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机场会议，是一种简单高效的会议形式吗？

2008年09月12日    来源：会议杂志    围观：11262次       
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     文 | By Rowland Stiteler | 编 译 | 张 灿
   
    组织机场会议的策划人，把它机场会议称为最简单高效的会议形式——不会分散注意力，只需飞到机场，然后开会，在你的身体还没有感觉到时差变化的时候就已经坐飞机回到家了。
    “让人们集中注意力并不难，因为这种会议形式本身就能让人们把注意力集中起来。”Ordinary Success 公司的总裁Joanne Dennison说，“对于典型的机场会议参会代表来说，他们并不是来观光或者参加社交活动的——他们是来参加公司的一次重要会议或培训活动。因此，他们比任何时候都容易将关注点放在会议的内容上面。”
      这是个好消息，Dennison说。但策划人面对的挑战是，机场会议的参会代表通常都是高级别的行政领导、医师或其他高水平的专业人士，他们希望会议安排得有条不紊，而且越简单越好。
    “他们不希望会议的程序过于复杂，他们希望会议能有更多的创新，会议的气氛能更加融洽。”Mickey Schaefer, Mickey Schaefer & Associates公司的总裁，会议策划人，他的专业是组织医药会议，但也时常组织机场会议，他说，“这就意味着，作为一个会议策划人，你要不断地训练提高自己的运作能力，及时清除掉可能给参会代表带来的麻烦，帮他们找到最合适的会议场所，让他们尽可能方便地到达。”
    会议专业人士说，这种会议形式有进一步扩大的趋势，即使在“9.11”之后人们对于航空安全更为关注的情况下也是如此。许多专业接待机场会议的酒店，现在看到了机场会议的市场的需求像“9.11”以前一样旺盛，而且市场份额还在不断增加。
    如果会议的规模不是很大，很多会议策划人似乎愿意在大型机场附近的酒店举办会议。
    “机场的酒店可以让参会代表在会议结束后更快地踏上返程的航班。这就意味着与远离机场的酒店相比，在机场酒店开会，用来的时间更加充裕。在远离机场的酒店开会，会增加交通时间，对于一些人来说还增加了交通费用。”位于华盛顿的Tax Executives Institute的会议策划总监Deborah K. Gaffney说。他策划过很多在机场酒店举办的税务会计培训课程。
    Gaffney的很多从事会议策划的同事，也都喜欢机场酒店，而且对于美国参会代表而言，他们更愿意在中部地区举办机场会议。
    许多会议策划人说，要在美国境内举办国际会议，他们更愿意选择东海岸或西海岸的城市，这样对海外的参会代表来说更方便。
    AG Communications公司的总裁、会议策划人Alicia Gorman，曾经在拥有298间客房的Grand Hyatt DFW酒店举办过多次医药会议。该酒店可以在达拉斯Fort Worth国际机场4号航站楼提供34,000平方英尺的会议空间。
    “如果你和医师打交道，就意味着你在和那些离开办公室就会少挣钱的人打交道。因此，他们开会很讲时间，很讲效率。”Gorman说，“因此，我们设计的典型的会议议程是，只在酒店住一个晚上，第二天晚上他们就已经到家了，可以为次日上班做好准备。”
    对于公司来讲，机场会议是很常用的一种会议形式，因为他们很重视效率成本。
    “你彻底消除了地面交通的费用，”Dennison 说，“公司股东们很看重这一点”。
    位于亚特兰大附近的Manheim DRIVE公司是一家汽车经销企业，该公司的会议策划人Tonya Brathwaite会在亚特兰大机场的Marriott 酒店举办会议，即便他们在亚特兰大有自己的会议室。
    “会期三天的会议，第三天会议结束后参会代表就可以直接离开了。这样可以最大限度地利用时间，第三天还有充足的时间来开会，你不再需用大巴穿过整个城市送他们上机场了。”她说。
    （ROWLAND STITELER 是佛罗里达Crystal Beach的一名自由作家。）The Meeting Professional■
   
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