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社团如何使虚拟会议更加完美?

2015年01月29日    来源:    围观:969次       

文  |  Christopher Durso

译  |  刘剑

    国际城市/乡镇管理协会(ICMA, International City/County Management Association)创造了虚拟年会(Virtual Annual Conference),以方便那些面临越来越严格旅行政策的协会成员。
    对一些社团来说,现场会议中的一些数字化元素非常“出彩”—这可能成为一个绝好的赞助良机,或者是一种值得尝试的新鲜事物。而对ICMA来说,数字化则是必须的选项。由于协会9,000名会员中的绝大多数都是当地政府的管理人员,而自财政危机以来他们一直面临着史上最严格的旅行限制。
    “促成这件事(虚拟会议)的本因是经济情况,”ICMA的会议及展览经理Julie Butler说。“我们在2008于佛吉尼亚州召开过参会人数最高的现场会议,然后经济情况就一路下滑。”
    第二年,ICMA年会在加拿大蒙特利尔召开,这对协会中绝大多数美国会员是一个挑战,他们中的很多人都在社区中工作,而社区的预算不断缩减并且实行禁绝旅行的政策。
    “我们觉得自己仍旧希望带给会员这个职业发展的机会。我们该怎么做?”Bulter表示。“这曾经是我们,并一直是我们为会员提供的福利。”
    这促生了从2009年开始ICMA一直在发展并不断成熟壮大的混合会议(hybrid meeting)模式。84%的人注册参加第一届ICMA虚拟年会,年会包括两个主题演讲、20个教育分会议,以现场直播的方式并使用视频及PPT作为辅助。“我们使用一项技术,这项技术要求演讲者在会前就将实际的PPT及演讲内容提交上来,最迟不晚于开会前三天,”Butler说。“然后(负责混合会议的)公司会派人坐在屋内并随着演讲内容翻动PPT幻灯片。”这样做的效果并不理想……你使会员端坐于家中并观看PPT,而这并不能真正与演讲者的思维保持同步,原因在于演讲者(的内容)会有所改变。”
    ICMA于2011年的平台直接将虚拟广播与每位演讲者的电脑相连接,这意味着虚拟参会者可以看到最新版本的现场PPT。这一年有131人注册参加了虚拟年会,年会包括四个主题演讲、12场全程视频转播的分会场演讲以及九场音频转播的分会场演讲。
    从那时开始,ICMA不断的完善这一项目。随着经济的不断转暖,ICMA 2013年会上的虚拟参会者下降到了100人,而现场参会者则创历史新高。而今年与年会相结合的混合会议将在北卡罗来纳州举行。ICMA为所有参展商提供的一份免费服务名单,包括与ICMA执行主任进行现场对话的网络对话,以及包括现场会议内容的ICMA TV的视频节目等等。
    注册费也一直处于调整阶段—从最高399美元会员价及499美元非会员价,到今年极低的199美元会员价及299美元非会员价。“我们知道这并不是我们的摇钱树,因此这不是我们最关心的问题,”Butler补充。“但是我们有些时候为盈亏平衡苦恼,由此而产生的主要问题是:这究竟是市场推广还是价格战略,或是我们成员的年龄层次问题。”
    数字活动战略家(DES)效果
    ICMA的Julie Butler对数字化项目高度关注,她自己也是获得Virtual Edge Institute颁发的数字活动战略家(DES, Digital Event Strategist)资格的第一位会议专业人士。“我意识到虚拟/在线会议将不会消失。而还有可能会非常流行,”Butler说。“我认为了解/使用最新的科技是职业会议业人士的重要责任,而我们正在履行这种责任。”
    “我同样觉得我了解的任何事情都是由于我自身的体验,而我也觉得自己很有可能会遗漏重要的信息或者更好的工作方法。如果你不能持续发展你的职业,你将被抛在后面。”
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