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会议组织者所应担心的三件事情

2015年01月22日    来源：    围观：2208次       
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文  |  David McMillin

译  |  刘剑

    各种恐怖电影占据了荧屏，而各地开设的鬼屋（haunted house）也吸引着越来越多的参观者。日历上最令人颤抖的节日即将来临。
    人们有众多冠冕堂皇的理由在万圣节期间表现出惊骇。当然在会议业的角落中也潜伏着一些令人惊心的现象。当人们准备庆祝万圣节时，会议业者则需要担心三件事情。
    1、感到您的组织不愿意进行变革
    变革令人没有安定感。如果您的参会者不喜欢新型的教育论坛模式该如何？新设计的展览楼层布局会令参展商沮丧吗？如果不印制日程手册，那些老练的参会者会有何反应？
    虽然这些问题可能会令人有所担心，但拒绝变革将会带来更大的问题。
    “对会议业来说，太多的从业者如此害怕失败，以至于抵触变革。”Sonic Foundry公司Mediasite服务资深客户经理Donny Neufuss说道。“参会者正在改变，所以我们必须以内容为基础重新设计学习以及提高投入度的方式。在很多情况下，变革是成功最重要的条件。”
    好消息是你不必将以往经验完全丢弃。在您策划您的下次会议时，试着让您团队里的每一个人都想象出一些小小的改变，并将这些主意融入企划之中。请确认从参会者那里得到反馈，这样您就可以以此为根据进一步调整您的日程。
    2、您的会议缺少一个真正的危机管理计划
    从AV设备的失灵到劳资纠纷，从自然灾害到参会者事故，任何一个会议的潜在危险清单都会非常之长。如果上述危机中的一个真的发生了，您是否已经做好准备措施？
    如果答案是否定的，您不必感到孤独。美国运通（American Express）最近的一份调查显示将近50%的会议组织者及所在组织的领导者不相信自己拥有缓释危机的能力。在您策划您的下次会议时，制定一份在紧急情况发生时逐步应急反应的计划非常重要。为了给您一个好的引导，PCMA（Professional Convention Management Association，职业会议管理者协会）为您设计了一份免费的模板，内含如何应对危机的各种建议。
    “我们开发了这套紧急情况行动模板以帮助会议组织者在举办现场活动的事前及事中思考如何解决各种各样的紧急情况，”PCMA负责教育及会议的资深副总裁Kelly Peacy说道。“通过一些协会成员的帮助而开发的这套模板，可以作为免费资源提供一套推荐的程序以确保每一位工作人员了解自己的责任，并保证每一位参会者的人身安全。”
    3、避免虚拟教育
    这是一个业内一直争论不休的问题：混合式会议（面对面+虚拟）将会逐渐取代面对面会议？
虽然许多会议组织者非常担心答案是肯定的，而许多研究却逐渐将真相慢慢揭开。
    “真相就是将会议的一部分变成混合模式是保证您现场面对面会议成功的最好战略之一，Experience Marketing公司资深总监Mary Reynolds Kane说道。“对于那些希望了解您会议内容，但还没有准备投身完全参会的人来说，以这种方式激发其好奇心是最好的办法。”
    如果您仍旧犹豫是否需要制定一个可以吸引大量远方（虚拟）参会者的计划，现在是时候下决心了。
    您认为是否还有其他的因素惊扰整个会议业？希望您与我们分享您的观点。
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