文 Michael J. Shapiro
一年前，在公众场所拿着亮眼的iPad还是一件很酷的事。而今在会展活动中逛上10分钟就会看到好几台iPad，而且还会看到少量其它品牌的平板电脑。这说明什么？一些活动策划者是这样解释的。
淘汰文件夹
“我是一个iPad的超级粉丝”，注册会议专业人士卡佳•摩根斯坦直言不讳称自己是iPad的“超级用户”。摩根斯坦作为总部位于亚特兰大的会议顾问公司的高级项目经理，通常会事先把她一天的工作同步到她的iPad，等到去活动现场办公时，“我可以随时随地进行信息查找，而不必带着很重的文件夹到处走。”她补充道。
想找到一位不为淘汰文件夹而感到欢欣鼓舞的活动策划者实在是太难了。“想起那些沉沉的文件夹”，摩根斯坦说，“上帝保佑你千万别拿反了——否则一翻开你的资料会飞得到处都是。”
使用电子版的文件可以减轻你的负重，而且它还更方便你快速地搜索信息，回应客户的需求，现场修改文件，并且在必要时还可把把文件传送出去。为了顺应潮流，会议管理软件也开始在向移动化办公的方向转移。例如ootoWeb会议登记和管理平台，为iPad设计了自己的移动应用程序，完美地替代了厚重的文件夹。
“我可以诚实地说，在活动现场使用纸质会议文件和文件夹对于我来说已经成为历史”，克里斯汀•凯丽兴奋地说。她是总部位于英国柴郡的会议机构双子座国际的活动部总监，同时也是ootoWeb的客户。“移动应用软件为我们的活动现场管理增添了巨大的价值，我们可以通过iPad上的应用程序来获取有关与会者和活动策划相关的实时数据。”
作为活动策划者的文件夹的替代品，移动应用软件可以更高效地在团队中传播信息。芝加哥的活动管理公司SmithBucklin的副总裁大卫•威尔建议说：“我们公司的员工，人手一部ipad。从会议策划者的角度来看，iPad真是一件好工具。大家都在活动现场时，我们不用拿着那些厚重的文件夹，一样可以掌握所有的宴会活动订单、规格和诸如此类的数据，我们已经把所有信息加载到Dropbox并同步到我们各自的iPad上。这真是太伟大了，因为我们对于所有的平面图，规格和宴会活动订单了如指掌。”
在活动策划者们最青睐的移动工具列表中，常常会出现Dropbox的名字。这是一个提供在线文件存储和共享服务的工具，最高提供2GB的免费存储，并且为iPad、iPhone、安卓和黑莓等移动设置提供免费的应用软件。这种工具可以轻松地进行同步和访问文件，甚至将文件下载到移动设备。
另一方面
摩根斯坦还同样看好iPad在活动中成为与会者的工具这件事情。她说：“特别是对于教育性质的会议，它是神来之笔。”除了Dropbox，摩根斯坦作为与会者参加活动时，主要使用一款叫Evernote的应用程序。这种应用程序有免费和付费两种版本，提供了一个集合笔记、剪辑、照片及其它资料的中央信息库。与会者可以先创建会议笔记和观察工作簿，然后同步信息，使其可以通过任意一台计算机进行访问。
供应商使用iPad向活动策划者展示活动场地以及进行目的地演示。同样，无论是在展览期间还是出门在外，各个行业的参展商也都抱着平板电脑作为他们的销售工具。“我们看到越来越多的参展商这么做”，威尔指出，“并使用iPad来延长与客户的对话。”
威尔经常与医药行业以及信息技术行业的组织一同工作。“这些参展商在他们使用的iPad中存有公司的视频和演示资料，所以当他们在咖啡厅或是会议休息中，哪怕只是闲谈或是建立社交网络的时候，都可以随时推介自己的产品，真正地把产品带到了生活之中。”