文 | Lise Fitzpatrick | 编 译 | 李 丽
如果您已经花费了很长时间来回顾您上一次会议的最终清单。那现在该计划明年的事情了，对吧？不完全对。在结束今年的会议文件之前，您应该准备一个会后报告——从参加会议的全体人员到挑选房间，再到食品饮料以及其他，对会议各方面进行详细地总结。
是的，是需要花费一些时间来准备如此深入的总结，从中获得的好处会让您觉得您付出的努力非常值得。对一位新手来说，为能更好地准备来年的会议，一份综合性的会后报告成为了价值无量的参考工具。想像一下，关于会议任何一方面的具体信息都能够在短短的几页文件中迅速找出，而不是从两个大的文件堆中乱翻。会后报告也能成为一个有力的谈判工具，因为它里面有会议的精确数字，包括了付给酒店的食品、饮料费用清单。
除了实际数目之外，会后报告还应该包括对于下次会议某些方面改进的专门建议。是不是该为咖啡时间点更多的汽水和瓶装水？需不需要雇更多的人手在会议间隙分发印刷品？是否应该提高最后一次晚宴的保障？会议是否需要一个更大的房间？要想加快书写这一报告，在会议期间就要做详尽的笔记。您可以在一份议程、一份空白的会后报告或者一个专门用于这种特定会议的笔记本上草草记下您的想法。但应确保记下关于市场信息、酒店设施、食品饮料、供应商和会议的详细笔记。
为了帮助您起步，我们准备了以下的会后报告模板。要时刻记住这只是个模型。您的文档要适合于您的会议的特殊要求。举例来说，您不需要提供差旅，但是您需要跟踪记录当前会议的参与者人数。您可能需要加上一行现金销售清单或者向贵宾发放的礼物单。简单地在模板上增加或者删除项目，直到它符合您的个人要求。
收集数据
为了撰写一份详尽而精确的会后报告，您需要从酒店收集几份专门的信息资料。大部分的信息可能都不会出现在最终清单上，所以您需要请求酒店把它们写进去。
问题举例：
*我们团队在食品和饮料的支出上为你们带来多少收入？
*哪段进餐时间是我们的参会者最不满的？
*我们的团队要求送餐服务了吗？您怎样给我们的业务量评级——重、中还是轻？请按天列出来。
*在“合作”业务（由出席者，通常是展出者主持的项目）的送餐服务中产生了多少接待收入？
*“合作”业务产生了多少收入？请除去食品饮料。
*礼品派发产生多少收入？
*我们的团队有没有对房间的特殊要求？如果有，是哪种？
*对我们团队来说，签到和退房过程中哪段时间最繁忙？
*单人房/双人房比例是多少？
*取消率是多少？
*您觉得还有什么信息对于来年举办活动是有用的？
