文 武少源
长期以来我国各行业的会议都是由本机构的部门来承办，进入新世纪后，一方面由于我国国家机关的精简和事业单位的改制，使得它们没有更多的人力和精力去举办国际会议。另一方面我国经过近30年的举办国际会议的历程，已经培育出一批达到国际先进服务水平的专业会议管理机构。它们积累了丰富的经验。将国际会议委托给专业会议管理机构承办，会议主办机构既省心又省力，会议还容易获得圆满成功。因此，政府和社团机构举办的国际会议开始引入竞标机制。下面就竞标国际会议的机构、特点和程序结合第14届世界地震工程大会，谈谈中国国际科技会议中心是如何在这次竞标中胜出的。
竞标国际会议要了解竞标主体，确定谁是竞争对手，它们的优势在哪里，劣势在哪里。同时，还要熟知国际会议竞标的特点和程序，才能针对情况有的放矢，一步步把国际会议的举办权拿到自己手中。
竞标国际会议的机构
我国的特殊国情使得首先在我国组织国际会议的不是旅行社而是事业单位，例如中国科协下属的中国国际科技会议中心和中科院下属的中国国际科技交流中心，还包括一些全国性学会，像中华医学会和中国遗传学会等，它们一同成为我国最早的一批专业会议管理机构。这些机构除了能为会议提供住宿、餐饮、会场和仪器设备等会务方面的服务；更重要的服务内容是要承担会议注册、策划大型活动以及处理安全保卫方面的各种事宜；有的会议甚至需要它们直接参与会议专业方面的工作，为国际会议提供全方位的服务。因此，专业会议管理机构是目前我国竞标国际会议最主要的力量。
此外，我国旅行社也早就涉足了国际会议的服务工作，例如中国国旅总社早在八十年代末就建立了国际会议中心。近几年，我国许多旅行社也建立了国际会议服务部门，特别是大型旅行社业务部门多，分工明确，人力资源充足，依靠原有的旅游资源迅速成为竞标国际会议不可忽视的力量。举办国际会议的高额利润也吸引了一些境外旅行社来我国参加国际会议的竞标，例如2007年的国际药学大会就有新加坡和香港的旅行社参加竞标活动。与竞标企业会议不同的是，大量中小型会议服务公司很少参加国际会议的竞标活动，分析其原因很可能是它们还不具备独自承办几千人的国际会议的实力。
国际会议竞标的特点
国际会议竞标活动和企业会议竞标活动有很大的不同，它有四个主要特点：第一是国际会议的竞标活动持续时间长。会议主办机构从调研开始，到与会议承办机构签订会议委托合同书需要几个月的时间，有时甚至会更长；第二是国际会议竞标活动启动的时间早。通常是在会议召开前二年就开始启动，这是根据国际会议筹备管理的时间规律所决定的；第三是会议主办机构的主要领导对竞标活动高度重视。他们会关注竞标活动的所有过程，并会亲临现场参加竞标活动。某些政府部门为了体现“公平公正”的原则，甚至还会邀请纪检和监察部门前来参加竞标活动；第四是国际会议对专业会议管理机构的要求标准，远比对服务企业会议的机构要高得多，因此，会议主办机构要对本地的会议服务机构做更长时间的调研工作。
竞标的过程
国际会议的竞标程序与企业会议基本相同，下面以竞标2008年10月在北京举办的第14届世界地震工程大会为例，简要介绍国际会议竞标活动的过程。
2004年由国家地震局牵头参加的在新西兰举办的第13届世界地震工程大会，成功获得了2008年第14届大会的主办权。该会议规模为4000人，并有近万平米的附设展览区。国家地震局决定采用竞标的方式择优选择会议公司。2006年上半年大会组委会秘书处就开始分赴国内各家宾馆、会务公司、展览公司和旅行社了解情况，并观摩了许多会议和展览，形成了《关于第14届世界地震工程大会会务公司调研情况的报告》，为下一步选择会务公司奠定了基础。整个竞标过程参照竞标企业会议的发标、投标、开标、评标、定标和中标六个阶段进行。
2006年11月9日，大会组委会秘书处发出了《择优选择第14届世界地震工程大会会务公司的通知》，请有意向投标的机构提交下列文件：(1).竞标机构的营业执照或者法人代码证书；(2).竞标机构的情况介绍；(3).已举办过的国际会议名录；(4).能够承办会议的主要工作；(5).筹备会议的工作计划；(6).会议的初步预算；(7).收费的方式和金额。
2006年11月15日，中国国际科技会议中心和另外两家北京的大型旅行社在规定的时间内提交了合格的投标文件。
2006年11月22日，秘书处在北京召开了择优选择第14届世界地震工程大会会务公司的筹备会议，制定了评审程序及评分标准，组成了11人的评审专家组。
2006年11月23日，经过抓阄的方式，确定了三家竞标机构的宣讲顺序。三家机构背靠背的分别介绍了各自的工作方案及初步经费预算后，通过专家提问、评分和排序，最终确定中国国际科技会议中心和另外一家旅行社的国际会议展览公司进入下一轮商务谈判。
2006年11月25日和26日，评审专家组先后与这两家竞标机构进行商务谈判。谈判中，对会议工作方案、会议网站、网上注册收费、网上论文接收和管理、经费预算、国外代表签证、招展、招商、展览仪器设备通关等问题进行了详细的讨论，形成了会议纪要。经过商务谈判，评审专家组对两家单位的实力和情况有了比较全面的了解，认为两家公司都很有实力又各有所长，会议的筹备方案各具特色。为此，要求两家公司在最短的时间内再次提交更加细化的大会工作方案和经费预算等关键性文件。
2006年12月5日上午再次召开专家组会议，通过对两家机构细化后的方案和预算进行分析比较和反复斟酌，认为中国国际科技会议中心更符合会议的要求，一致同意将该会议中心作为第一候选。当日下午专家组又与中国国际科技会议中心进行了一轮商务谈判，对会务工作的主要问题进一步达成共识。
2006年12月19日，经大会组委会主席和副主席等领导批准，确定中国国际科技会议中心为2008年第14届世界地震工程大会的会务公司。历时40天的竞标活动终于画上了圆满的句号。为了保证选择会务公司的公正性，由中国地震局纪检和监察部门对择优选择会务公司的过程进行了全程跟踪和监督。
会议中心胜出的原因
与京城各大旅行社相比，不管是机构规模还是经营实力，中国国际科技会议中心都略逊一筹，但为什么能在此次竞标活动中胜出呢？从中国地震局方面了解到，会议中心胜出的关键原因有两个：第一是丰富的组会经验；第二是先进的服务手段。
组会经验方面：许多会议的主办机构通常都没有组织大型国际会议的经验，在许多问题上把握不准，迫切需要依靠一个有经验的专业会议管理机构，而会议中心正是这样一个机构。它对我国举办国际会议的各项政策都有深刻的理解，在执行中不会发生任何偏差；它对组织国际会议的流程管理有丰富的经验，能在最短的时间内完成大会学术筹备工作计划和大会会务筹备工作计划，编制合理的会议经费预算。可以说，丰富的组会经验形成了最重要的核心竞争力。
先进的服务手段方面：会议中心从本世纪初就敏感地认识到世界已进入了信息时代，利用网络技术举办国际会议将成为世界会议产业的新趋势。中心坚持改革创新的精神，不断在实践中学习探索，结合国外的先进经验，与西安远华会展软件公司联合开发了“科华国际会议管理系统软件”，将大型国际会议的论文接收和审查、代表注册以及付费三项关键的工作内容都融进这套管理系统软件中，已成功地在十几个大型国际会议中应用，并达到目前国外的发展水准，从而形成了新的核心竞争力。
与会议中心的情况相反，目前我国绝大多数旅游机构的主要精力还在用于接送大量的旅游和商务客人，没有时间和精力认真组织和研究国际会议，致使发展到今天，多数旅游机构还停留在只能为国际会议安排住宿和餐饮等一般性的服务工作上。我国大多数会务服务公司的情况和旅行社也基本相同，它们中的许多公司连会议网站都不会做，更不用说使用网络技术承办国际会议了。
由此看出：决定一个机构竞标国际会议能否成功的关键因素，主要取决于机构的软件服务能力和丰富经验，而对机构硬件的要求则相对要少一些。
（作者系中国国际科技会议中心主任助理）■