文 | Tony Rogers | 译 | 扬瑟 孙巍 郭金
专业会议组织者
专业会议组织者又称为专业会展组织者，名称常常缩写为PCO（还可能称为活动管理公司）。目前，广泛使用PCO这个词特指行使该职能的举办地管理公司（DMC），但是，DMC功能可能有限，主要指奖励会议和小型会议的地面运输。同时，还使用另外一个词，就是多种活动管理公司。这种公司对会议提供全方位的服务，承包了整套的行政管理和会议管理。
帮助组织会议的PCO的职能有：研究和推荐会议地点；帮助策划会议程序，包括社会活动项目；为与会者预订住宿；策划与会议同时举办的展览和展示会；编制预算和处理会议的全部财务问题。PCO一般要向客户组织收取管理费用，管理费一般按照每个与会代表的登记费用（要保证会议代表达到最低数量）或管理该活动所需要的预计人员费用（所需人员数×天数×每天费用数）来收取。PCO还可能向会议地点的管委会付费（通常将会议收取费用的8%－10%付给管委会），此外还会收取住宿费的订金和其他服务费用。
寻找会议地点的机构
顾名思义，这种机构所提供的服务较为有限，只限于为活动建议合适的会议地点。他们通常向客户提供一份包括三个可供选择的会议地点清单（有些情况甚至开始只提出一个会议地点），并希望获得提取会议地点订金的8%～10%的认可（这由选中的会议地点向他们支付）。寻找会议地点的机构还可以为与会代表预订住宿，并且也希望得到酒店和其他住宿提供者的认可，来收取一定的费用。而面对客户的服务，则通常是免费的。
会议生产公司
这种公司专门操办会议：设计及为会议配置设备，提供照明和音响系统，展示技术以及特殊效果。他们善长于视听和通讯技术，且必须使技术适用于不同客户的需求。他们还需要有创意并有舞台布置的技巧，因为会议都必须做专业舞台设计，他们应当为与会人员留下难忘的、鼓舞人心的经历。
Stone详细介绍了会议生产公司和会议地点所使用的技术设备，但是由于这种技术发展速度非常快，新的设备和展示系统可能只能使用3～4年的时间，于是之后就甚至已经不再听人提及了。
奖励旅游公司
到海外举办会议进行免费旅游，仍然是一个公司用来激励和奖励员工、批发商和零售商的最好的方式之一。“奖励旅游” 如人们所知，是20世纪前半叶在美国发展起来的，目前已经成为一个独立的重要产业部门。根据奖励和旅游经理学会的看法，其官方的定义如下：
奖励旅游是一种全球性质的管理工作，它用例外旅游经历的方法激励或承认参与者，以增加工作业绩，达到该组织的目标。
正是由于奖励旅游业这种专业化的特点，导致了奖励旅游公司的增长。汽车业、财政服务业、制药业和信息技术业公司，是英国出境奖励旅游的最大客户。
奖励旅游项目必须满足每个客户公司的需要，奖励旅游被看成是“对超常业绩的超常奖励”，因而，奖励旅游项目在设计上应该能够创造一种诱惑力或梦想，让人们愿意花额外的精力，争取额外的业绩，在公司组织内成为赢家。从公司的观点来看，则是为了强化它最好的员工更加忠实于公司，使他们属于这个组织，让他们有理由在未来做得更好。
目前，将奖励旅游当成激励各董事中有成就者的方式正在受到重视。英国奖励旅游专家TMO主席David Hackett就曾精辟地指出（《会展事实查找者》杂志）：
为了提供各个水平上的奖励和激励机制，常常编制名次表。这可能既包括鼓励首次合格人的较低的目标，还包括对最高成就者的分等级的奖励，确保最高成就者继续努力创造更佳的业绩，即便他们已经获得资格参加奖励活动项目。个人得到的奖励有奖励高级住宅、提高乘坐飞机和住宿的标准。
奖励旅游项目可能带有对参加者的教育成份，例如利用参观同行业中的工厂和商务活动来奖励获奖者。其他形式的奖励项目还包括团体建设会议、表彰会，以及宣布公司计划的会议，这主要是用来鼓励获奖者争取达到未来的业绩目标。2001年的SITE主席Carolyn Dow在对英国商务旅游伙伴研究小组的报告中，讲到了奖励旅游项目的其他趋势。
据《会议和奖励旅游》杂志指出，从英国出发的团队最为常见的旅游目的地中：西班牙、法国和德国为短途旅游目的地；美国、南非和阿拉伯联合酋长国是长途旅游目的地。该调查发现，平均旅游时间为4天。据估算，英国出境旅游市场的产值达10.085亿英磅。
奖励旅游业较之大多数其他商务旅游行业，更容易受到国民经济和全球经济动荡的影响。在某些情况下，一个行业或一个国家经济的下滑，反而有可能刺激奖励旅游会议的举办。奖励办法颇为高妙，旅游自费，而把成功的旅游项目当作旅游奖励。如果没有人达到他的销售目标，则没有人能得到提成。因而，它是一种最好的促销活动。
举办地管理公司
举办地管理公司（DMC）是奖励旅游市场中的专业主体（还可以对会议的组织者提供服务，特别是对海外组织会议提供服务）。在《奖励和旅游经济学会手册》中，DMC被定义为：“DMC是一种地方性服务组织，它根据对举办地的深刻了解以及对奖励和动因市场的需求，提供咨询服务、举办有创意的活动和提供合理的规范管理”。
由于提供的这些服务专业性都很强，所以需要支付委托费用（但对于向老客户提供某种信息则免费）。通过比较，我们看出，这种公司在职能上有很大的局限性，定义规定:“一个举办地管理公司必须在某个地点上提供交通工具，即长途巴士，出租车等”。
因此，DMC对某一特定举办地必须有详尽的了解。无论举办地是城市、岛屿、地区，甚至是整个国家。他们还必须了解不经常使用的地点，例如通常不对公众开放的私人住宅等。
所以，DMC与奖励旅游机构要密切合作。虽然，奖励旅游公司与DMC之间的关系有时会被混为一谈。但奖励旅游公司常常更注重“有创意的定义”，希望事情在以前还从来没有被他们的客户尝试过。而为达到这一目的所需要的资金或时间却可能不足。这就给DMC造成强大的压力，需要由他们达到和满足这个目标。从DMC方面来看，要想做出有创意的活动项目则非常困难，除非他们有信心达到这个目标。实际上，他们做这种创意的资金充足，举办地也能够公正地对待创作思想。DMC可能会认为，比“创意”更为重要的是提供令人难忘的活动项目，这才能达到他们的目的。
当某个公司想在某个特殊举办地组织一次奖励活动（或会议）时，就可能雇用某个DMC去服务，如寻找地点、预订客房、帮助安排交通工具以及计划旅游路线和社会活动项目（例如，特殊兴趣的参观、主题公园、不常见到的活动），甚至提供奖励给获奖人的奖品。希望DMC在客户的预算内精打细算，对活动项目做出安排。他们需要有创意和创新精神，并提供某种经历，使客户能够观光、游览一般观光客和度假者无法到达的国家或地区。
大多数的DMC都收取委托费用，但收取委托费的水平参差不齐，这取决于DMC安排有多少项目。由酒店来为客户做那些传统上由DMC完成的特殊项目的组织工作有着明显的趋势，这就不可避免地削弱了DMC独家经营的局面。
我们可以看到，PCO与DMC的工作之间有着明显的重叠。目前，DMC常常必须具有PCO的某些专门知识。
公司类活动举办公司
公司类活动（又称为公司招待活动）是商务旅游业的组成部分之一，它常常与会议业各自独立存在却又有联系。为加强组织（通常是公司性组织）与客户或潜在客户之间的联系，公司招待活动和公司娱乐活动常常利用重要的体育和文化活动场所。此外，还可以为客户公司专门安排活动，例如酒会、聚餐、宴会、舞会。如果可能，这种活动还包括正式的介绍或简短的发言，以保证客户“取得各方面的信息”。
为客户举办这样的活动和项目，常常要雇用专业的招待和娱乐公司。也有可能是采取工商企业的方式举办活动。将招待活动与重大体育或文化活动放到一起，向对此感兴趣的团体销售。
公司类活动还可以以客户或员工为目标举办公司团队建设活动。这种活动有高尔夫球、活动靶射击、越野车赛车、微型车赛车、彩蛋游戏等等。近几年，公司活动一种明显的发展趋势，是采取主动参与的形式取代较为传统的、被动的观看形式。
商务旅游代理公司
这是旅游代理的一种形式，主要是满足商务用户而不是大众的需要。他们也不在当地的大街上挂牌营业，他们工作的主要内容通常是针对商务旅游：预订机票、车票、长途汽车票、船票以及客房等，以满足出于商务目的在国内和国外出差的人的需要。然而，有些较大的商务旅游代理公司，也负责为会议和类似的商务活动寻找地方，并可以以其他的方式策划和组织这些活动。
有些较大的商务旅游代理公司，在他们主要公司客户的办公室里设有专职人员，这种情况被称为“代理移植”。
展览会和展示会组织者
展览会是一个当之无愧的主要商务旅游行业，在过去几年，展览会与会议之间存在的明显界限已经大大地削弱，特别是商务对商务的展览会更是如此（接待大众的消费展览会不是这样）。许多展览会都同时召开会议，以此来补充展览会的产值，使其成为更吸引商务人员参加的一种方式。同样，许多规模较大的会议都同时举办展览会。对于展商，与会代表被看成是重要的或潜在的消费者；而对于会议组织者，展览会则是一种重要的收入来源，可以用来补贴会议产生的费用。
虽然有的会议组织者也亲自组织展览会，但是，仍有一些会议组织者宁愿雇用专业展览会组织公司服务。在英国，共有200家展览会组织公司，以展览会组织者协会（AEO）为代表。
会议策划人在与某专业展览会组织者签订合同后，要为他们的工作支付管理费用，或者根据展览的规模协商付费标准（例如，用净展览区所占平方米计算，所谓“净的”系指展台单独占地面积，不包括展览区内的空间和其他空间）。另一种方式，签订展览协议，在展览期间过后，由展览会的组织者向会议的组织者收取费用。
在协议或合同内容中，还要包括展览组织者所取得的有关销售空间或节约开支方面的奖励或奖金。但这种方法，可能会造成鼓励削掉角落和展览质量不合格的后果。
较大的展览组织公司通过其自身的关系网或者简单地通过其强大的购买能力，就能给某项活动带来附加利益，这是独立工作的会议组织者鞭长莫及的。展览会的组织者可能早就与机场、酒店、展台和电器承揽人、地毯和家具提供商有着密切的联系，并充分了解展览地点和专业技术方面的知识。还可以有选择地把这种贸易接触的服务提供给他们的客户——会议组织者，但第一手的知识和经验却是另一种形式的无价之宝。
在会议组织者与展览会组织者之间，可能存在形式多样的关系，从处理展览的特殊事务（例如参展者标识的制作和注册、展台的安装）到签订承担展览会的全部组织工作的协议。在会议组织者一方，之所以存在这些不同的形式，其原因是：内部人力资源从展览中获取收益的需求、活动的整体形象并要求获得成功、与著名展览组织者一起工作的好处等等，为的是给潜在的参展商以信心，相信展览会一定能够办得成功。■
