元素4：评估会议的效果
《成功会议》：评估会议效果的标准是什么？
杰克•菲利普斯：在我们的模式中，评估会议效果有5个级别。
1.反馈和应对反馈的措施——参与者对活动的反馈如何以及他们计划如何应对参与者的反馈。
2.学习性——活动是否增加了技能、知识或改变了态度？程度如何？
3.在工作中的实践应用——参与者是否将自己所学到的东西应用到工作中？
4.商业影响力——在工作中得以实践应用的东西是否产生了可以量化的成果？
5.投资回报率——所取得的成果的货币价值是否超过了活动的成本？
《成功会议》：你们如何确定一次会议需要几个级别的评估呢？
杰克•菲利普斯：不是所有会议的投资回报评估都包含这5个级别。为了决定哪些会议只需要1个级别的评估，哪些会议需要5个级别的评估或者任意某几个级别的组合评估，重要的是要有一个适应于所有会议组合的标准。
下面我说说这个标准。首先，我们看的是会议的成本。很显然，成本昂贵的会议比成本低廉的会议需要更高的投资回报率。
第二，评估会议的战略价值。有些会议与机构（公司会议）或协会（协会会议）的战略联系紧密，联系越紧密，越需要做投资回报层面的评估。会议是否要解决公司某个具体的问题或解决了某一行业或领域中的具体问题？如果会议是为了解决某个危机或问题或导致问题的事情，那么它需要更高级别的评估。
最后是参与者。如果只有几位参与者，可能不需要评估。但是如果你有上千或者上万的参与者，我们必须知道会议的价值。
以上这些是主要标准。对于公司的内部会议，我们还有一个统一的标准。如果会议引起高层管理者的注意力因为他们想知道会后大家的职责和义务，那么他们一定想知道会议的价值。
《成功会议》：从所需评估级别不同的各个具体会议中，你们是如何将它们获得的经验应用到会议组合管理系统中去的？这种评估体系适应于整个会议组合吗？
杰克•菲利普斯：假如一个公司每年举办100场次会议，我们建议首先从第一个级别——反馈来评估这100场次会议，这样确保我们能获得正确的参与者反馈信息。我们要将重点放在与会议内容有关的问题上：会议内容与你的工作关联度如何？会议内容对你的成功有多大意义？对你来说，这些会议内容是否是新的？对你来说有价值吗？
然后我们评估由第1个级别延伸出来的问题，评估的会议大约占总数的80%，也就是级别2——学习性。这个级别的评估采用很简单的方法。你是否学到了我们希望你学到的东西？你是否学会了会议目标中设定的东西？这样我们就对80%的会议进行了级别1和级别2的评估。
我们建议对30%的会议进行级别3，也就是会议知识应用的评估。这个级别的评估也比较简单，只需要问三个问题：你是否应用了所学到的东西？应用是否成功了？如果没有，是什么原因？这三个问题的问与答能让大多数公司获得与他们会议有关的数据，超过这些公司现有掌握的数据。
这个级别的评估目的是从宏观上了解大家对整体会议组合的看法。因此到第4个级别的评估时，我们的样板量突然减少到10%，评估会议的影响力。
这时我们观察的是会议的效果。是否促进了销售额的增长？是否增加了市场份额？是否提高了生产效率？是否为我节约了时间？我的满意度是否提高了？我的客户的满意度是否提高了？只需要100场次的会议中的10%接受这个级别的评估。
然后其中的50%继续接受投资回报率的评估，这是评估系统中的最后一个级别。我们会把会议效果产生的货币价值和我们已经花出去的钱做一个比较。100场次的会议中有5场次的会议会接受这一级别的评估。
这种会议组合评估为我们处理了几个问题，它能确保每次会议都接受了一定级别的评估，而我们又是非常有目的性和主观性地决定哪些会议应当进入下一个级别的评估，从1级一直到5级。
为了查看我们是否做得全面，我们也会组合应用评估方法，就像从宏观层面记录记分卡一样，或者说，“好的，这是我们对所有会议做的参会者对我们会议的反馈评估；这是我们对所有会议做的会议学习性评估；而这是我们对继续跟踪30%的会议做的会议知识应用评估。”等等。■ （文|Successful Meetings 编译|李杨）