文 | Loren G. Edelstein 编译 | 丹瀛
如今企业的会议管理达到了怎样先进的程度呢？由M&C杂志及其姊妹杂志《商务旅游信息》发起的新研究显示，在美国，只有36%的受访公司会进行战略会议管理。事实上，在会议方面，295家受访公司去年平均每家公司在会议方面花费了1070万美元，但其中51%的公司没有指定专业会议管理机构或者自身没有专业的会议部门。
这些是第一次战略会议管理与强化研究的主要发现之一，在此次研究中，会议专业人士、一些旅行社和会议高管整合并研究了会议消费、政策、强化方面的工作。此次研究是由M&C、《商务旅游信息》杂志和《方程式研究》联合进行的，由《活动交流》、《卡尔森嘉信旅游会议》联合提案。研究结果是结合各行业会议花费交叉制表，包括航空航天/国防、通信/娱乐、咨询/会计、金融/保险、技术、制造、医疗/医药、化学/石油等诸多行业。
会议花费不断上涨
2011年，每家企业平均花费了1070万美元的会议费用。花费最高的行业当属航空航天/国防企业和咨询/会计类企业，前者平均花费1460万美元，后者则高达1540万美元。
与前一年相比，40%的公司表示，2011年他们的会议总开支增加了，24%的公司会议花费降低，另有36%没有变化。
今年，53%的公司预计会议支出会年复一年出现增长，他们估算自己的公司将会比去年增加约11%的会议支出。
54%的受访公司认为今年会议出席者的平均费用将较去年上涨。另外31%的人认为将与2011年持平，还有15%的公司预计每位会议出席者的费用会降低。
2012年，57%的公司在酒店赊账举行会议或进行短期旅游活动
36%的公司会对投资做收益计算
纵观各业界会议花费——2011年企业会议活动平均花费
通信业/娱乐行业 $15.6M
顾问/会计 $154M
航空航天/国防 $14.6M
医学/药学 $14.5M
科技 $14.4M
金融/保险 $10.9M
加工制造业 $8.5M
化工/石油 $8.4M
其他 $8.8M
各行业总体情况 $10.7M
2012年相较2011年来说，美国会议出席者费用将呈现何种变化？
增加 54%
减少 15%
不变 31%
旅行和购物
近三分之二的受访公司设有旅游管理人员或者旅游管理部门，这样的人员和部门都或多或少的参与到会议管理工作中来。有27%已明确表示公司的旅游部门已经越来越多的涉及会议事务。
与之相似的是，采购部门与会议方面事务也有密切关系，44%的受访公司也这样认为。26%的公司表示近期采购部门对会议的影响力不断增强。有三分之一的公司认为，采购是服务于会议管理的工作之一。
各行业汇总 美国各行业公司进行战略性会议管理的比例
顾问/会计 57%
通信业/娱乐行业 50%
医学/药学 43%
金融/保险 42%
科技 39%
加工制造业 32%
化工/石油 20%
航空航天/国防 9%
其他 36%
各行业总体情况 36%
以下哪些会议活动的方针为您公司所用呢？
对每场会议都要求高级水平 44%
对会议卖家有倾向性选择 27%
要求运用标准的会议提案 20%
指定会议组织方 19%
会议工作整合
三分之一的受访公司已经对会议工作进行了整合，然而只有24%表示其会议资料会集中整合，另有24%对会议的采购工作进行了整合，47%没有进行过会议管理工作的整合。
为什么会有如此之多的公司未对会议工作进行整合呢？最常见的原因有：公司机构分散（40%），会议组织者过于区域化（32%），缺乏高级管理层的支持（22%），人力资源不足（20%），另有20%正在筹划会议工作的整合，但尚未开始实施。
所在公司的会议管理工作是否涉及以下活动？
与会者签到 65%
支出平衡工作 65%
活动签到 63%
数据分析和报告 58%
网上会议预订 56%
参会者花费预算工作 53%
会议设备预商谈 49%
会议灵活度调整 46%
运用远程会议管理工具 44%
降低风险，预防突发事件 39%
使用会议卡 37%
定期播报 37%
需求管理/审批 32%
会议花费预商谈 25%
所在公司是否设有专门的会议管理人员/部门?
设有会议经理人 34%
设有会议管理部门 28%
没有 51%
技术支持
在当今会议中普遍用到的高科技手段有：网上机票预订（54%）、网上酒店预订（50%）、注册参会（47%）、电子认证系统（38%）、国际日历（36%）、网上会议厅预订（30%）、预算管理工具（28%）。
受访者情况总览 以下会议相关活动中，哪些是由您决策？
选择会议酒店或其他地点 61%
选择会议目的地 55%
酒店合同谈判 51%
选择交通方式 48%
计划会议日程 46%
选择会议技术工具 45%
会议前提条件 43%
明确会议目的 42%
进行/审批会议预算 38%
选择会议目的地管理公司或者其他第三方 35%
审批航程合同 26%
商讨航程合同 25%
以下哪项最能符合您所做会议工作的角色？
高级管理者 19%
会议组织/协调角色 14%
会议管理者 14%
采购活动管理者 10%
会议活动（副）总管 8%
旅游活动（副）总管 6%
交通活动管理者 1%
其他 8%