文 | 沙拉·J.F. 布雷利 编译 | 张义
PhoCusWright（全球旅游业权威研究机构）新的研究报告披露重要统计数据和发展趋势
会议行业这几年来一直处于动荡和混乱状态中，但是乐观情绪正在上升，对2010年的市场预测显示会议行业的发展将重回正轨，虽然情况还不能回升到三年以前的水平。
为了掌握会议产业真正发生的变化，旅游调查公司PhoCusWright在M&C杂志以及其他行业同仁的支持下，对629名公司的会议策划者进行了调研，编制了新的研究报告——“公司与会议：在商务旅行最复杂市场中斩获成功”
位于康涅狄格州的Sherman公司发现，总体来说，2009年公司在会议方面的总花费达到了543亿美元，比2008年减少了近30%。差旅费与非差旅花费在会议总支出中几乎各占一半，而食品、饮料、酒店住宿和机票加起来占总费用的三分之二多。差旅费——包括机票、住宿、租车和地面交通2009年下降至29%，共279亿美元。
虽然今年市场回暖只上升了大约4%，但是PhoCusWright预测增速还会加快，到2012年前会达到两位数字的增长速度。到那时差旅支出将超过350亿美元。尽管如此，这一数字仍然低于2006-2008年的水平。
会议市场概述：该研究询问了会议策划者2009年策划了哪些类型的会议，答案显示，学习讨论会和教育专场会议最多。去年，每位策划者平均策划了17场次的该类型会议，包括平均6场次的研讨会和6场次的销售/奖励会议。
公司在研讨会以及专场活动上的花费占会议预算总额的15%，而培训会议和学习讨论会占预算总额的14%。虽然2009年每位被调查的会议策划者平均只策划了4场次的客户会议，但这类会议花掉了13%的预算。
虽然2009年举办的会议中参会人数少于49人的小型会议占到了64%，但是它们只占用了11%的公司会议总支出。200及以上人数的大型会议在2009年举办的会议中只占7%，但是“抢夺”了会议总支出的59%。总体来说，2009年举办的会议中35%的会议接待的参会人数在10-24人之间，有29%的会议接待人数在25-49人之间，18%的会议人数在50-99人之间，而11%的会议人数在100-199之间，只有7%的会议人数超过了200人。
决策过程：绝大多数公司采纳某些类型的会议或旅行制度，有时候是借用某个文件中的书面制度。
三分之一（32%）的策划者执行会议和即时旅游制度，21%有完整的旅游和会议制度，7%只有会议制度，17%只有即时旅游制度，18%的没有此类制度，抽样调查中5%的策划者不知道采用什么制度。
接受调查的会议经理中，超过一半的会议经理（56%）指出采购部门会帮助他们做会议预算和费用跟踪；有55%的人预算管理中接受采购部门的帮助， 55%的人在与供应商的谈判中接受采购部门的协助，有近50%的人接受采购部门的监督和领导。
调查对象是谁?
PhoCusWright?通过多种方式发布在线调查问卷，收到了来自专业和非专业会议策划者的629分答卷，这其中还包括监管会议策划者的管理人员，包括会议经理、总监和采购经理。
大多数被调查者（73%的会议策划者和83%的管理人员）表示，他们除了会议策划或会议管理外，还兼有其他工作职责。
绝大多数被调查者是以公司内部员工的身份从事会议策划工作，至于14%的会议策划者和18%的管理人员来自外部的活动或旅游管理公司。
在被调查的策划者中，41%的人拥有诸如会议经理或会议策划者的头衔，14%的人事销售或市场营销经理，11%的人是行政助理，而5%的人是高层管理岗位。
对于负责监管会议策划者的管理人员来说，41的人仍然拥有与会议有关的职衔，而16%的人是销售或市场营销经理，11%的人属于高层管理者，9%的人是公司的差旅经理。
虚拟会议 PhoCusWright的研究发现，被调查者2009年举办的会议中只有24%涉及视频或虚拟会议。2010年只有15%的被调查者说他们的会议含有虚拟成分，另有7%的人说他们的会议已经被虚拟会议所取代。回答此问题的222名被调查者中78%的人说他们的会议没有任何虚拟成分。
被调查中20%的人最近举办的会议中有虚拟会议，这些虚拟会议让28%的参会人员不必离开家就可以参加会议。
路在何方 参与问卷调查的人中绝大多数2009年和2910年在酒店举办会议，分别占86%和84%；2009年商务或会议中心举办的会议占抽样调查的48%，2010年占45%；去年内部/公司会议室作为会议地址的情况占45%，今年占46%。2009年16%的会议使用了虚拟会议室或远程会议中心，今年这一数字增长到22%。
在选择会议目的地方面，研究发现被调查的会议策划者和管理人员中分别有57%和62%考察了前年使用过的城市。低价和特价是促成54%的会议策划者和56%的管理人员在目的地决策方面的决定性因素。管理者在目的地决策方面通常发挥举足轻重的作用，因此会议策划者和管理者中均有42%的人说会考虑高层管理者的意见。
绝大多数会议策划者在选择过程中依赖以前在某会议地址举办会议的经历和感受，87%的会议策划者和86%的会议经理决策时依赖对目的地的熟悉程度。68%的会议策划者和66%的会议经理也会受到会议规章制度的影响。酒店所在地理位置是52%的策划者和51%的会议经理最优先考虑的因素。有趣的是，只有2%的策划者和1%的会议经理说他们在选择会议地点时会参考同事的意见或用到社交关系。■