文 | 王晓东
我们在策划会议的时候不妨先问自己3个问题：
1、为什么办会？
最主要的原因就是要有经济效益。赛迪顾问每年上百本IT市场的分析报告，每本8000～9000元，光靠几个销售人员的力量是远远不够的。10个人每个人销售10本，才不到100万。因此我们需要一个大的集中展示平台，来销售自己的产品。最早我们没有这个会的时候，报告的销售量最多120万，开了这个会以后，现在稳定在100～1000万元左右。
2、有没有人需要我们办？
经过分析我们发现，除了赛迪顾问需要自己的咨询品牌和宣传自己的产品外，首先政府需要有科学的依据来指导IT行业的发展和规划。其次，企业需要通过权威机构知道整体和单个市场的发展特点和趋势以及自身的位置，特别是排名靠前的企业需要一个大且中立的平台集中告知自己的行业优势。
好的活动创意和需求有关，虽然需求不是摆在那里让我们捡，但他还是有些规律的。我简单谈一个方法——延展创意。拿我们IT市场年会为例，它的核心是总结企业的产品市场销售情况。这个会议几乎所有的知名IT企业都赞助过，还有没有挖掘的余地？他们还有没有其他需求？通过延展我们发现，每个企业除了关心自己的产品，还关心自己的服务，还有用户的口碑，此外在强调明星效益的今天每个领导人的个人魅力和经营理念是不是需要展示？有了这个想法，我们陆续推出了以检验总结IT服务水平为主的IT服务年会，以探讨IT用户需求的口碑的IT用户年会，还有突出人物和经营理念的IT经济年会，这四个年会，一共开四天，营业额稳定在800万左右。
3、我们是不是最合适的？
一般私人咨询公司不够权威，IT企业不认可，外资咨询公司政府又不能完全认可和支持，其他行业咨询机构又不够专业，所以赛迪顾问就脱颖而出了。另外还要认清自己实力，在实力不够或者不适当的情况下，要联合有实力的单位或组织提高实力。但如果不适合的话，即使有好的创意，发现需求也做不好，所以，一定要慎之又慎。
如果以上三个问题都有了明确的答案，还不能说这个事情适合你做或者你就能够做好，只能说你有了好的立足点。接下来就需要精准的策划了,策划的第一步就是选定好的主题和前言，这是一个好的会议策划的基石，以后要阐释的特点、组织机构、来宾构成、会议议程都要紧紧围绕主题和前言来做，绝对不能马虎，我重点讲一下这个部分。
主题就像一篇文章的题目一样，必须能够引起大家的注意、好奇和认可甚至叹服，俗话说十分文章七分题就是这个道理。
05年IT市场年会的主题叫做“数字化变革与IT市场新趋势”，06年2月份的会议主题叫做“聚焦理性创新、突破应用市场”，想知道怎么回事吗？就得来参加我们的会！
许多人在定策划案的时候往往是简单的复制粘贴，随便找行业特点一说，再把主办协办单位一写就万事大吉，其实不然，这不叫背景（前言），更不叫策划。我们认为在这一部分一定要用精确的语言描绘出行业的特点,来显示我们的专业和准确的把握,并要提出行业面临的问题、机遇、挑战，引起业界的关注。最后再写明参会嘉宾的组成，体现权威！
现在我以05年为例，看看前言的写法：
第一段说明现在的IT行业的环境和特点：
我们已经进入数字化变革的时代，一个以IT为主导的数字化技术与社会生活、传统行业全面融合的时代。在消费层面、IT产品与数码、家电、手机等终端设备的互联互通，与移动通讯环境的平滑对接，导引着由模拟到数字的生活变革，催生出多姿多彩的新兴应用，点燃起缤纷变幻的市场机会；在行业应用层面、数字化大潮正在成为行业发展的必然趋向，以数字化技术为基点的业务整合、应用升级方兴未艾。在此背景下，数字化变革成为IT与社会生活、传统行业共同的机遇与挑战，IT产业，也因此迎来诞生30年以来最大规模和最富深度的一次革新。
我们可以看出开篇从整体上和分层面上都在阐释数字化变革这个背景，并指出因为这个背景的变化将要导致大的变革，实际上就在此阐释了我们会议的主题。有了这个趋势，又有什么大的问题值得我们关注呢，这就引出了我们第二段的问题：
2004年已经拉开了这场变革大潮的序幕，步入2005年，更为深刻的变革将会接踵而至。数字化技术与社会生活、传统行业全面融合，带来的将是更加复杂的应用环境，从而对业界厂商的能力提出了前所未有的更大的挑战。
当宏观调控对行业应用的影响凸显，企业如何顺应数字化潮流、决胜市场？
当数字化变革步入实质阶段，企业如何适应新的发展趋势、应对变革？
当新兴市场机会稍纵即逝，企业如何准确评估、把握先机？
问题摆出来了，如何解决，或者说到哪里去才能听到解决的方法？这就到了第三部分，研讨解决问题的出路：
针对以上问题，“2005中国IT市场年会”将做出解答。本届年会以“数字化变革与IT市场新趋势”为主题，盛邀政府领导、市场专家、企业领袖、IT用户、金融投资及新闻界等各界人士，深入剖析2004年中国IT市场现状与特点，并对2005～2009年中国IT市场发展趋势进行全面的分析预测。
最后，我们再强调一下这个会的传统和作用。
“2005中国IT市场年会”将传承赛迪顾问2001～2004年4届中国IT市场年会的品牌号召力与影响力，为国内外产业界、经济界、投资界人士提供一个感触新知、激荡智慧的互动平台，共同推动中国IT市场持续健康发展。
到了现在，一个成功的前言才算完成！
有了好的前言，提出了好的引人注意的三大问题，许多人会问凭什么你们的会议可以解答？下面就进出我们策划的第二部分。
会议特点：
刚才我们第一个问题，当宏观调控对行业应用的影响凸显，企业如何顺应数字化潮流、决胜市场？所以我们会议的第一个特点是“关注宏观调控政策 开拓行业IT新领域”。
——本届年会将邀请政府要员探讨政府采购法对行业应用市场发展的引导作用，重点行业用户也将畅谈未来IT需求的新特点，业界领先企业分享面向未来的针对性解决方案。
第2个问题是当数字化变革步入实质阶段，企业如何适应产业新的发展趋势、应对变革？所以我们会议的第2个特色是“适应数字化变革 掌握市场发展新趋势”。
——本届年会，赛迪顾问IT市场专家、业界学术专家、著名企业高管、海外专业人士盛聚一堂，就数字化变革对社会生活与传统行业的影响、中国IT市场特点与企业增强市场核心竞争力、未来IT市场发展新趋势等主题发表精彩演讲，深入分析大从化、专业化趋势对终端渠道、IT服务的深刻影响。
第3个问题是当新兴市场机会稍纵即逝，企业如何准确评估、把握先机。所以我们会议的第2个特色是“聚焦新兴IT市场 把握产业投资新机会”。
——透过赛迪顾问专家专业而精准的八大领域最新研究成果的基础上，投资机构专家、业界企业领袖的真知灼见，将全面清晰的展现中国新兴IT市场的前景，准确把握中国最具价值的产业投资新机会。
通过我的讲解大家看到了不是简单的吹嘘这个会议，而是切实的表明我们的规模和诚意，前言说明的是每个问题都有相对应的环节来解决。
特色明确了，我们的会议议程也相应而出。第一部分：宏观调控与行业IT应用市场发展（以政府官员行业协会领导为主）第二部分：数字化变革与IT市场新趋势（专家、顾问研究员、企业领导年度成功企业及成长性企业首脑互动及颁奖）第三部份：新兴市场与IT投资机会分析（专家、投资机构、企业）。
第三部分分别呼应我们的三个问题三个特点：条理清晰，政府官员、主办方、专家、投资方、赞助企业各取所需，特点是企业能与政府和投资人士交流，说明我们这个会不是光想着要你的钱，还想着替你创造挣钱和宣传品牌的机会。
前言提出问题？特色说明解决的方式，议程细化解决的人选。有了这互动前言、特点和议程三个部分，这个策划案的主体部份就完成了，其他的比如组织单位、参会的嘉宾构成、时间地点什么的我就不再说了，需要强调的是一定要重视媒体的作用，我们这个会议媒体都在80家以上。
我们这个会议如何有效益？
这个会议参会者1500人次左右，光贵宾就150人左右。会议的直接收入来源主要有两部分，一是企业赞助，二是收费听众。一个最高极的赞助商可以有13项回报（略）。这些回报是硬条件，体现了我们把能利用上的地方统统都要利用上，其他还有晚宴、门票、胸卡等赞助方式。因为场地的限制除了我们邀请听会的以外，还有300个左右的收费听众，每人收费1200元左右。
要有强大的细致的执行力。
我们公司有一条会议说明：策划关系存亡，执行决定成败。
我们每次办会都要有两个手册，一是前期准备手册，二是会议执行手册。
会议前期准备时把人员分成四个大组：
招商组：负责与企业联系，明确听友的条件告知会务组。
秘书组：会议所有资料的撰写制作（三类领导（部院公司）讲话稿、邀请函、请柬、会刊、报告摘要、奖牌、议程表）。
邀请组：贵宾、企业领导、行业嘉宾、收费听众、媒体记者等等
会务组：会场布展施工、酒店协调、摄影摄相、礼仪培训等等。
每个组有负责人，我说得简单其实每个组都有20多项任务每个项目都要落实到人，这个手册从会议的前一个月开始倒计时到会议的前一天为止，严格规定每个人每个事情的完成时间。每周召开一到两次例会，检查进度，调整磨合。提前三天开动员大会，会议工作人员有150人，由总指挥来统一调度。
开动员会的时候，我们将另一个手册发给每个人。所有的组重新组合为两大组：接待组和会务组。
接待组又细分为政府贵宾、企业贵宾、行业贵宾、普通贵宾、收费贵宾、免费贵宾、媒体记者、外宾、秘书司机、保安组等几个小组。每个小组有问题找小组长，小组长协调不了的找总指挥。
会务组主要是现场流程及宴会控制管理，酒店协调等。灯光、音响、引领、礼仪、切换每个人都按照现场控制流程表反复彩排，每个环节要精确到秒，做到无缝链接。
只有这样才显得你们公司专业，服务细致到位，才能让客户认可，你的会议营销才能到位。