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德国会议业与国际会议业的发展趋势

2007年04月02日    来源:    围观:6268次       

文 | 应丽君

         

        从目前世界会议活动的总体布局来看,欧洲是全球会议经济中整体实力最强和规模最大的,德国、意大利、英国、法国都是世界级的会议大国。 
       
       德国地处欧洲中心地带,作为会议目的地其非常明显的优势是交通便利性。德国的机场系统,如被称之为欧洲交通中枢神经的法兰克福机场,建立了与世界各大洲十分便捷的交通网络。同时,德国具备良好的基础建设设施和舒适的旅行服务,以及各个城市高效率的会议执行能力与各种活动保障机制,另外,先进而完善的会议设施和组织服务能力,以及旅游、娱乐、体育和特殊活动等相关产业配套,丰富而独特文化资源使德国的会议业在国际市场越来越有吸引力。
       
        德国现有会议举办场所11,000个。其中,有10,000个为酒店宾馆,420个为会议中心与会展中心,330个大学。可供选择的各类活动场所大约有60,500个,与1999年相比增涨了10%。此外,大约有310万平方米的会议中心和140万平方米会展中心可用于做会议举办场地,而且还有75个企业会议举办场地和1500个特殊活动举办地。6%的会议举办地(656个),可以提供500人以上会议,对会议举办的服务质量越来越高,从酒店会议所占比例来看,85%会议集中在3~4星级酒店,与会者平均一天住店费用为100欧元。

              
       
       德国会议协会GCB(Germany Conferens Bureau)负责管理德国境内的国内外会议有关事务,它不仅是世界知名的会议业协会之一,而且在德国会议业的发展中也充分发挥了其行业管理作用。
       
       德国会议协会(GCB)1973年成立,原属汉莎公司一个专业职能部门,旨在推广德国会议活动,1974年属下30名成员与德国旅游中心合并成为会议局,1984年发展到120名成员,2004年已经成为超过200名机构会员,会员单位包括德国各类酒店、会议中心、旅游目的地、汽车租赁公司、活动代理以及活动提供商等。德国会议协会(GCB)在会议的组织者与德国会议市场供应商之间起着联系的作用,为会议事务的组织与计划工作提供建议与相关支持,也为市场提供联系人。网站主页提供会议地点、新闻在线搜索服务,同时还提供了德国指南以及其他更多信息。

       当今世界,科技迅猛发展,恐怖主义活动猖獗,未来经济压力增大,这些因素都将促使国际会议业发生巨大的变化,国际会议业将出现以下发展趋势。

1 实地会议活动,即面对面(F2F)会议继续占主流地位 

        会议是商界人士获取知识、接受训练和教育、不断充实提升自己的主要途径。F2F(face to face)会议形式,在激发人与人之间相互交流方面的作用要比虚拟会议好得多。头脑风暴、关系巩固和人际网络建立等更容易通过“面对面”的直接交谈而不是网络交流实现。互联网有其固有的局限性,不过,在web2时代,网络也带给人们许多的变化,致使会议的举办也相应的产生一些变化,如由过去主要以某个人发言为主,变为更加注重与会者之间的互动交流,给予听众更多的发言权等。

2 网络会议呈上升趋势 

        今天许多公司、协会和其他社会团体会把虚拟的在线会议(如电话会议、网上会议、视屏会议等)作为“面对面”开会之外的另一种信息传播渠道系统。因此在线会议的数量还会继续增加。像录像带、DVD与电影的关系一样,虚拟会议和传统类型会议相互之间谁也不能完全将对方取代,而是沿着平行的方向共同发展。其中网上投票可以帮助F2F类型会议扩大影响,提高会议营销的效率。基于网络、自带内置测试模式的培训,因其兼具可视性和费用相对低廉的优点而受到一些公司的青睐。网上营销工具(如在线会议营销)可以帮助公司开展营销和展示活动,使地理距离遥远的工作团队实现在线合作。今天的视屏会议工具,如“远程套装”服务技术等的运用,使参加网上会议的人比通过电视电话会议系统参加会议的人感觉更真实,更生动。

                                                

3 酒店业利润在未来一段时间难以增长 

        目前,酒店业正经历一场由会议产业引起的“巨浪”袭击,酒店开房率降到了30年来的最低点。同时网上购买使酒店能够为团队提供的房间数减少,这样会降低会议策划和承办商接待团队的数量,减少酒店团队客人收入,使会议策划者的谈判优势减小。从有利的方面看,酒店业通过使用新技术改善了生产管理,即使开房率创记录的低,酒店仍能保持一定的赢利水平。尽管世界经济会出现反弹,但基本的购买方式已经发生了变化。过度供给和网上预订的盛行,在未来的几年中将继续使酒店价格下降。

4 行业自发订立标准以提高效率 

        行业标准化行动,如由会议业协会发起的APEX(行规交流)行动,将在未来的两年中,成为会议业行业自律的标准,从而大大提高业内信息传递的能力。参与会议产业各方出现在同一电子网页界面,将使效率得到成倍增长。

5 移动和无线技术将为会议业带来变革 

        无线网络公司将商务旅游者及他们停留的酒店、机场和会议中心视为营销目标。东芝公司2003年在美国增加10000个WiFi接入节点。许多大型酒店公司都在酒店会议室、客房等处安装了无线和有线上网装置,众多的会议中心也正实施同样的计划。预测会议业将成为无线技术变革影响的最前线行业,其变革带来的影响不亚于计算机、互联网和网络技术对会议产业造成的影响。
        无线技术对会议业的影响主要表现在三个方面:今后三年中,多渠道高速无线上网技术(WiFi、蓝牙、3G技术)在会议场所将无处不在,为会议产业设计的种类众多的PDA(掌上电脑)工具的广泛应用正推动网络化和信息技术的发展,PDA与运用上述三种技术上网的手机将出现逐步融合的现象。参加网上会议者可以通过高速上网通道,进入设在专业网站的虚拟会议室召开会议,听众还可以通过网络发表和传递评论。熟练掌握这种技术的会议主持人和发言人可以通过网络提出问题,让听众投票表决。每一个与会者都被赋予了充分发表意见的权利,听众被动听讲的现象得到了极大地改观。

6 会议管理和营销将更多使用互联网 

        新技术的发展使人们方便地走到一起,让人们的信息交流与联系更加高效。大部分会议策划和承办者使用网络进行在线登陆,但他们中有许多人只是在近3年来才这么做。尽管会议策划人员对网络技术的满意度相当之高,但实际上他们中的大部分只发挥了互联网技术潜力的十分之一。对会议参加者来说,网上登陆意义不仅在于方便,更重要的是它帮助实现信息交流自动化、听众文件提交和一对一营销。这些网络工具允许参会人员提交图片、个人简历、笔记、摘要等。会议策划和承办者则通过使用这些工具完善会议预算,记录会议开销,大幅简化工作任务,为客户提供个性化营销,提高会议服务水平。 
        网上资源提供的有关会议场所资料,比纸质的指南所提供的资源更多、更完整。网络公司如PlanSoft的报告指出,通过该公司网址搜索会议场所的人次数在2002一年就超过300万。因此,会议策划者会越来越依赖网络寻找合作者,特别是会议的发言人。
        总之,一个国家的会议经济实力和发展水平是与该国综合经济实力和经济总体规模及发展水平相适应的。世界经济发展的不平衡性决定了世界会议经济发展的不平衡性。发达国家凭借其在科技、交通、通讯、服务业水平等方面的优势,在世界会议经济发展过程中处于主导地位,占有绝对优势。而发展中国家的会议经济受其国内经济发展水平的影响和市场规模的限制,发展得相对缓慢。

                     

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