文 | 埃里森霍尔译 | 罗军
你还在等待律师行送回签好的合同吗？
设想一下，如果能跳过流程和那些棘手的条款、条件，只需与你的供应商确认一下现场细节就能完成合同的情形。如果有一份“总服务协议”（MSA），这种情况就完全能实现，也就是说你只需和你的供应商经历一次讨价还价的过程，以后的合作只需填写一份极为简单的文件——工作内容说明即可。
“一份MSA可以带来高工作效率和一致性，且你只需和供应商谈判一次”，ACCESS目的地服务公司的CEO克里斯·李说，他的桌子上时常摆着多份待审阅的MSA。
Goodman Speakers Bureau的负责人、注册会议专业人员戴安·古德曼曾经与5家企业客户签订了MSA。经验丰富的她认为:“很多公司都已经与主要的酒店签过MSA了。过去几年中MSA已渗透Speakers Bureau、目的地管理公司以及其他供应商中。”
你何时需要一份总服务协议（MSA）？
美国ING公司的采购专家、总服务协议专家提姆·麦肯纳建议：创建一份总服务协议（MSA）取决于需求。在ING公司，当花销超过一定数量而会使公司承担一定程度风险，或者有大量活动来自单一的供应商时，需求就随之产生了。
麦肯纳给我们举了一个例子，如果他手中有多个合同都来自同一家国内的供应商，这时他就会与那家公司联系并寄去ING公司的合同。然后双方根据合同内容反复协商，直到双方都满意为止。
使用总服务协议（MSA）不仅能节省时间，而已策划者还可以避免其它一些情况，比如只是合同阶
段的一个障碍条款，而花费了大量时间与供应商处理合同细节上的大量工作等。总服务协议（MSA）的有效期通常是两到三年，并且还可以逐年延长。戴安·古德曼说：“我们给律师发过去一份会议演讲合同，而律师不喜欢处理这样的文件，以致会搁置几个月时间。而总服务协议（MSA）简化了这个流程，因为你已经进入他们的系统中。”
总服务协议（MSA）的内容包括哪几项？
完成一份总服务协议（MSA）所需的时间长达四个月。所达成的条款可能包括付款细节如保证金要求、支付时间表等，责任，不可抗力，损耗以及保密性。
古德曼认为：“解决问题是双方共同学习的一个过程。比如会议演讲者往往对照片和视频有严格要求，然而公司却往往喜欢用更自由的方法来记录他们的活动。我不得不向会议演讲者说明他们需要保护自己的专利内容。每一次我们都能顺利签订这些条款。这个过程既费时间又单调乏味，但是却能帮助采购者了解我方业务上的各种要求和变数。”
Kouni目的地管理公司执行经理梅根·麦克斯基介绍到他们有很多总服务协议（MSA）已经准备就绪，并且这些总服务协议中最常遇到的都是关于“是否接受信用卡”这一问题。许多公司都愿意使用信用卡付费，因为既便于报告又可以积分。但是很多目的地管理公司却不愿意接受信用卡支付方式，因为他们不得不为此支付3%~4%的费用。如果公司选择刷卡支付的话，目的地管理公司便会再单独报价。目前，一些新科技系统的公司，比如Ariba可以接受直接的电子支付，而不需要支票或者信用卡支付。
使用MSA的意义
ACCESS公司的克里斯·李把总服务协议（MSA）的应用看作是企业发展变革的一部分，该变革从众多公司十几年前第一次会议管理项目就开始了。会议策划者们开始跟踪花销，并需要平衡好花销，后来发现使用单一而非多个供应商能够给他们带来更好的服务和价格，并且不用每次都去培训不同的供应商，省去了培训的时间和人力、财力等。同时，供应商的地位也得到巩固，特别是目的地管理公司，这些原因都使得总服务协议（MSA）的制定变得简单、便捷。克里斯·李欣慰的说：“我们不再同时使用来自全国各地的25家供应商，不用去通过25次法律审核、记25次账目、采购25次，而只需做一次风险审核和保险审核。对我而言，一份MSA就是一种表达的方式，‘如果我们是合作伙伴，为什么还要每次都谈判呢’？这是在我们行业进化中非常自然的一步。”
提姆·麦肯纳注意到，并非只有全国性的大公司才能与你签订MSA。另一种与独立目的地管理公司合作的选择是使用由国际目的地管理协会制定的标准合同文本。你可以从ADMEI Website上下载此文件。■
小贴士
什么时候选择总服务协议是正确的？
如果你经常合作的供应商是酒店、目的地管理公司、会议演讲机构、生产公司、视听设备公司，建议使用总服务协议（MSA）。