文/Cheryl-Anne Sturken
编译/刘俊
Maurits Coppenrath担任亚特兰大的北美保时捷汽车公司售后发展经理一职，同时也负责公司地区会议、促销活动和年度拉美和加勒比海地区的奖励旅游项目，因此他表示自己根本无暇顾及会议合同细节，他将这些细节工作则全权交给了亚利桑那州斯科茨代尔市的汇伯机构，让第三方策划机构这些工作。Maurits Coppenrath表示，“每家公司都有自己的法律条款。汇伯花了时间学习和理解我们公司独特的合同签订流程，如我们会为什么买单等。操作方式从来都不是反复不定，相反他们有一个整洁、高效和恰到点子的模式。”
全球经济发展的快速步伐，促使各种身价几亿美元的会议的出现，越来越多的会议策划人员将目光瞄向第三方公司，以期获得从项目开始到结束的一条龙服务。另外，这些第三方机构已经逐渐发展成为购买力强劲、客户覆盖面广的国际实体，他们已经有能力改变时局，能够让各大公司和会议旅游局重新评估自己的商业运作模式，尤其是在集体销售和市场营销策略方面。
尽管连锁酒店和会议旅游局相互角逐，都希望进入企业的会议部门以增加自身在集体市场的份额。第三方机构已经进驻该市场，但不提供针对各种功能的建议和其他诸多作用。
第三方机构的吸引力在于拥有其商业优势和能够适应不断变化的客户需求能力。近几年，第三方策划公司已经打破了只提供传统选址辅助的瓶颈，继而向那些缺少时间、预算和人力物力的会议专家提供帮助，包括控制支出，增加收入，合同技能，最佳时间指导原则，和与政府打交道的诀窍。
下面罗列的三点可以有助于读者更好地了解第三方机构在会议策划过程中自身演化和产生的影响。
缓解风险。自2009年到2010年初，恰逢经济衰退期，会议经济及会议周边产业一落千丈。美国大幅削减了旅游支出，Experient的财务经理们旋即改变了策略，重整旗鼓。位于俄亥俄州的第三方机构Twinsburg没有忙于集团事务，转而全力应对客户面临的晴天霹雳：62万美元损耗赔偿。幸好Twinsburg与出事酒店有十几年的合作关系，加上自身在解决战略问题方面身经百战，最终帮助客户减免了合同规定的91%的义务条款，这不可不说是超大规模风险的减免。
Andy Smith是该公司财务团队的高级副总，他说，“上述成绩不是闭上眼睛，挥动魔棒取得的。我们能做到这样是因为我们完全拥护‘第三方’这一概念：我们时刻关注酒店合作伙伴和客户的需求，因而可以提出令各方都满意的方案。”
对行业人士来说，当购买力足够强大，足以充当谈判筹码，也将大有裨益。2011年，Experient和母公司Maritz Travel合作预定了640万个住店数量，仅此举就能产生超过2亿美元的开支。2亿美元是什么概念？它比蒙古国的国内生产总值还多。因此，谈判桌上，任何一方都无法对此视若无睹。
合同签订助推器。对很多第三方机构来说，为签订合同而精心准备和微调合同内容已经成了其服务标准。原因很有可能是因为以汇伯会代表的公司，它们的创始人基本都有酒店销售的经历，因而他们能够充分挖掘出积累的合同签订经验来为其服务。这种优势对日后的会议客户和酒店合作伙伴都价值非凡。事实上，有些第三方要技高一筹，因为它们将合同签订的秘诀作为其价值观的保障。
洛杉矶的ConferenceDirect公司就是典型例子。2年前，该公司大胆创新，在其员工培训项目中自创并推出了“合同证书”的项目，该公司的350名非正式会员必须持有此证书。正是这些人，他们在2011年共签下了8000个会议合同，而且这种创新实践已经不止一次“开花结果“。
Denise Beran是迈阿密国家帕金森基金会的项目经理，他表示只有在第三方机构扫清签订合同的所有障碍之后才会签字。但情况也并非一直如此。在Denise Beran外包合同之前，她曾浪费过大量时间，也为解决合同承受过极大的压力。而现在情况不同了，她表示，“至合同签订到交付尾款期间，不论哪个会场与我方有纠纷，我只需打个电话给我的卖方，他们就会解决所有问题。”
在制定完善的法律合同时，解决合同纠纷这项条款很重要。在这方面，以第三方机构与酒店的合作关系，第三方在解决经济纠纷时会帮到大忙。2011年，亚利桑那州斯科茨代尔市的Global Cynergies公司正是利用这个优势压低了一家企业需缴付的高昂损耗费，当年，该企业高调宣传的全球知名会议成为了欧元危机的直接牺牲品。因为Global Cynergies公司和案例中的酒店有长期的合作关系，双方可以深入磋商，并最终以客户与酒店签订合约举办另一项会议的方式弥补了酒店的损失，这才逃过了处罚。
数据存放。用“知识就是力量“形容第三方行业再合适不过了。它们独享的内部网络拥有海量数据，有的甚至是几十年的数据。所有这些数据都可加以运用，满足客户提出的建议。第三方不仅能提供各家酒店的信息，也能对品牌进行比较，按照城市和州比较分析预定模式，创新表现和等级等。
企业会议策划人、Exprient战略财务服务和行业关系部门的高级副总Gary Schirmacher表示，“早在20世纪90年代我们就开始评级工作了。我们的服务涵盖会议的方方面面，我们就连饮食排名也都列在内。 “
Maurits Coppenrath认为汇伯所掌握的数据深度正是其价值最大化的表现之一。他说，“汇伯的数据库极大地帮助了我选择城市和会议场所，假如我要去芝加哥做选址考察，我可以因此减少3晚的行程，或者节省3小时的网上调查时间。”