文 | Sara J. Welch | 编 译 | 张 异
Donna Healy，纽约Credit Suisse公司事务副总裁，向Successful Meetings 介绍了投资银行对其客户活动的会议管理方针：
“我们的业务大部分是对外的，并不召开很多内部会议。Credit Suisse的活动可能是一次投资银行业的户外活动或者是一次股票研究会。任何花费5000美元以上的活动都要汇报给活动部门，以说明开销情况（除非是一次招聘活动，那就由人力资源部门处理）。
“这是一个自动的流程。会议主办者在我们的内部网站上填写一份申请，此申请会转到我们部门。我们联系主办方并询问，‘是否需要一个筹划人？’有时是一些小型活动——聚餐或小型高尔夫郊游，并不需要筹划人。如果是那样的话我们会发送一份预算模板给主办方，填写后将被放在“申请举办活动”一栏。随后表格会转到负责批准的人员那里——比如公司领导、法律顾问等等。如果活动需要一个筹划人，我们部门就会有一位筹划人员与主办方获得联系并开始与他们共同制订预算。
“去年，证券交易委员会（SEC）开始着手于削减所有的娱乐招待费用。标准还没有出台，但我们一致认为他们最终还是会制订，于是所有的投资银行都尽量采取主动。筹划人要遵守很多的政策和程序。例如，我们在客户礼物上的花费一分钱也不能多，无论举办什么活动我们都不能负担客户的机票或者住宿。我们靠他们为生，并为他们提供会议上的帮助……情况就是这样。还有，如果在美国举办一次活动的花费平均每人超过1000美元，或者在欧洲和亚洲的活动中平均每人花费超过3000美元，就要进入更严格的审批程序。
“从会议的筹划到实施，我们参与全过程。我们遵守品牌推广指南，这决定我们怎样规划标识、发送邀请以及安排网上事务。我们负责视听展示及所有参会者的餐饮事宜，还要确保所有的安排都在计划预算的范围内。我们不能让花费超出我们事先的承诺，最后我们可以指出在哪些地方我们经过讨价还价给公司省了钱。”
“我们拥有一些长期合作的供应商，因为他们为我们提供了优质的服务，但他们无法独家垄断；我们并不是非得用他们不可。我们的工作就是尽量用最合理的价格获得最好的服务。”■
