文 | M&C Staff 编译 | 刘剑
许多会议组织者常常要求以更小的花费做更多的事情，但是减少花费并非指过分吝啬，有时候也指将在一方面省下的钱,在另一方面花得更有意义，更精彩。M&C的编辑们将这些省钱的好方法编辑在一起，希望能帮助会议组织者将他们的每一分钱都花在刀刃上。
1:使用道具室内的物品。大多数酒店有专门的道具室或者储物间存放以前活动剩下的装饰物品。询问一下酒店的会议服务经理道具室里面是否有你需要的物品，以及你是否可以检查一下这些物品是否可以用在你自己主题的聚会或接待活动上，通常情况下这些物品可以无偿借用。
2:使用照片作为中心装饰。在最后的狂欢之夜，收集活动摄影师用以制作照片树而拍摄的各种瞬间精彩照片，这些照片也可以当作中心装饰。这一技巧可以节省您至少50%中心装饰的花费。
3:选择水果以代替鲜花。另一个可以节省中心装饰花费的方法是将水果或者蔬菜有创意的放在一个清洁容器内，这个方法比起使用价格高企的鲜花可划算很多。大胆的想象一些将时令因素考虑在内的搭配方法：秋冬使用苹果和蔓越橘，而柠檬、酸橙以及橙子可以在相对温暖的季节或气候条件下让会议桌或者自助餐桌的摆台变得色彩鲜艳。
4:让灯光照明变的更有创意。节省照明费用，使用以电池为能源的LED 板作为房间或者舞台的光源。而用LED板的一个特别便利之处是使用者可以通过按键轻松地改变光源颜色。
另外，在节省资金的前提下如果想让房间看起来高端大气，可以考虑使用投影图版，即将可重复使用的局部图版放在墙壁或者地面灯光前以投射出特定的形状或者Logo。很多公司都可以为客户设计特定的投影图版。
5:重视玻璃器皿的使用。使用一个“特殊的”玻璃器皿使会议桌面显得高端大气（比如彩色的或者是镶金边的玻璃器皿）， 而其他玻璃器皿可使用酒店或者办会方自己的中规中矩的物件。
6:给免费织物“穿外衣”。如果会场上使用的垂至地面的标准桌布的颜色及质地不符合您的胃口，可以考虑使用“道具间”里的针织品（特别是免费提供的针织品），并将花钱租来的合心意的较短织物覆盖于其上。覆盖用的织物因为较短小可以节省成本，而且与会者不会注意到被覆盖的底层织物。
7:改变鲜花的用途。在举行为期多日的会议时，使用两种或以上的鲜花摆放方式：第一天使用各种高挑鲜花混合的摆放方式来装饰食物台。第二天在装饰会议桌时，头一天的鲜花可以被分开摆放，然后按照色系以及种类重新组合，或者将其修剪后放入矮方形花瓶以资装饰。
饮料及食物
8:提供整只水果。 会间休息时，可以提供大盘的整只水果（苹果、香蕉、梨或李子等），而不提供切开的水果。这样做的好处是无需另外提供餐具，而且剩下的整只水果可以在下次继续使用。
9:安排甜点聚会。甜点聚会的效果要比晚上六点开始的活动好很多，如果选择在六点进行活动，那么与会者会将会期望组织者在晚上九点进行晚宴，因此作为会议组织者，您可以举行一个甜点及饮料的小聚会以节省晚宴的花费。请确认聚会为甜点聚会或晚餐后聚会，这样的话参加者就不会有所失望。
10:安排饮茶时间。作为花费不菲的午餐或晚餐的替代品，会议组织者可以效仿英国人安排一个饮茶时间。传统的下午茶包括手指三文治，软软松饼(scones)，及茶饼等。所有这些的开销均比整场正式就餐来的划算。
11:提供南美产的葡萄酒。推荐您提供南美的葡萄酒，这些葡萄酒是质优价廉的代表。
尝试一下来自阿根廷的玛尔贝克及托隆特斯等葡萄酒，以及来自智利的霞多丽及赤霞珠葡萄酒。其他出产质优价廉葡萄酒的地区包括新西兰、澳大利亚及西班牙。这些地区出品的高质葡萄酒都在20美元上下。
12:用独特的方法推荐葡萄酒。 价格不是很昂贵的葡萄酒如果在就餐期间以合适的方法推荐给客人也一样可以令人印象深刻，可以建议服务生将葡萄酒瓶展示给宾客，并说明为何为此次就餐选择此款葡萄酒（比如当地特产的葡萄酒，或者厨师倾向于将此种葡萄酒与本次菜肴相搭配）。宾客将注意到这一点，而这款葡萄酒将会变得与众不同。
13:选择味感强烈的小吃。在最近举行的某个协会的年会上，会议组织者成功提供了价格实惠且不失体面的鸡尾酒小吃。推荐您的搭配有意大利烤面包，配有小叉的单个扇贝，甜菜根配小块山羊乳干酪及小杯汤。
14:限制使用酒吧。全鸡尾酒吧的花费会达到每人40美元，如果您想削减50%的费用，建议您限制提供招牌鸡尾酒如莫吉托，以及啤酒和葡萄酒、水和软饮等。
15:使用小型奶酪盘。建议您仅提供40%参会者数量的奶酪，因为有许多人因为过敏或节食等原因都对奶酪敬而远之。如果希望进一步削减开支的话可以使用国产奶酪代替进口奶酪。
16:少量果汁有精彩。您希望节省早餐或者茶歇的成本吗？用小杯盛果汁（近1.5盎司）要比使用传统的大杯（6盎司）划算得多。使用小杯可以减少浪费，也方便参会者品尝多种果汁。
技术支持
17:尽量不使用电话漫游服务。在境外开会时,如果需要往国内打电话可以在您的智能手机上使用IP电话。很多电话服务公司都有基于Wi-Fi的app, 这些IP电话软件提供免费或者廉价的电话服务。在离境之前，可以开通至少两个这种IP电话服务商的账户，以备不时之需。
18:查看免费活动APP。当地活动APP的花费通常在10,000-15,000美元或者更高。对于许多活动来说，如果能在活动中得到赞助机会的话这笔花费却是物有所值，但不是每一个会议组织者都必须使用当地的app。按照参会者的需求创建一个适合自身要求的APP可以省去部分或全部的相关费用。很多这方面的服务商采取阶梯收费制度，开始阶段为免费。
19:使用一个移动热点。当Wi-Fi或者网络无效时，这项月费50美元的技术将会大显神通。移动热点可以让您同时连接最多五个设备（电脑、笔记本及智能手机等）并可以达到4G LTE的速度。更重要的是，在您的同事必须使用另一信号的时候，您依然可以与原信号源相连接并工作。
20:有选择的流量。不必在网络上的所有会议中使用100%的流量。分析一下您的虚拟听众并了解他们需要什么样的内容。这将帮助您削减技术上的支出，并给最大部分的虚拟听众传递最高价值的内容。这种方式也可以让您节约更多的钱用在投资更高质量的技术服务以及内容上。
21:使用开放代码软件。基于开源软件的在线会议应用可以让您“花小钱办大事”，专家建议您使用开源软件进行在线预订，购票或者登记，这将使您的成本大幅下降。
22:使参会者的交流更加便利。功能化洽谈与便利化交流是活动移动APP的主要特征和未来趋势。但是如果您现在并没有使用这些特征，多种APP可以免费为您安排交流活动。这些软件在iOS以及安卓系统上均是免费的，它们可以根据资料将同等类型的会议及活动的参与者聚合起来，甚至有些软件可以直接安排一对一会谈。
23:在线安排项目。 技术顾问推荐您使用免费的项目安排工具来让团队成员分工合作、委托授权以及顺利完成任务，并分享信息。使用免费工具在线安排各种项目既可以节省金钱及时间，又使得条理更加清晰。
24:不要太在意“点赞”。 与其花时间或者金钱让您的粉丝喜欢您的Facebook网页，不如试着让与会者在自己的Facebook网页上贴出您活动的信息。研究表明，平均来说在关注你网页的人中只有20%会查看你的每一条信息。但是如果您的参会者在他们自己的网页贴出您活动的内容，将会有更多人了解到您的品牌。如果有100位参会者在他们自己的时间表上贴出您的活动细节，那么将有8,000-10,000人会了解到您的活动。
25:让事情变得简单。您可以试着以各种免费社交媒体为平台进行市场推广活动—包括在视频网站上发布一系列自己摄制的影像。专家认为越来越多的人比起看e-mail更倾向于看视频影像。■