文 | 马克·菲利普斯 编译 | 张灿
在过去的25年间，会议管理发生了突飞猛进的变化。行政助理、市场营销经理或人力资源经理独立外出的时候，经常会翻阅酒店的宣传册、预订以前没去过的活动场地。如今，会议专业人员拥有了一个提供全面完整资料“弹药库”，以方便进行活动场地的研究与选择、招标书的提交以及场地的可视化等。
可以帮助策划者们管理一系列公司活动的办事流程及在线工具都已经发展成熟，从而促使了整个活动策划的效率显著提升。据2010年PhoCusWright的集团和会议报告称，75%举办会议的公司（2000年这个数字还不到10%）表示场地调查、场地来源以及招标书的起草工作都是在线完成的，他们经常这么做，或者偶尔为之。
当企业纷纷寻找全新的方法来举办活动，并用高效率低成本的方式吸引员工和客户从而保证投资回报时，战略会议管理（SMM）的艺术和科学一直在革新。
战略会议管理的角色
在上世纪八十年代，会议管理往往是以一种分散的方式进行的，由不同的部门、地区和办事处按照不同的政策、使用不同的供应商来提供会议场所、空运、地面交通以及其他相关的服务。当谈及如何选择场所和供应商时，办事流程经常前后矛盾。酒店往往是根据个人推荐或者对品牌的熟知度而选择的，而不是依据成本或者服务质量。注册登记则是由人工通过邮件和电话完成的——这是一种耗时和昂贵的流程。
企业逐步开始加强对会议的计划（很像他们以前加强短期出差管理那样），制定了关于场地选择和团体旅行相关的采购政策。企业策划者还为会议制定了统一的标准，规定了注册和支付的流程；并且这些新方法也逐渐扩展到非专业的策划者那里。一些技术工具如采购、预算跟踪、注册模块等都进行了改进，用于预订及协调各项活动。
这些工具令会场选择和注册工作变得顺畅和标准化。通过先进的采购方案，企业能够指定预先审核过的供应商在陌生目的地选择会议场所，并使用之前谈妥的合同模板，从而降低花费和风险。
从2000年起，很多因新科技应运而生的工具的兴起致使作为战略服务提供商的第三方策划机构的出现。这种趋势已经反映在商务旅行行业的发展上，从一个个做旅行代理的网站发展成为少数几家大型旅行管理公司。在会议界，有几家懂得变通的服务商开始提供一种被称为战略会议管理支持的服务，经常通过小的第三方提供商作为补充服务来实现。
会议走向全球化
今天大部分大公司都已跻身国际市场。企业需要批准各国的供应商来选择会议地点并为他们的本地公司提供服务。然而，直到最近还有很多公司依然把会议策划和管理业务掌控在它们美国的总部办公室之下。
企业正逐渐向更加分散的模式转变，这就给了那些在EMEA（欧洲、中东、非洲）、亚洲、南美以及澳洲的分公司更多掌握会议的权力。针对会场选择、费用支付以及登记等流程，它们都有基本的、全球统一的指导方针来保证会议和活动符合总体政策。这种转变的兴起很大程度上是基于本地和区域公司对当地的客户、法律以及规则更熟悉的现实情况。当企业在全球化公司业务的时候，第三方战略会议管理公司也在做同样的事情—在世界各地雇用团队来为全球分布的客户处理不同时区、文化以及语言事务。
衡量投资回报率
由于企业已经广泛的采用了新的采购工具和采买方案，现在可以从越来越复杂的财务角度对会议和活动进行分析。而且这些分析还涵盖了一些基本的问题，比如在特定的某家酒店举办会议或者减少休息时间能给公司节省多少钱；越来越多的会议要根据它们的投资回报率进行评判。
作为变化的一部分，企业也在努力理解这种面对面开会的总体价值以及与会者是否认可会议的价值。针对参会者的会后调查也在进行，试图评估会议是否有贡献于企业的专业成长或者对于公司及产品的深入理解，是否为同事们更紧密的联系提供了足够多的机会，或者是否促成了一种达成目标的行为方式，比如增加销售额。
合并短期出差和会议
战略会议管理，直到最近，都有着自己单独的轨迹——只是短期出差管理政策和流程偶尔会发生交叉。然而，随着时间的推移，由于第三方供应商、技术有时甚至是企业内部基本目标之间的差异，出差管理与战略会议管理的团队之间的摩擦渐渐多了起来。
越来越多的公司整合了团队、政策、短期出差及会议、活动的开支，以便更好的平衡他们遍布全球的服务商。公司内部、第三方供应商以及出差旅行的应用技术都在适应这种新的革命。
当这些发生时，对于新的目的地、服务以及策划者综合能力的需求还会进一步增加。■