文 | Alison Hall | 编译 | 王雯雯
美国施乐公司环球旅游及会议策划部经理Tracey Wilt指出：“虚拟交流是一个伟大的创意。”
如今，网络会议这一形式正如火如荼地在商务领域普及。虚拟会议不仅节省时间和金钱，让注重“绿色”环保的人士竖起大拇指，而且为公司之间的交流和市场营销提供了一种新的途径。现在是开始为您的部门预定和管理这种虚拟会议的时候了。
如果您从未参加过网上技术交流会，您可以查看最喜欢的行业协会主页，便会轻易找到这种交流机会；如果您从未举办过网络会议，您不会相信它有多方便多实惠；如果您从未把在线研讨会（或一般意义上的虚拟会议）纳入会议日程，现在可重新考虑一下了。
为什么需要了解虚拟会议
Gartner调研公司预测，美国企业2011年用在网络会议产品和服务上的花费将达到16亿美元，是2007年的两倍以上。Gartner的分析师Jeffrey Mann说：“这种消费增长的动力来源于减少异地员工的差旅和驾驶，以更丰富多样的形式来进行沟通与合作。”
提供丰富的交流形式是会议部的重要目标。来自纽约韦伯斯特施乐公司的环球旅游及会议策划部经理Tracey Wilt说：“在施乐，虚拟合作是一个巨大的创意。”她说：“消除或缩减传统的面对面会议，可以提高员工的工作效率，帮助员工更好的平衡工作与家庭之间的关系，这种虚拟会议形式还有助于环保，能够避免二氧化碳的排放，还可以降低我们的旅行费用。”
2005年，施乐公司通过虚拟会议的管理，加强了它在旅行和会议的管理工作。那时，Wilt只负责管理旅行方面，而2007年10月公司晋升她负责管理旅行和会议两方面。“从那时起，协同效应已经变得十分重要。”她说，“无论是哪种形式的会议，虚拟的、实际的，或是两者的混合，我们都可以提供相应的方案满足您的需要。”
规划者要扮演顾问的角色，而不仅仅是后勤。“我们目前有两个外部会议管理公司，作为我们会议团队的扩展，”她解释说，“我们的会议管理供应商与最终用户交谈达成虚拟协作。我们希望他们能够用最佳方式达成合作。即使部分会议是实体的，在第一天也可以先做一个网络会议。通过整合网络会议工具，也许为期四天的会议可能两天就完成了。”
学习曲线
这是一个需要勤快的专业的规划者熟悉和管理的全新领域。“我曾经是服务商的一个用户，主要使用音频和网络会议两类。”Wilt说，“我倾向于快速学习，而当我把会议当成我责任的一部分时，才知道自己需要更深入了解其服务。我开始在网上做找材料学习，与同事探讨，并通过我们青睐的供应商获得更多会议解决方案的知识。到现在，我每天都在学习。”
新泽西州普华永道会计师事务所会议与活动服务部部长，荣获会议管理和会议专家资格，并享有差旅专家称号的Debi Scholar认为：这是所有规划者都应遵循的一条路。2002年，普华永道就已完全把虚拟会议管理纳入会议部。最初，由高级管理人员Terry Schmidt带领的虚拟会议团队隶属于会议部，负责处理所有虚拟会议方面的事宜。然而，自2006年以来，随着虚拟会议的使用率飞速上涨107个百分点，今年夏天该团队进行了重组。“截至6月30日本财年结束，我们共举办了约600个虚拟会议。”Scholar说。截至7月1日，她和Schmidt已经重组了虚拟会议团队，目的是为了让所有规划者理解并向客户提供虚拟会议的选择权。
毕竟，我们应该把重点放在信息而不是媒体上。“虚拟会议的价值不在于技术，而是在于它可以召集所有与会者共同完成目标。”Scholar说，“会议策划者在实体会议上的所有创意，都可以在虚拟的环境中重新加以包装。”
在操作方面，规划部门已经设立了战略会议管理程序来管理虚拟会议。Scholar说：“会议管理人员侧重于过程的一致性，并能够为实体会议提供数据。为什么不利用既定的流程来集中管理虚拟会议呢？我们可以通过一个审批程序，注册和跟踪虚拟会议，支付使用一个集中的系统，其最重要的是，这样可以节省成本。”
虚拟会议的发展
但是，Scholar和Wilt毕竟是该方面的专家领袖。由会议专业人员国际组织（MPI）发布的“2008未来展望”的报告中显示，将近一半的被调查企业的会议策划者认为，08年各企业将更频繁地使用在线研讨会这种形式。尽管如此，只有29%的企业策划者说他们正在努力把他们的部门改进到“走向在线研讨会”的定位上来。而几乎一半的被访者表示，2008年他们将“最低限度或根本不负责”执行在线会议。并且当Scholar翻看他的被调查企业高级会议策划者清单时发现，近一半的受访者表示虚拟会议是由他们的IT部门负责的。
“网络会议往往缺乏一个‘家’，”Scholar说，“技术支持可能属于IT，但应让人们建立虚拟会议属于会议部的观念。它需要会议策划者在企业内部的环境中与会议的利益相关者和IT部门战略性地引导和管理虚拟会议。”
事实上，网络会议供应商表示，他们与公司之间的典型联络人不是会议策划人员。“通常联络人是产品的最终用户——市场销售人员。”亚利桑那州菲尼克斯市的网络会议提供商iLinc的营销副总裁Mark Yeager说：“只有当该公司正试图把技术集中用于整个企业的时候，它才属于IT部门。”
不过Yeager认为，会议经理最好介入并指导他们公司的网络会议采购和使用过程。“你当然可以和会议策划者谈判来促进一个会议决策。”他说，“尽管那些使用产品并且在意产品性能的人应该是采购的决策者，但实际上，我经常看到的是IT部门决定供应商，然后实际用户再去寻找使用他们想要的。”
来自加州北部卡里的Webinar Success咨询公司的顾问，工业大师Ken Molay注意到了建立统一计划的障碍。“在有些公司我已经看到了由中央组织购置和控制[技术]，但没有人知道去联系谁或者是如何组织起一次会议。”
在线会议的发起
Molay，一位谦恭有礼而又不知疲倦的产业观察者，总是说出一些精悍的定义，他的博客（ wsuccess.typepad.com / webinarblog / ）里记录了很多精彩内容：“网络会议，通称在线会议，即人们通过会议语音和浏览显示器上的共同内容来进行沟通；也指人人参与并交流意见的小型协作会议，如项目会议。
在线研讨会，主要起到一个单向的信息流动作用，在这里赞助商要求与会者通过预先登记或即时投票等方式进行反馈，例如，销售演示等。
网络广播是互动性最弱的“一对多”会议，“多”可多到数千名，例如首席执行官针对全球下属公司或投资方的演说会议。
在施乐，最新和最伟大的应用是由Brainshark发起的按需媒体。Tracey Wilt说：“我把它描述为‘加旁白的幻灯片放映’。”这听起来类似于有共享屏幕的电话会议，但这里的交流是按需的。Wilt说：“施乐需要通过沟通创造出一条新的旅行政策。”她创建了新式幻灯，即放映幻灯的同时加入录制两到三分钟的音频解释。然后把它放到网上并发出链接。当收件人要查看它时，只要点击链接打开幻灯片，他们便能收听并收看Wilt的演讲了。
在施乐，这项技术已经成为一项热点加以培训，最近，营销上也使用它。它不仅更方便参与者，只要通过许可便可查看，而且对于展示者也是很有好处的，因为他们能够通过查看幻灯的点击率来了解自己演讲的受欢迎程度。在施乐，这种技术已经被推广。Wilt说：“2003年，争取25名掌握专业技术的人员都是一种挑战，而现在我们有超过1000人的规模。”
绿色效益
Molay认为，网络会议的增长发生在两个方面：在合作方面，他说，“它是一个严格的普及过程，类似于即时信息。”随着网络研讨会和网络广播的发展，增长是“自上而下”的。公司需要把信息传播给大量的人群，并且正在寻求一种集中于会议室的替代方式。“旅行变得更加昂贵，而且比以前少了很多乐趣，”Molay说，“恰逢现状的方面在于绿色销售，公司希望对环保做些贡献。”
加州圣何塞的思科系统公司的产品开发部副总裁Grace Kim去年接管了网络会议供应商Web Ex，他表示：“现在最热门的话题是'绿色'，”她说，“网络会议可以在给你带来会议收益的同时直接减少二氧化碳的排放量。”此外，她继续强调：“今天，它非常适合被归入最重要的商业倡议。商业世界的关键主题是经济的全球化、可分配的劳动力和尽量减少的差旅费。”
在加州的Citrix Online思杰在线，GoToMeeting和GoToWebinar的开发商，高级产品营销经理Kineon Walker形容网络会议市场“很热”，注意到思杰在线正在以母公司两倍的发展速度成长。“传统使用网络会议的方式如同项目会议一样，在室内举行，”他说，“现在客户可以在屋外进行网络会议，同样能达到目的和接触顾客。”
行业研究同样显示了网络会议使用率的扩大。总部位于加州的Frost ＆ Sullivan公司首席分析师Roopam Jain说：“销售和营销部门已显示出了最令人信服的高投资回报率，其次是培训部。这三个部门占据了网络会议总收入的74%。在我们发展的过程中，我们期待网络会议将继续成为销售、营销、培训和客户支持方面强有力的工具，但若真正变得更加横向并扩展至更广泛的用户群，要基于整个业务工作流程。”
扩大会议范围
虽然每个人都把减少差旅费纳入网络会议增长的一个原因，尤其在燃油成本失控的今天。但除此原因，还有一个趋势在起作用。许多虚拟会议只被用作实体会议的附属品或一部分，而不是完全替代传统会议形式。
“虚拟会议与面对面会议两种形式的整合可以使会议发起人获得更广泛的观众”Scholar说。“举例来说，通过网络广播给观众传递一个现场直播的活动，既可节省大家额外的旅行费用，又不会降低生产率。并且许多面对面会议需要虚拟会议做些前期准备工作或后续活动，以确保会议的总体目标。”Scholar指出，虽然普华永道公司的虚拟会议增加了，但面对面会议的数目却一直没有减少。
“我相信，没有客户准备将面对面会议完全替换成虚拟会议。”思杰在线的Walker说。例如，一些会议可能在项目的开始和结束时使用面对面会议，中期则使用网络会议。相反，公司可能会“把虚拟会议容入现场会议中，让虚拟会议处理前期和后期的工作。
MPI的营销通信部总监Robert Tess认为，“2008未来展望”的调查报告显示，网络广播最吸引人的趋势在于“联合虚拟与实体两种形式，以提高参会人数。”Tess说，MPI通过设置某些问题来跟踪调查网络广播在2007年的使用情况，来了解网络会议是否会削减出席实体会议的人数，或者是否它们是互补的，是否会创造更多的方法，收集、交流知识和建立关系，从而为行业增长提供新渠道。”
艺术与科学
有人可能会通过增添新的渠道，发挥会议策划者的专业知识来进行企业沟通。“运作一个有效的面对面会议既是一门艺术也是一门科学，虚拟会议同样如此，”Yeager在iLinc说，“这里有许多实际经验。”例如，普华永道的Terry Schmidt说，一个虚拟会议能否成功举办有三个决定因素：内容的类型，时间的长短，互动的水平。她指出：“我们与客户协商，以确定其会议的目标，如果我们同意虚拟会议形式是最佳的，我们会考虑会议内容、观众数目、与会者所在地和预算等因素来选择哪种类型的虚拟会议最合适。这次会议活动服务部的决策会最大限度地满足客户需求。”
在众多可选方案中：“我们的在线研讨会提供音频或视频流，配备交互功能幻灯片展示设备。”她说，“我们的网络会议允许更多合作方共享文件。并且我们已经把虚拟和实体两种会议形式混合，通过网络广播把内容从面对面会议那里传递给不能出席受邀者。”
非正式的网络会议不需要很高的技术，只需基本的电话礼仪足以。思杰在线的Walker认为，事实上我们正在迈向一个“人们像使用电话一样自如使用这一技术”的时代。
Molay同样表示：“成长中的网络会议形式将逐渐商品化，并最终免费为人类服务，结果是网络会议公司的领导将无利可图。”
DimDim.com已经开始免费运行网络会议，GoToMeeting.com的价格也很低廉，通过思杰在线，每月只交49美元；MeetMeNow.com通过WebEx每月只交39美元。
差旅就此结束？千万不能如此断言
没有人会说电子会议的商务往来意味着实体会议将走向终结。事实上，许多本文资料的提供者在接受采访的同时也在为业务奔波旅行。Molay说：“一个网络会议不会取代您的年度客户会议。但它可以缩短两者的距离。您可以通过虚拟会议将所有的信息传递给别人，还可以以个人名义传递给社会其他领域。”
施乐公司的Tracey Wilt说：“我们是一家全球性公司，差旅是不可避免的。但是，我们要确保平衡差旅费和其他有效协作方案的关系。”
从哪里可获取设备和服务
Adobe Acrobat Connect or Connect Professional
特色：主持方和参与方可在任何装有Flash功能的计算机上轻松进入，简便快捷。“连接Pro后，可以轻松调整布局和内容，具有出众的互动功能，”Webinar Success总裁 Ken Molay说。
Brainshark
特色：创新，传递和跟踪所需要的网络演示。
Cisco Systems (WebEx)
特色：我们以您的需求为宗旨。针对需求，这里有支持中心；针对学习，我们有培训中心；针对销售演示，我们有销售中心;针对网络研讨会，我们有活动中心。您还可以通过会议中心或直接跟我们接洽以获取基本信息。“当客户适应了WebEx，我们将增加新功能。”产品开发部经理Grace Kim说。Molay的考虑是：“他们是市场的领导者，拥有巨大的网络支持——硬件支持和人力资源支持。”
Citrix Online GoToMeeting GoToWebinar
特色：操作简便，价格低廉。营销部高级经理Kineon Walker谈到：“我们的产品不针对追求个性化需求的客户，我们的目标客户是那些想即时使用产品而不需要前期培训的群体。”
DimDim
特色：它是免费的。Molay说：“不只是免费，而且开放源代码，允许用户添加功能和补丁。”
IBM IBM SameTime
特色：集成了Sametime软件用户，可用于其他通信。
iLinc
特色：不必每月付款便可拥有软件。“如果您需要使用很多网络会议，就会对价格比较敏感。”营销部副总裁Mark Yeager说，“您可以把软件安装在您的网络，或者我们帮您操控。”iLinc还提供环保仪，在网络会议期间测算所减少的二氧化碳排放量。
Microsoft LiveMeeting
特色：“整合微软的统一通信模式。”Molay说。
ON24
特色：“不只是软件，而且提供产品、渠道和联合推广等全面服务。”Molay说，“并且更强调网络视频的通畅性。”
ReadyTalk
特色：功能增加，价格不变。ReadyTalk启动了 “活动经理人”功能，即在基本的协作模式基础上增加了网上研讨会的功能。Molay称：“这是伟大的创新。”
为SVMMP 做足准备
准备战略性虚拟会议管理程序的五个步骤：
1.接受培训。参加网络研讨会，尝试在供应商的网站上进行操作，与规划者交流虚拟会议方面的经验。
2.了解大体情况。“第一步是要分析您整个公司所有的虚拟会议，网络会议和面对面合作的使用情况。”普华永道的Debi Scholar说，“应与供应商多交流，了解您的钱都花在了哪些方面。”
3.让利益相关者参与。分析您的数据，并分享给所有利益相关方，包括老客户、法律顾问、风险管理部、采购部和您的IT小组。然后您可以建立一个完善的需求文件以便选择目标供应商。
4.获取合同。创建RFPs，缩小供应商的范围，再与其谈判合同。Scholar建议双方建立服务协议。
5.做好客户关系网络。“创建一个虚拟会议和远程学习的文化,”Scholar认为：“要让内部客户感觉到简便易行，要以出色的客户服务技巧和能力成为单一的联络点，与IT部和供应商达成协作。”■