——贵阳国际生态会议中心接待生态文明贵阳国际论坛2014年年会工作解析
文 | 牛雁
7月，生态文明贵阳国际论坛2014年年会在贵阳举行，作为论坛的主会场，贵阳国际生态会议中心再一次出色地完成了会议服务工作。期间，中心凭借优质的硬件设施和细致的会议管家服务，为诸多参会者留下深刻印象，同时，该中心也展示出其强大的服务能力和协调能力。以点带面，贵阳国际生态会议中心连续四年成功接待生态文明国际论坛（Eco Forum Global，以下简称EFG），再一次证明其富有特色的硬件设施和极具亮点的场馆服务，具有无可替代的市场竞争力，同时中心也正在成为贵阳会议产业发展过程中最为重要的载体。中心特意对服务论坛期间的工作进行了梳理，希望为业界提供必要的参考。
生态环保贯穿始终
贵阳国际生态会议中心于2011年落成，拥有可容纳3000人同时开会的综合会议厅，还具有可容纳同样人数用餐的宴会厅，接待大型活动时会议结束后直接转场用餐。此外还有14个会议设备方面，会场均配备的高清LED显示屏、LCD显示屏、四万流明投影仪、同声传译设备、电子表决系统等，均能满足各种类型活动使用需要。该中心于2012年荣获LEED-NC铂金奖，是中国第五座获此殊荣的建筑，由于设计者在会议中心建设时就已经注入了足够的绿色环保理念，运用了真空LOW-E呼吸式幕墙、太阳能照明和取暖技术、光导照明系统、中水循环系统、楼宇自控技术、垂直绿化技术等先进的环保科技，注重节能减排，故相比其他传统会议场馆，会议主办方选择贵阳国际生态会议中心，就相当于选择了生态环保的办会理念。
生态环保，是中心区别于其他会议中心的特色，而这种特色不仅体现在中心建筑，也渗透在服务的方方面面。例如在EFG论坛统筹前期，在与会务组设计会议环节的过程中，“我们建议他们使用场馆公共区域免费的电子导视系统，从而减少制作和摆放传统的指示牌”；会场内安装的背景喷绘墙造价不菲且散发异味污染空气不环保，因此会场配备高清LED电子屏可以直接显示会议背景来代替喷绘墙；场馆内各个通道入口和会场门口的电子信息发布屏幕用来显示会议日程及会议成果，而不用大批量印刷和发放纸质材料；此外往届EFG由于参会人员众多，入场前检查证件和签到时间冗长，此届大会采用了电子签到系统，参会人员的参会证件里面有储存佩戴人员身份信息的芯片，会场门口安装的签到设备能感应识别该芯片，参会人通过会场门口的时候其身份信息即刻显示在签到设备屏幕上，同步便捷完成检查证件和签到登记。将绿色生态环保的理念通过会议各种小细节传递给会务组和参会客人，达到潜移默化的效果，这也是将来会议产业绿色环保的发展趋势。
“会议管家”服务关怀备至
中心打造的“会议管家”服务是本届EFG会议接待的独特亮点。所谓“会议管家”是由一只由宴会统筹、餐饮服务、工程安保等专人组成的队伍，从论坛筹备期间就渗透到会议的各个细节，提出专业建议并在活动进行时提供专业周到的服务保证会议的圆满进行。此届论坛使用到的30多个分会场和贵宾休息厅都安排有专属的会议管家，提供从布展、摆台、鲜花、礼宾等一系列上下游服务，会务组随时随地看得到会议管家，提出需求，会议管家即会全程代办。如此流畅、全面、独到的服务，自然让会议组者、参会代表都能感受到舒适、便捷。此外会议期间，每一个会场的会议管家严格按照与会务组确认的会议开始和结束时间，科学安排调控会场照明和温度，保证客人抵达会场的时候照明和温度都调控至最佳状态，客人离去即关闭灯光和空调，既保证服务细致到位又体现出节能环保的服务理念。
宴会服务与志愿者服务精益求精
此届年会参会人数逾2000人，参会嘉宾来自世界各地，用餐菜单既要考虑到大多数外地来宾的口味，又要体现贵阳本地特色，所以诸如贵阳最有名的酸汤野生鲢鱼、青岩豆腐、金瓜小米渣、豆腐丸子这样的特色名菜和名小吃都涵盖在今年的菜单中。另外我们在宴会统筹的前期了解到有的嘉宾是回族，中心特地启用清真餐专用厨房，原材料避免使用猪肉和猪油，采用全新烹饪厨具和全新餐具服务，服务员严格培训和提前辨认回族客人坐序，单独开辟上菜程序，严谨细致服务好参加宴会的每一位来宾。
在志愿者工作方面，为了保证此届论坛使用到的30多个分会场和贵宾休息厅现场都分布充足的服务人员，会议中心提前从贵州大学、贵州师范大学等本地高等院校招募了100名优秀的志愿者作为后备力量，并且提前一个星期安排志愿者和会议中心员工一起参加场馆知识、服务流程、仪容仪表、交际英语等主题的专门培训课程，让这些年轻的志愿者在会议期间以更饱满的热情和更良好的服务意识为参会的嘉宾提供协助。
感言：正是软硬优势的相得益彰，才造就了中心一鸣惊人的表现。自中心2011年开业以来已成功接待四届生态文明贵阳国际论坛，得到会务组、赞助商和参会客人的高度赞许，会议中心已成为贵阳这个城市对外形象展示的窗口之一。会议中心知名度的提升，有助于贵阳成长为国内以至于国际知名的会议目的地城市，帮助贵阳加快打造夏季会展名城的步伐，吸引更多高规格、高影响力的会议、论坛等活动落户贵阳。（作者系贵阳国际生态会议中心总经理）
【延伸阅读】：生态文明国际论坛概况
生态文明国际论坛（Eco Forum Global，以下简称EFG）是中国目前唯一一家经国家批准的以生态文明为主题的国家级国际性论坛。论坛立足中国，走向世界，是国内首家与达沃斯世界经济论坛运作模式相似的高端国际论坛。EFG按国际惯例注册为基金会，EFG秘书处总部设于北京。EFG汇聚政府、企业、学术、传媒和社会各界决策者，紧紧抓住向绿色经济和生态文明转型的重大历史机遇，以实现共赢为宗旨，凝聚共识，推进国际国内的各项合作。2014年7月在贵阳举办的年会上，国家副主席李源潮出席开幕式并致辞，国务院总理李克强致信发来贺信。为期三天的年会吸引了来自世界各地的2000余位嘉宾，包括40多位院士、数百位国内外著名企业家，以及其他社会知名人士。今年论坛主题为“改革驱动，全球携手走向生态文明新时代——政府、企业、公众：绿色发展的制度架构与路径选择”。
自2009年创立以来，EFG已连续六年成功举办夏季年会，并与UNESCO、UNEP、UNDP、UN-HABITAT、UNIDO、World Bank、WWF等著名国际组织开展了卓有成效的合作，同时还与国家发改委、科技部、环保部、住建部、国家林业局、中国科学院、中国工程院等机构紧密合作。EFG聚集了中投、保利集团、招商银行、泰康人寿等致力于生态文明建设的国内外著名企业，以及瑞士、德国、新加坡政府和经济组织，成功搭建出国际经济论坛平台，吸引了众多国内外政要、工商界领袖、诺贝尔奖获得者、北大、清华、耶鲁、剑桥等校校长和知名学者专家，以及民间组织负责人参与历届论坛，共同应对人类面临的挑战，共商战略和解决方案。