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社团如何使虚拟会议更加完美？

2015年01月29日    来源：    围观：1407次       
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文  |  Christopher Durso

译  |  刘剑

    国际城市/乡镇管理协会（ICMA, International City/County Management Association）创造了虚拟年会（Virtual Annual Conference），以方便那些面临越来越严格旅行政策的协会成员。
    对一些社团来说，现场会议中的一些数字化元素非常“出彩”—这可能成为一个绝好的赞助良机，或者是一种值得尝试的新鲜事物。而对ICMA来说，数字化则是必须的选项。由于协会9，000名会员中的绝大多数都是当地政府的管理人员，而自财政危机以来他们一直面临着史上最严格的旅行限制。
    “促成这件事（虚拟会议）的本因是经济情况，”ICMA的会议及展览经理Julie Butler说。“我们在2008于佛吉尼亚州召开过参会人数最高的现场会议，然后经济情况就一路下滑。”
    第二年，ICMA年会在加拿大蒙特利尔召开，这对协会中绝大多数美国会员是一个挑战，他们中的很多人都在社区中工作，而社区的预算不断缩减并且实行禁绝旅行的政策。
    “我们觉得自己仍旧希望带给会员这个职业发展的机会。我们该怎么做？”Bulter表示。“这曾经是我们，并一直是我们为会员提供的福利。”
    这促生了从2009年开始ICMA一直在发展并不断成熟壮大的混合会议（hybrid meeting）模式。84%的人注册参加第一届ICMA虚拟年会，年会包括两个主题演讲、20个教育分会议，以现场直播的方式并使用视频及PPT作为辅助。“我们使用一项技术，这项技术要求演讲者在会前就将实际的PPT及演讲内容提交上来，最迟不晚于开会前三天，”Butler说。“然后（负责混合会议的）公司会派人坐在屋内并随着演讲内容翻动PPT幻灯片。”这样做的效果并不理想……你使会员端坐于家中并观看PPT，而这并不能真正与演讲者的思维保持同步，原因在于演讲者（的内容）会有所改变。”
    ICMA于2011年的平台直接将虚拟广播与每位演讲者的电脑相连接，这意味着虚拟参会者可以看到最新版本的现场PPT。这一年有131人注册参加了虚拟年会，年会包括四个主题演讲、12场全程视频转播的分会场演讲以及九场音频转播的分会场演讲。
    从那时开始，ICMA不断的完善这一项目。随着经济的不断转暖，ICMA 2013年会上的虚拟参会者下降到了100人，而现场参会者则创历史新高。而今年与年会相结合的混合会议将在北卡罗来纳州举行。ICMA为所有参展商提供的一份免费服务名单，包括与ICMA执行主任进行现场对话的网络对话，以及包括现场会议内容的ICMA TV的视频节目等等。
    注册费也一直处于调整阶段—从最高399美元会员价及499美元非会员价，到今年极低的199美元会员价及299美元非会员价。“我们知道这并不是我们的摇钱树，因此这不是我们最关心的问题，”Butler补充。“但是我们有些时候为盈亏平衡苦恼，由此而产生的主要问题是：这究竟是市场推广还是价格战略，或是我们成员的年龄层次问题。”
    数字活动战略家（DES）效果
    ICMA的Julie Butler对数字化项目高度关注，她自己也是获得Virtual Edge Institute颁发的数字活动战略家（DES, Digital Event Strategist）资格的第一位会议专业人士。“我意识到虚拟/在线会议将不会消失。而还有可能会非常流行，”Butler说。“我认为了解/使用最新的科技是职业会议业人士的重要责任，而我们正在履行这种责任。”
    “我同样觉得我了解的任何事情都是由于我自身的体验，而我也觉得自己很有可能会遗漏重要的信息或者更好的工作方法。如果你不能持续发展你的职业，你将被抛在后面。”
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