越的资源和准确的市场定位,再加上酒店专业、资深的会议大使服务,吸引了众多购买商的目光,并引起了购买商的极大兴趣,而且参展首天就已经确定了中国海洋石油公司7月份的大型高端会议团的接待。在日常工作中,本人经常运用自己过往的销售工作经验,生动地运用过往的接待案例,组织销售人员进行技巧培训,在提高销售人员服务技巧的同时,也培养了销售人员个性化服务的意识,为高端商务会议的定位建立了优质的服务团队。
  
  张峰:能不能通过一个案例说明一下贵酒店会议接待的流程?
  
  万人杰:上海某汽车公司于8月6日向本酒店电话询价:
  1、房间需求:8月19日入住, 8月22日退房, 预计房间数量有80-90间/晚, 大床与双床各半,双床需要城景房,大床需要海景房;
  2、会议室需求:8月20日120人的会议室使用1天,8月21日使用上午半天,摆课桌式,会场需要搭建舞台并由酒店代制作背景板喷绘,需要租用酒店投影仪2台,无线麦克风2支,领夹咪6个,立式讲台1张并代订讲台鲜花1盆;8月20日30-40人的会议室使用上午半天,需要租用酒店投影仪。
  3、用餐需求:8月20日及21日中午用自助午餐,预计人数120人,保证人数100人,要求报价时开菜单。
  4、报价:针对客人的需求,以及与客人的电话沟通之后,会议销售人员于8月6日做出书面报价及自助午餐的菜单,一并传给客人。
  5、跟进与议价:传出报价后,与客人每天联络跟进会议报价确认情况。在此过程中客人会进一步确认一些会议细节。
  6、会议确定及协议签订:经过8月6-10日期间不断地与客人的跟进、议价和沟通,双方于8月10日达成协议,按照沟通的细节及达成的价格制作《会议协议书》传给客人并跟进签回,客人于8月11日签回协议书。
  7、会议通知:8月11日收到协议书后,按照协议内容于8月12日把会议通知单分发至酒店各部门,并于会议前召开沟通会议。
  8、客人入住:为保证会议团队的顺利入住及会议的顺利进行,公司会务组人员于8月18日提前入住,销售人员与会务组人员再次沟通和确认房间数量、入住时间、入住名单、会场使用时间、会场布置、用餐时间、用餐人数、指示牌内容、背景板内容、押金的交付、结账付款方式等所有细节。
  9、会议通知修改:经过再次确认,客人根据实际情况对房间的数量、会场的使用时间、租用的设备均有所变更,按照确认的情况开出《会议通知修改单》给相关的部门落实执行。
  10、会议期间过程跟进:按照客人的会议议程,与客人会议开始前、休息时、会议结束时、用餐等不同时间去加强与客人的沟通与交流,关心客人的入住及会议的进行情况是否顺利,了解客人对酒店的各方面满意度。
  11、结账付款:客人预计于8月22日中午十二点退房离店,为节省客人退房时的等待时间,销售人员于8月21日晚与前台收银整理所有的消费账单,并于8月22日早上做最终确认及核对,内部消费核对无误后销售人员再与客人做对账,客人确认消费之后于退房时至前台结账。
  12、退房离店:销售人员陪同客人结账之后,还需要到大堂送客,保证客人满意离店后,才能算整个会议团接待结束。
  13、客户满意度调查:会议结束后,销售人员跟进电话与客人沟通会议接待的情况,并把酒店的针对会议团的“宾客意见调查表”传真给客人,并希望客人把有关意见反馈至酒店,以不断地改善和提升服务质量。
  
  张峰:餐饮安排是会议接待工作中最为重要的内容之一,请介绍一下怡景湾餐饮的特点。
  
  万人杰:怡景湾大酒店荟萃多种美味佳肴,设有中餐厅、西餐厅和高雅的茶社。怡景轩中餐厅聘请名厨主理,提供传统的广东菜和高品味的招牌菜式。西餐厅特聘请瑞士籍厨师,提供各式精选的亚洲和欧美大陆菜式。同时,我们酒店除了提供传统西式、粤式菜以外,还提供正宗的川菜和淮阳菜,多样的选择可同时满足不同人士的需求。
  
  张峰:据了解,贵酒店在南京周边还有一个漂亮的度假村,很适合召开一些小型会议,请谈一谈这个酒店的情况。
  
  万人杰:怡景湾度假村位于江苏省句容市茅山镇,于2005年由深圳京能集团独家投资兴建,投资额几千万元,占地面积370余亩,是镇江市、句容市重点旅游项目之一,目前由珠海怡景湾大酒店负责全面的经营和管理。怡景湾度假村生态园是句容市唯一一所集教学、会议、旅游、休闲、度假、娱乐、服务于一身的现代化生态度假村,全国首屈一指。
  度假村内住宿、会议、娱乐设施一应俱全,适合各类中小型会议的召开。其中,新落成的会议中心可以容纳1000人开会,配有8个中小型会议室,同时可以进行视频会议.是机关、企事业单位,团体举办培训、会议、招商、度假的首选。■
  

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