最初的震惊反应之后，听众“立刻理解我的意思了”。格雷纳说：“他们开始说一些诸如此类的话—— ‘你知道，来找我们的人不是真正想用我们的会议室。对于提前预订的客户，我们只能免费给他们使用。’”认识到他们的会议室有多糟糕后，他们立刻想知道该如何修缮、改造了，以便客户真的是奔着会议室而来。
在Grand Rapids，Steelcase 将自己定位为“实验厨房”，让自己的员工在会上测试使用新的办公家具。在最近的一次员工聚会上，公司用休息室风格的座次排列取代成行成列的座椅排列法，餐桌和灯摆出一个U型，而发言者的位置被安排在中间的舞台上。坐在房间两侧的参与者通过演讲台能看到对方，三个大的显示屏的位置安排也相当有策略，参会者无论坐在哪里，既能看到发言人，还能看到一块大屏幕。“每个人都能充分地参与正在被介绍的内容。”格雷纳说，“他们可以看到对方，看到别人如何反应，而不是所有人朝前看，无法获得其它视觉线索。”
展示、倾诉和分享
当参会者能够看到其它人的反应时，他们自己的反应会被强化，BrainStrength公司的总裁安德里亚•沙利文对此观点完全赞同。她是一位组织心理学专家，在费城坦普尔大学任教。沙利文利用她对神经学的研究为个人和公司包括会议策划者提供培训。“我们的大脑对别人的思考和感觉很容易产生共鸣，”沙利文说，“大脑中有一种名叫镜像神经元的大脑细胞，它对其他人所做的事情会模仿产生体验感。当我们看到或听到某个行动时，在我们的大脑里，就像是我们自己在执行那个行动一样。”
在会议的特殊环境下，无形的东西比如非语言的暗示显得尤其重要。“由于我们的无意识而产生的感觉是网络学习无法替代的。”沙利文说道。而很多公司将演示文稿排满整个会议日程的做法效果如何呢？根据沙利文的观点，这一做法忽视了一个现实，那就是很多参会者参会的主要目的是从与其他公司员工的社会交往和合作中获得激励和鼓舞。“帮助参会者充分实现这一目的非常重要。”她说，“为他们创造更多的时间和空间，以便享受既有团体组织又非常自由的社交学习。”
还有一点很重要，会议的整体设计要能平衡参会者的心理变化。“在信息接收和输出、独立工作和与他人合作方面，心理上会有一个情绪高涨的活跃期和情绪低落的平静期，”沙利文说，“要为他们安排多种多样的选择机会，包括咖啡时间、报告时间、休息时间和娱乐时间。”
我们的大脑和身体通过感官对周围的一切事物作出反应，不同的环境给我们的身体带来不同的反应。沙利文说：“研究表明灯光影响人的机敏性和情绪，而环境噪声会严重干预学习。”这些不理想的条件通常不利于我们的意识和知觉，“所以我们不知道为什么会反应迟缓——但是我们要远离没有创意和灵感的会议。”
她提醒说，科学还在延伸和发展，但是可以明确的是旧的策划会议的方法已经没有用了。沙利文说：“演讲稿是死的。对于发言人和其他类似的服务商来说，参与式学习——尽可能地刺激观众大脑中众多的区域应该是他们新的目标。参与式学习能促进血液循环，为大脑增加供养，从而产生更强烈、更丰富的联想和牢固的记忆。”
“如果我告诉你一件事情，而你只是听我讲，你使用的只有大脑的听觉，”沙利文说，“但是如果我告诉你的同时，有实物展示给你看，你使用的是听觉和视觉。如果我讲话、又给你看实物，然后还和你讨论，你大脑的工作记忆存储器、语言中心、社交功能就都参与了。当你参加一项既需要运动也需要语言的社交活动时，你就开发了身体和运动记忆区，而如果你很高兴以至于开怀大笑，那么你的神经传递素放松了，这有利于机敏性和记忆，和简单地通过听或看来记忆信息的方法相比，这种体验式方法要强十倍。”