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再谈国际会议

2011年06月28日    来源：《会议》杂志    围观：5625次       
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文  |  里奥 雅各布森      编译  |  李　　
　　
　　
在考虑国外的会议目的地时，公司的管理者和会议策划者应该知道些什么？　
　　
　　近两三年里，很多美国公司开始在国外举办他们的会议。但是由于现在经济正在缓慢复苏，联邦TARP（不良资产救助计划）救助计划对不占用政府资金的公司的支援逐渐被取消，公众不再关心这些公司在哪里举办会议了。对于那些有海外分公司和客户的公司来说，现在到了要开始关注海外会议的时候了。
　　现在太需要举办一次国际性会议了，上次国际会议还是两三年以前的事情了，意味着对经理级管理层来说，他们已经有两三年没有在一起研究战略和目标了，对于海外公司的员工来说，他们已经有两三年没有与其它国家或其他大陆的同事说话了。对于渠道合作商来说，他们有很久没有在一起讨论方法并了解即将上市的新产品了，而对于销售人员来说，他们也很久没有在大会上受到激励和鼓舞了。
　　“举办会议的效果在于你能把人团结在公司战略的周围，” Maxvantage公司的副总裁兼总经理史蒂夫?莫利如此说道。Maxvantage是位于路易斯安那州的马里兹旅游公司和美国运通商务旅游公司成立的一个战略会议管理联合公司。“面对面的会议有着重要的意义，公司必须认识到这一价值。”
　　还有，如果你好几年不出国门，你不会知道外面的变化不。以下是一位会议购买方对现在的形势和如何选择目的地的指导意见。
　　
缓慢前行
　　
　　“目前我们看到的事实是美国顾客对国外目的地的需求并没有快速回升，”莫利说，“奖励旅游方面表现较好，我们看到对国外目的地的需求更多了，但是会议方面，公司仍然很谨慎。”
　　“现在是买方市场，”他继续说，“是我们需要给公司的短期和长期旅游承诺服务的时候。挺过了这几年，到2013年，酒店认为他们会重新控制定价权。”
　　
　　他的客户中持此观点的不只是一家。NBTA（国家商务旅游协会）基金会在9月底出版了一份2010年行业市场调查报告，该协会的首席执行官克雷兹?本尼斯基说“商务旅行正在回暖，这是毋庸置疑的。公司正在准备 ”
　　NBTA基金会发现受调查的公司差旅服务经理估计，他们今年的国外费用支出上涨了13%，2011年还将再增加11.4%。
　　这些增加的费用里有多少是由于公司差旅增加贡献的尚不清楚。莫利说Maxvantage的个人商务差旅市场显示已经回到了2007年水平。
　　“我们看到商务差旅正在回升，但是团体旅游和公司会议增长较慢。”英格兰德海姆洲际酒店的全球销售高级副总裁史蒂文?鲍威尔也同意此观点。在想到自己已经制定的一个计划时，他补充说：“行业在好转，但是增速没有达到我们的预期。”
　　
预定时间提前
　　
　　很多会议策划者已经习惯了到最后关头才开始准备会议和活动，通常是由于无法确定预算。有些会议专业人员说，这是因为公司的会议策划者和管理者想在年底前把该年的预算全部用完。
　　对于需要精细策划的活动和奖励会议来说，“2012年的活动从现在开始就要进入讨论阶段了。” 伊利诺斯州迪尔菲尔德的WMI旅游管理公司总裁菲尔?姆林斯说，“会议预定时间更短了，提前1-4个月预定也不是不可能，但是提前12-24个月预定仍然是更普遍的做法。”
　　另一方面，个人商务旅行在增长，那些考虑去欧洲热门目的地出差的人数增长更快，这一情况意味着对前几年喜欢临时抱佛脚玩“即时”预定的公司会议策划者来说，他们可能没有随时预定的自由了。鲍威尔说，美国商务差旅最多的时间是周二和周三，会议也喜欢在这个时候举行。“如果你想把活动日期定在需求高峰时段，那么价格就没有商量的余地了。”鲍威尔说。
　　
不只是在房价方面获得好处
　　
　　坦尼亚?费尔德曼是衣阿华州一家绩效和会议管理公司ITA集团负责西得梅因地区的公司会议管理经理。他说：“不要害怕谈价格，他们需要你这笔生意。”
　　虽然鲍威尔敬告大家，欧洲的会议和活动策划者在违约赔偿方面不如美国策划者那么友好，但是很多酒店和其他国际供应商乐意在此问题上讨价还价，也愿意在已经降价的房费基础上再给些能减少活动预算的小优惠。俄亥俄州代顿的EIM（Excellence in Motivation）绩效管理公司的营销总监金伯利?霍尔特如此认为。
　　 EIM的奖励旅游、会议和活动旅游经理发现，很多酒店“正在推出优惠菜单”，顾客可以从中选择4-5项最适合他们需求的优惠项目。“这些项目超出了一般的优惠条件，”她说，“国际酒店的议价空间更大。”
　　这一情况同样真实地存在于高端市场。九月份，四季酒店推出了它的“为你订制”会议打包活动，提供的价格优惠包括——亚洲/太平洋地区参与活动的酒店房费起价120美元，欧洲、中东和非洲地区起价175欧元，同时还可以选择7个优惠套餐中的4项，包括欢迎宴会、每天的咖啡时间、每25个房间提供一个套房升级和房间违约费免15%。
　　在摩纳哥，所有蒙特卡洛SBM旗下的酒店和赌场与该国的其他酒店一样，加入了由摩纳哥国家旅游和会议局策划的一项活动——承诺为公司活动提供以美元计算的团体低价。为了提升合作诚意，提高附加值，它们还提供客房和会议室免费上网、免费使用温泉浴和健身中心、提供酒店和赌场之间的往返班车。SBM北美地区团体销售总监凯思琳?威廉斯说。
　　“我们并没有把团体价格降到超过我们的底线，”威廉斯提醒说，“我怎么会告诉客户我会给他们最优惠的价格，然后把房费降价40%呢？我们可以讨论别的优惠条件。我们的违约赔偿条件是最宽松的，尤其在淡季时。”
　　
空中旅行的烦恼
　　
　　“新出现的一个烦恼是坐飞机可不是什么愉快的经历，”莫利说，“航班很挤。我认为2011年机票价格会上涨。”
　　NBTA基金会的2010年行业趋势调查报告说，公司差旅服务经理有一个共同的认识：今年国际航班的经济舱和商务舱票价上涨了近3.25%，并且预期2011年经济舱还将上涨3.8%，商务舱还会上涨3.9%。
　　“空运一直有些问题难以解决，”姆林斯说，“和前几年相比，机舱空间没有那么大了，尤其是100-200人之间的飞机少了。”
　　除此之外，航班被取消的频率上升，加上很多国际目的地的航班数量减少了（尤其是二级和三级目的地，）这一切让空运成了大问题。莫利说：“航班成为了会议策划必须要考虑的内容之一。如果你错过了一天的会议，结果可能是灾难性的。”
　　虽然这样的情况“会让我们举办一次完美会议或活动的能力蒙羞，但是参会者是没错的。”■
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