风险管理必不可少，但是难度很大，它能让会议策划者远离吃官司的危险，而风险管理又往往被忽视。
根据《成功会议》的姊妹出版物《会议资讯》的最新研究结果，在350名被调查的会议策划者中只有16%的人认为风险管理极其重要，55%的策划者承认对于处理紧急事件他们毫无正规的对策。
虽然遭受恐怖袭击、传染性疾病或自然灾害的概率很小，但是会议策划者遭遇其它危急情况的可能性非常高，因此风险管理战略很有必要。比如喝醉酒的参会者驾驶高尔夫球车、获奖者从舞台跌落或发生火灾时需要从楼内紧急疏散等。在这些情况下，恰当的合同可能让事件结果相差万里，其意义可能是一场官司和一个闹剧或逸闻趣事的区别。这里《成功会议》杂志为会议策划者支招，告诉他们应当如何处理17种潜在的危险情形。
1、所有人都出去
如果发生必须撤离酒店的情况，那一定是十万火急必须立即撤离的时刻。策划者当然知道紧急出口要清楚标记、疏散地图要公开张贴、应急照明和灭火器要随时备用。但是“疏散情况从来不会发生在你准备就绪的时候。”Erin Peschel如此说道。他是俄亥俄州刘易斯森特Northpointe 会议中心的市场和营销总监。
在发生紧急情况时，参会者不可能有时间去细读贴在墙壁上的疏散说明，因此Peschel 建议每天早上增加一项“安全须知一分钟”的活动，让参会者快速了解附近应急出口、当地恶劣天气和其它相关信息。“这不是要吓唬他们，而是让他们了解情况。”
Peschel 说，“如果我们平时有了安全教育，发生需要紧急撤离大楼的情况时，人们会更加沉着冷静。”
2、地滑与跌到
如果参会者不幸滑倒，他的心情马上会跌到谷底，这一天都会过得很郁闷。如果发生这种情况，“我们会马上实施我们称之为‘照顾、关爱和共鸣’的计划。”休斯敦洲际酒店的安保主任Stan Alexander说。如果问题严重，参会者受伤了，应当立即拨打911 。
“我们也很想找出这类意外发生的根本原因。我经历的案例中有的是因为地上有水滑倒了， 也有因为高跟鞋的鞋跟底部没有橡胶，只有金属（螺钉）而跌倒的情况。”他还强调了一个必须注意的重要情况，就是跌到后参会者会很尴尬，他们会尽快离开跌倒现场。如有必要，可以收集证人的陈述和电话号码。
3、菜品说明要详细
“我们见过太多的花生、海鲜过敏症参会者，且过敏反应的严重程度正在上升。”Peschel说。虽然有严重过敏反应的客人一般会提前告诉酒店，Peschel建议会议策划者提前向参会者了解此事，让酒店知道某些必须特别注意的事项。
对于那些没有提前告知其有过敏症的客人，一定要将食物的所有原材料成分写在标签上——不能只写主要原料。Peschel说，由于现在的主厨越来越追求宴会中食物制作的新意，他们要使用各种各样的原料，其中很多原料的用量非常少，但是也足以引起过敏反应。
Matt Bencivenga是一名行政主厨，是Wolfgang Puck餐厅的合伙人，他补充说：“让员工知道对食品原材料都有所了解也很重要，这样他们知道每样菜品该如何分类。我们的做法是把菜单打印出来，重点标出那些含有过敏性原料，如花生、花生油、牛奶和谷蛋白的菜品。”