文 | Andrea Doyle 编译 | 谢蕾
会议中心对于会议环境是最有影响力的。而一个被称为“会议建筑”的创新概念，涵盖了比实际建筑还要多的范畴，还能提升开会的体验，把一个不错的会议转变为伟大的会议。
会议建筑是一个由内而外创造会议的过程，资深活动策划者泰瑞·布雷宁说。她是总部位于加州的布雷宁集团在恩西尼塔市的负责人，这是一家专门从事开发及提供会议效率的联营企业。她说：“这种方法看上去超越了物流管理的界限，从而拓宽了到达会议目标的方式，然后再对所得到了会议结果进行评估并为下一次会议进行修正。这是关于创造新方式，要比举办一次典型的会议更具长久的影响力。”
据布雷宁所说，开始时要先定义你想让与会者从会议中得到的变化、激励、知识、技巧以及关系，然后把这些信息转化成可以衡量的活动目标。“在会议的执行过程中，要把其他专业人士的最好实践经验整合在一起，比如环境设计，来加强学习和记忆的效果，”布雷宁补充道。
会议中心已经开始接受会议建筑的概念，其结果是，那些带有独特设计、复杂技术以及提供专属服务的设施已经将会议场所在各个方面全副武装。下面让我们来看看建筑概念是如何影响着会议执行方式的。
环境投资回报率
约翰·伯特顿，一家商业影响咨询公司——伯特顿联合公司的总裁，今年上半年他在国际会议中心协会（IACC）组织了一次探寻会议建筑最佳实践的年度会议——Thought Leaders峰会。与会者得出结论，策划者和会场经理们应该将更多的重心放在营造会议环境上来，这有益于产生可衡量的、令人激动的会议体验。
“一个成功的会议应该有不错的商业影响，比如在收益方面或是效率上的提高”，伯特顿说，“这也推动了物理空间、会议内容以及教育性的提升，它为会后跟进创造了一套系统。”
据出席此次峰会的与会者表示，目前对于策划者及会场经理们来说，协调会议期望目标与实际结果并产生恰当的会议体验比以往任何时候都更加重要。这对于战略合作伙伴的双方都是关键所在，他们能提出富有洞察力的问题并专心倾听。这也比仅仅提供物理环境、食物及饮料要复杂的多。
但是谈到会议场所，会议行业咨询师、培训师、服务商，还是位于华盛顿特区艾森斯图特协会的首席战略师约翰·艾森斯图特，对会议中心特别看好。
艾森斯图特说：“在营造对会议成功产生一定影响的环境方面，我相信会议中心要比其他类型的场所更有优势。他们对于诸如客户是谁、为什么开会以及提供什么服务能帮助会议取得更大的成功这样的问题很有兴趣。会议中心一直在适应性方面拥有优势，这里才有会议的氛围。‘是的，我们能做到，并且我们就是这样做的’。”
伯特顿表示“这种适应性绝大部分来自下面的情况：IACC认证的39项标准中有35项关注于会场的物理环境。“这些通用的标准确保了每一个会议中心都会采用业内最优的方法。”
杰夫·弗雷德伍德，是赫曼米勒公司的教育总监，这家公司位于密歇根州的西兰，是全球家具及办公服务的提供商。当谈及如何衡量空间利用率时，他提到了关于高效学习或高效会议空间的六大要素。它们是适应性、社会性、资源性、健康性、可持续发展性以及鼓励机制。
“这六大要素很重要，如果你拥有了全部要素，那你要感谢上帝了”，布雷宁说，她又接着补充，“会议策划者的责任是要判断六大要素对于她的团队来说哪个最重要。”她知道会议场地如何使用取决于会议的整体目标，以及特别会议的目标、听众的组成（人口统计、心理统计）、会议的长度还有会议的形式。
发挥作用的六大要素
下面来看看高效会议空间的六大要素以及它们是如何在会议中心发挥作用的。
1. 适应性
“会议中心里的任何空间都是潜在的学习场所，因此所选场所都应该适应用户的需要。除了学习之外，适应性强的场所还支持合作仪式、联谊会以及社区活动，这些对于有效学习和会议体验都是非常关键的。”福雷德伍德说。
将放松的讨论区和学习区混合在一起，根据需求扩大或缩小空间，私人空间或者集体空间应该共存在同一个地方。福雷德伍德说：“室内陈设摆放需要随时移动和变化以支持即将到来的紧急任务。家具、科技和外形本身都要能够从演讲模式变化成为合作签约仪式的场景、晚宴的环境或者社交活动的场合。”
在密歇根州霍兰的金盏花学习中心（MLC），赫曼米勒的会议厅上专为学术演讲设计的。这种会议厅的适应性包括可以进行多重摆放的桌椅、可多种摆放并能卷起的墙体表面以及能够支持做陈述和分享的书写板。
艾森斯图特表示适应性强的会议中心在设施空闲的情况下，允许大家使用大堂、会议休息室，宴会厅，酒吧以及可用于集合的室外场地。但是她又补充道，“这涉及到与会议中心之间大量的协商谈判，来确定具体使用的场所和时间。”
因为它们的适应性，会议中心特别适合多种模式的会议，例如开放空间技术，这是由哈里森·欧文在1985命名的。开放空间技术是一种使与会者聚在一起设定主题并讨论的方法，收集想法及思路，并获取信息以供更大的团体使用。“这很简单又很复杂”，艾森斯图特说，“这在会议中心做起来更容易些，因为它们有足够多的聚会场所。”
2. 社会性
“学习是一项社会活动，为客户、服务性公司以及员工创造相互接洽的机会是至关重要的。当大多数会议中心都提供社交场所时，计划好如何能够为当前和将来的需求提供最好的支持，是非常关键的。”福雷德伍德承认。
金盏花学习中心（MLC）通过提供社交场所为开会期间、会中休息以及两会间歇提供不同互动水平的支持。可以使用户外、虚拟和物理接触的多种途径，允许客人在会议室以外的地方非正式地继续他们的工作，而且还保持与会议室的联系以完成手头上的任务。
《会议观察》是一本由位于维吉尼亚州里斯堡市国家会议中心编订的系列白皮书，在其秋季版上披露，为了使会议场所变得社会化，与会者可以参与到学习过程中的会议场所一定会鼓励那些即兴的而非正式的团体。白皮书的重点是关注会议的未来，包括社交场所及设计。
艾德里安·思嘉，《有效会议：创造人们喜欢的活动》的作者，他的观点被收录进了白皮书中。根据他的观察，公司现在都遵循着一个所谓70-20-10的法则：70%的成年人学习是通过有其它同学的社会学习来完成的，20%是通过自学的方式比如阅读书籍或者文章来实现的，而只有10%是通过正规学习完成的。
根据白皮书的信息，社交场所使得合作和学习成为可能，这是现今会议设计的关键因素。
3. 资源性
“有资源的会场能促进当前及将来对资产的合理使用，”福雷德伍德说。
国家会议中心丰富的资源和广阔的空间让会议策划者在使用场地时拥有更多的灵活性。尽管这个场所是专门用来为公司、政府以及非盈利组织进行培训和开会的地方，但会议中心的规模依然使其具备主办其他领域多种活动的能力。
国家会议中心的销售和市场总监艾瑞克·惠特森说：“我们专门承办会议，这使我们拥有更多的相关资源。我们喜欢为会议中所有可能出错的地方上保险。”无论是演示发言稿的问题、音视频设备出问题还是连接出错，都没有关系。惠特森指出他的AV电信团队有10个专业人员，这让他能够在问题出现时可以随时调遣维修。
艾森斯图特能清楚地记起位于加州圣克鲁兹市沙米奈德会议中心的工作人员的机智灵活。她不仅在这里组织过会议，而且也作为参与者参加过在这里举办的活动。有一次她参加的年会是酒店业的女性聚会；这项活动已经在沙米奈德会议中心举办了8年。
艾森斯图特说：“作为策划流程的一部分，沙米奈德的员工询问了所有人关于我们所戴帽子的不同之处。当我们进入休息区看见天花板上挂着一串各式各样的帽子时，我们都震惊了。后来我们才知道这些员工被要求带来他们最与众不同的帽子。几年后的今天，这就是资源。”
4. 健康性
健康的空间包含了符合人体工程学原理以及有利于保持身体健康的设置。“然而，这一点也许对很多人来说是显而易见的，要考虑到那些能有利于安全、舒适并能为客户留下深刻印象的所有因素，这是非常重要的”，福雷德伍德说，“空间的属性包括有效的照明、空气温度、空气质量、人体工学的工具以及其他。如果没有做好其中任何一点，都会分散与会者的注意力，还会为活动的总体印象带来负面的影响。”
5. 可持续发展性
福雷德伍德说：“可持续发展的空间对于外部世界和内部质量都有影响。这不仅仅是使用环保材料。要让会场能与当地的环境和社区良好互动，并能支持很多不同的活动。可持续发展是非常灵活而且适应能力强的。”
克里斯汀·居里是威尔德曼集团的总裁，公司位于南卡罗来纳州的查尔斯顿，专门从事会议及会议中心的开发和管理。居里注意到，能源和环境设计领导力（LEED）认证系统是绿色设施的黄金标准，一旦有公司在达到LEED黄金标准的建筑内召开会议，他们也会期待自己的会议达到与这栋大厦相同的节能标准。
作为一个成功的范例，居里提到位于北卡罗来纳州的加斯托尼亚会议中心目前还在建设当中。这栋大楼计划十一月开业，也在申请LEED黄金标准认证的进程中。“在加斯托尼亚开会的公司将会知道他们组织的活动会对社区产生积极的影响。会议中心已经创立了加斯托尼亚合作项目，当地的企业可以申请与中心的客户一起工作的机会，分享资源并在深度投资到社会中。” 居里说道。
6. 鼓励机制
学习场所需要促进思考。“振奋人心的环境能吸引我们。这是我们想呆的地方，”福雷德伍德说。
1938年开业的Monona Terrace位于威斯康辛州麦迪逊市中心的莫纳湖边，鼓励机制曾经是其最初愿景的一部分。“Monona Terrace最初是由弗兰克·劳埃德·赖特设计的，体现出了他并不为人所知的有机建筑风格，赖特优先考虑的是把外部的环境带进室内。他扫荡式地观察了许多房间，使用了大量的透明玻璃，使得自然光线充分进入大楼内——这不仅仅是窗户的功劳，也是因为玻璃内墙的缘故。此外，其他弗兰克·劳埃德·赖特的元素也激励了思考并引入了创新性讨论的氛围。” 会议中心的社区关系经理弗兰·普利欧解释道。
并非所有的中心都受到赖特的影响，但即便是很小的改进也能激发与会者的热情。艾森斯图特记得在沙米奈德的一次会议，当时她在迎宾注册区工作。“一位会议服务的女士从旁边走过，看了一下，然后回去拿来了一瓶鲜花。这一举动彻底改变了这里的外观和感觉。”她说道。
把所有要素放在一起
福雷德伍德说：“当看到众多的研讨和会议在金盏花会议中心举办时，我们已经证实了六大要素中每一种因素所起的关键作用。对空间的有效设计确实会影响发生在这里的互动。会议中心里的任何空间都是潜在的学习场所。除了学习之外，适应性的场地还支持聚会、联络和社区活动，对于一次有效率的会议而言一切都是至关重要的。”
有效的会议和学习场地的设计可以利用“4P”法则进行开发，这是福雷德伍德对他的客户使用的方程式：人+教育（培训）+场地=可能。这个公式能帮助检测关键利益相关者的需求是否被满足，他们也能是与会者，也可以是为了某种学习计划来到会议中心的。
福雷德伍德说：“有一句俗话说，‘你上了大学才能拿到学位，或者先得上课才能受教育，’”虽然这句话最初是用来鼓励在学校学习更多的知识，但我们可以很容易地把它用到会议上。“当你为客户设计一个会议或者学习体验的时候，你要考虑整个会议的体验，这是非常关键的。”
鲍勃·迪恩，曾是好几家大型公司的首席学习官，其中包括安永会计师事务所，也是许多会议中心的长期使用者。他说福雷德伍德的有效空间六要素应该用于一个主要的目标上：“用一种能够让客户及目标利益最大化的方式来定制所有的空间。”
他建议会议策划者跟会议中心要求，以提供一些曾经应用了六要素的会议样本。“要求看一些有意思的会场照片。那样，策划者就能够看到真实的场景以及他们是如何从中构建自己的会议经验的。这样做，会场联系人都变成了会议建筑师，从而成为活动中真正的合作伙伴。”■