Monroe将总揽全局的市场战略融入到Wolters Kluwer会议的做法给策划部门带来新生。“他
们可以让协调员或秘书打电话给餐厅，预订25个人的餐桌，但是他们拥有别人所没有的是使用注册工具，能让宣传广告体现自己的创意思维。”
会议策划和营销推广的融合还有助于追踪和评价会议的效果，识别哪些参会者能为公司带来最大价值，从而确定公司如何与这些“最具价值潜力”的参会者建立关系。有了新的评估策略，“会议的赞助商更放心了，他们需要‘追踪’的人能给他们的商业模式带来更大、更长远的效益。”全球方案策划公司David Rich的高级副总裁George P. Johnson说。
黑莓手机的生产者加拿大RIM(Research In Motion)公司最近在其会议上使用了射频识别技术，目的是追踪在黑莓手机展棚和其他展会地点参会者及其行踪。从射频识别技术的扫描屏幕上，营销人员和会议策划人员能够看到参会者阅读了哪些信息、最感兴趣的产品是什么、如何获取产品信息的。
然后RIM公司利用这些信息开发了针对参会者的定向通信技术，应用于会前、会议期间和会后。RIM的商务会议高级营销经理Christine Doherty说，这种以射频识别技术为基础定制的信息能帮助公司有选择地邀请理想的会议嘉宾，从而获得较高的会议满意度。
Doherty每年监管几个大型的展会，同时还管理公司的客户激活和会议赞助商活动，他认为：“最高的境界是提供带有特定职位的信息。切实可行的做法是你能够描绘出他们是如何浏览展会的、他们通常在寻找什么信息，然后把这些告诉IT管理员。”
由于营销人员越来越关注会议的标准化，Doherty认为，策划者也应当开始采取自己的行动，这有益于今后的会议策划工作。“会议策划者应当评估所有的事情，对展会的标准了如指掌，然后将自己的工作与行业内其他人的所作所为做比较。”
Brad Weaber是协会管理公司SmithBucklin的会议服务执行副总裁兼子公司Courtesy
Associations公司的总裁，他说，虽然一些公司里两个部门之间的隔墙被拆除了，但是营销和会议策划两个部门都要记住各自的主要职责和专长。
“会议营销不是后勤策划，而后勤策划也未必就是营销推广。”Weaber说，“你得将两者适当分开，彼此独立，但是也要让它们能合作。”■（文| Seth Harris 编译| 刘晶）