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上航会展协办2012上海“设计之都”活动周

2012年11月13日    来源：    围观：1346次       
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     以“设计点亮生活”为主题的2012上海设计之都活动周11月1日在上海国际会议中心拉开帷幕。开幕式上还举办了以“设计与城市转型”为主题的高峰论坛。全国政协副主席厉无畏在高峰论坛上作主旨演讲。上海市委常委、副市长艾宝俊、联合国教科文组织副总干事Getachew Engida出席
芬兰经济事务部长尤里•哈卡米斯，世界创意领域知名学者、多伦多大学罗特曼管理学院教授理查德•佛罗里达，清华大学美术学院教授柳冠中等中外嘉宾在论坛上发表演讲。上海第一财经频道全程转播、东方网现场直播。
    本次活动的是一项国际性盛会，各界领导非常重视。上航会展为了能够做到尽善尽美，主动揽下了一些原本不属于会议服务的工作安排，包括整个活动的前期工作；例如组织例会，做会议简报、邀请嘉宾等。因此，上航会展从最初的会议服务商转化为整个活动的协办方。
    在整个活动的服务过程中，上航会展面临着筹备时间紧，邀请嘉宾难度高的双重压力。一方面，这个项目8月底才刚开始启动，要在短时间内拿出策划、场地布置方案、并落实场地、嘉宾、执行流程等个各项细节。另一方面，此次邀请的演讲嘉宾是国内外的知名教授和政府官员。在时间、行程、演讲主题、住宿安排上需要反复沟通，数次确认。同时，与会人数控制也很关键。 因为场地座位有限，既要保证会场的满座率，也不能超过固定座位数。上航会展工作人员为此发出了几百份的邮件和快递，打了2千多个确认电话。活动最终在嘉宾们热烈的掌声中结束，对于上航会展来说，这是对我们的努力工作最直接的肯定。
    提高服务意识，充盈服务内容。从活动的服务商转化成活动的协办方， 是客户对上航会展充分信任的表现。
    会务中心副经理刘芳也指出，成功举办一项活动，需要掌握以下几个关键点：1、计划性：就是制作一张时间计划表，明确所有的时间节点，制定每周计划。并在计划中列出，已经完成什么、正在做什么和即将做什么；2、步骤性：就是制定一套完整的实施步骤、执行流程。明确先后执行顺序和各个环节衔接；3、全局性：就是要从整体考虑问题，不要因为一个小细节而忽略整体方案。懂得主次之分，根据轻重缓急执行。
    经历了这样一场国际盛事后，上航会展也从中看到了自己有待提高的地方，例如邀请嘉宾时的沟通方式、针对外宾的接待流程、兼顾中外嘉宾的需求等。上海会展希望以后能承办更多的国际性会议，使上海不仅成为“设计之都”，也能成为“会议之都”。（张佩晶 ）
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