视觉和听觉
同样地，如果在精心设计的富有吸引力的环境下沟通信息，那么信息被吸收的程度会更好。克里斯•布鲁尔是华盛顿贝林翰的一名教育和音乐顾问，他说，在新闻快报中，音乐对情绪和精神的影响不是绝对的，但是了解不同种类的音乐对大脑状态的影响可以帮助大会组织者将其作为集中观众注意力、提升关注程度、提高学习效率的工具。在她的著作《学习的声迹》——音乐在教学中的使用一节中，布鲁尔指导教师如何利用音乐来帮助学生放松和集中。“对课堂教学有用的理念同样适用于会议。”
她说，当我们进入一间房间，要确定我们是否愿意呆在那个房间里只需要五秒钟。 根据你想要调动的情绪高度播放合适的“欢迎”音乐，可以帮助初到者缓解焦虑、放松警惕，还能建立一种团体认同感。关键是要注意听众的人员构成，不要只播放某一类特别的音乐。布鲁尔赞同提前分析参会者，以便“因材施教”地选择音乐，但是会议策划者需要观察大家对音乐的反应，确保所播放的音乐与会议活动相匹配。要记住歌词会增加情绪反应的厚度和高度，它可能和你的广告词相互竞争或者互相抵触（或者相得益彰），而古典音乐和器乐释放的信息更中性一些。
上面提到的原则有一些同样适用于视觉吸引力。根据纽约David Stark设计公司的创立者兼活动策划者大卫•斯塔克的观点，视觉吸引不仅仅是搭建好看的背景。斯塔克以前是一名画家，他有很多大名鼎鼎的客户，其中包括明星碧昂丝•诺尔斯、现代艺术博物馆和Condé Nast出版公司。他的忠实追随者中不乏知名人士，包括音乐家大卫•伯恩，他认为斯塔克富有创意的舞台布景完全可以与当代艺术展会和艺廊里的作品相媲美。
斯塔克设计的绝大多数活动非常有吸引力，但是他的目的不只是创造漂亮的东西。“这个世界上有很多只是外表好看的东西—— 仅仅因为漂亮而好看罢了。”斯塔克说，“但是它们不一定能进一步影响人的思想或者不能促使人们相信某些事情或对某些事情产生激情和冲动。对于我来说，所有的目标是为了策划一场运动，将这场运动的参与者变成追随者，让他们兴奋起来。”
斯塔克的方法有一个例证——罗宾汉基金会是一个旨在帮助纽约穷人的非营利性组织，该基金会2006 年在Javits 中心举办了一次善款筹集活动。斯塔克和他的团队用粉笔在一块35,000 平方英尺的黑板上画出了这个城市的标志性建筑，然后他们在旁边放了很多粉笔，以便客人可以在画上添加东西。这个理念就是“让我们一起重新绘制纽约的蓝图，消除贫困，”斯塔克说，“在递给客人粉笔时，我们会说‘我们都存在于这幅画里。’”客人不仅获得了乐趣，还积极参与了活动的设计， 他说：“他们参与了改变和重塑城市形象的创意活动。”
最近斯塔克为一个客户组织了一次为期一天的会议，该会议将相互竞争的对冲基金者聚在了一起，这些期权者对一切事情都过于性急和不现实，急于套利。当参会者力图阻止第一场会议举办时，斯塔克“在早餐的时候播放声音很大的游行乐队的音乐，让每个人都不得安宁。”而鸡尾酒会在一个让人毛骨悚然的还没装修的地方举行，斯塔克在酒会上安装了巨大的三维字母，拼出单词“volatility （期权挥发性）”—— 字母Y涂了沥青和羽毛，字母V平稳地挂在秋千的一端，另一端是一块煤砖。
“这个设计给那些人带来了乐趣，”斯塔克说。不仅是有趣，而是暗示了会议的主题，就是要告诉大家“这个世界要获得人们的支持、金钱和时间存在很多激烈的竞争”。斯塔克说，“我相信凝聚力才是被关注的原因。”■ （文| 芭芭拉•帕默 编译| 张义）