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“会议策划与运作” 系列专题之一：会议餐饮

2011年07月29日    来源：《会议》杂志    围观：6282次       
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    “餐饮”问题是会议组织者在会议策划与运作当中要面对的最基本的问题之一，很多会议可以不安排住宿，但用餐、茶歇总是免不了的。对于会议代表来说，除了会议内容之外，最关心的问题就是餐饮和住宿了，尤其是餐饮。把餐饮问题安排好了，大家对会议的满意度就会提升。相反，如果餐饮问题解决不好，即使会议内容无可挑剔，会议的整体效果也会大打折扣。况且，从策划角度来说，以餐饮为主题还可以策划出很多类型的主题活动，并为整个会议增添色彩。由此可见，把 “会议餐饮”问题解决好是多么重要。
    另外，会议代表或者会议组织方把会议支出的很大一部分花在了餐饮方面，会议中心、会议酒店等餐饮服务机构完全有责任为会议代表提供良好的餐饮服务。
    《会议》杂志以“会议餐饮”为题，分别邀请会议组织者和会议酒店相关负责人，一方面探讨我国会议餐饮方面存在的主要问题及应对策略；另一方面也想请他们谈一谈他们在“会议餐饮”策划及运作当中的一些先进做法和经验，共同为我国会议策划及运作水平的提高做出积极的贡献。

会议组织者——世界中医药学会联合会副秘书长 黄建银
会议酒店——上海国际会议中心东方滨江大酒店-餐饮会议部总监 姜蒨

《会议》：会议餐饮问题是会议策划及运作当中的一个十分重要的问题，您怎么看？
    黄建银：会议餐饮对于中国文化背景的参会者来说，的确是让参会者满意的一个重要环节。但我们主要在国际上举办会议，西方文化背景的人习惯吃西餐，所以，餐饮问题相对简单一些。如果能够针对不同文化背景的人提供不同风味的餐饮，那将是锦上添花。
    姜蒨：整个会议策划及运作包含着多方面的问题，其中以会议和餐饮最为重要。
    会议中的餐饮有很多需要注意的方面，如：1、餐饮费用的考虑（在整个会议费用中所占的比例）；2、参加会议人员的早餐，午餐及晚餐的安排；3、会议茶歇的安排；4、是否安排会议开始或结束的酒会；5、参加会议人员的地域不同，饮食文化的不同；6、会议的性质，是商务型会议还是政府型会议或是展览型会议等等。
    因此，在如今的会议策划中，餐饮逐渐成为其中非常重要的一个问题，任何一个环节出了问题都可能影响到整个会议的进行。

《会议》：您如何评价我国会议中心及会议酒店餐饮服务的现状？
    黄建银：总体评价是与国际会议餐饮相比，中国会议餐饮已经是非常丰盛，形式也丰富多彩。午餐可以简单一些，晚宴可以丰富一些，主要采用圆桌形式，也可以是自助形式，以便大家交流。开会的目的是为了交流，所以，要留出时间让参会者之间在享受美味的同时，可以互动交流，而不是让文艺演出占据太多时间。

《会议》：您在会议目的地及会议场所选择过程中是否考虑会议餐饮方面的因素？能否具体介绍一下这方面的情况？
    黄建银：会议场地选择时，餐饮肯定是一个重要因素，它关系到参会者对于会议的满意度。我们考虑几个方面的因素：就餐环境、菜品品种、就餐方式、价格因素和餐饮风味特色与参会者构成之间的对应关系。

《会议》：对于来自不同国家、不同民族的会议代表，在餐饮设计方面需注意哪些问题？
    黄建银： 首先要尊重各民族的风俗习惯和禁忌，其次是尽量能够提供丰富满足不同需求的餐饮服务，在不能满座众多需求的情况下，找出一个折中方案。如采用自助餐方式，大家可以各取所需。
    姜蒨：餐饮产品由于地域特征、气侯环境、风俗习惯等因素的影响，会出现在原料、口味、烹调方法、饮食习惯上的不同程度的差异。正是因为这些差异，餐饮产品具有了强烈的地域性。
    不同国家、不同民族的人，他们的饮食习惯有很大的不同，有些更有他们特定的饮食禁忌，所以在餐饮设计方面千万不能忽视。
    例如：对于穆斯林或回族的人，就要以清真食品为主，千万不能出现猪肉类食品。对于印度等地的人就要以素食为主，不能出现牛肉类食品。对于西方客人，就要准备基本肉类食品，不能用我们经常食用的蛙类，蛇类等食品，因为这些食品在西方人餐桌上是不会出现的。对于我国的南方客人，特别是广东地域的客人，饮食就要以清淡的为主。这些都是我们在餐饮设计时候需要注意的地方。
    同时还要注意用餐的形式需符合不同人群的需求，例如中国人对于自助餐和鸡尾酒会的理解和西方人有所不同，而西方人对于中餐的理解又和中国人有所不同。

《会议》：在会议餐饮安排与运作过程中，应该注重哪些问题？
    黄建银： 首先，如果是正规会议宴会，要选择好就餐的地点和参加宴会的陪客；其次，菜品和酒水的档次要与客人的身份相符合；最后，要有主桌， 要有桌签，桌签的位置要事先安排好，以表示对于参会者的重视与尊重。
    姜蒨：第一，应该特别注意的是餐饮的安排与会议时间的衔接。例如茶歇的食品和饮料应该在会议休息前30分钟全部准备完毕，避免会议休息提前开始，但是又不能提前太多时间准备好，时间太长，可能会影响食品和饮料的口感。
    第二，要注意VIP客人的特别服务。
    第三，由于会议餐饮的用餐人数存在不确定性，要考虑到临时的人数变化。
    第四，会议餐饮有时候会有好几天的餐饮安排，这时候就需要注意每次安排不同的菜肴，以增加客人的新鲜感。
    第五，应该考虑到餐饮场地的环境布置等是否和会议主题相符合，当天食品饮料的选择是否符合会议的性质以及参加会议客人的需求。

《会议》：怎么处理餐饮价格和质量之间的关系？
    黄建银：价格与质量一直是一对矛盾。当然有时价格并不一定代表质量，选择有特色的餐饮可以解决价格与质量的矛盾。地方特色，有时价格并不一定很贵，但能够让参会者满意。
    姜蒨：餐饮的价格应该以质量为前提。在餐饮价格的制定中，成本控制是其中最重要的一点。
餐饮的成本中有一个重要数据是营业收入，营业收入的取得又是以质量、客源等等诸多因素为基础的。所以，餐饮的成本管理和控制不能不管质量。 
    质量好，要求高并不就等于成本高。我们如果能够在菜品质量上狠下功夫，把质量管理好，减少报损，那么菜品的出成率也就提高了，相应的成本率也就降低了。
    成本管理和控制的目的也是为了把菜品质量搞好，把营业收入提上去，好的成本管理方法会将这一连串相关联的因素，有机地结合在一起，从而形成一个良性循环。

《会议》：您在会议策划当中是否会征求参会者对会议餐饮的意见和建议吗？
    黄建银：有时会征求部分参会者的意见和建议，以便为大家提供满意的服务。

《会议》：您认为，酒店在提供会议餐饮服务过程中，应该注重哪些细节？
    姜蒨：在服务细节中应注意：
    1、会议餐饮的人数往往很多，而且在时间上要求统一，必须准时开始，准时结束。上菜的过程要求严格按照会议组织者的要求来进行。该快的时候快，该慢的时候慢。
    2、针对有不同饮食需求的客人，要仔细的区分菜肴，酒水的品种，最好安排专人服务。
    3、客人需求、主办方需求以及VIP客人需求都是需要我们注重的细节。
    4、微笑是所有服务中都应该注意的重中之重。

《会议》： 酒店在会议餐饮方面该如何体现自己的优势？
    姜蒨：首先，应该体现自己的场地优势、价格优势以及多功能配套设施的优势。
    其次，酒店的5星级餐饮服务，安排会议餐饮管家，从早到晚的餐饮一站式专人服务，在餐饮方面给予客人最大的方便。

《会议》： 如何处理会议餐饮中的安全问题？
    姜蒨：会议餐饮中的安全是一个非常重要的问题。
    因为会议餐饮的人数一般很大，而且经常会有重要客人参加，所以尤其要把安全问题放在第一位。现在我们整个国家都非常重视食品安全问题，我们会议餐饮在这方面更应该做到万无一失。从原材料的选择和采购就开始严格把关，再到菜肴的加工，烹饪，餐具的清洁，服务人员的卫生状况，以及防止二次污染等各个环节都应该检查到位，落实到人，不能出现一丝的差错。
    另外，我们服务中的安全也要做到仔细无差错。保障客人的财产安全——客人的携带物品，搭建物品，礼品等等在餐饮区域要保证无遗失，无损坏。还要注意餐饮场地的设施设备安全，特别是要保证电器使用的安全性。

《会议》：策划与餐饮为主题的活动可以为会议增添色彩，给参会者留下深刻的印象，为整个会议加分。能否结合具体案例谈一谈您在会议餐饮主题活动策划及运作方面的经验与体会？
    黄建银：2009年第六届世界中医药大会在澳大利亚墨尔本举办，大会晚宴安排了土著人的生活习惯表演，专家参与互动演唱，宴会上颁发优秀论文证书， 参会者互赠礼品，将大会内容与宴会结合起来，气氛活跃，大家都很尽兴。
    会议餐饮是会议交流与传播的延伸。会议餐饮中融入当地特色与文化，有利于增加当地的知名度，提升会议举办地的文化影响力。所以，要吃当地菜、喝当地酒、用当地的特色餐具、也可以按当地的文化风俗安排就餐形式，这些对于通过会议餐饮来传播本地文化会起到很好的作用。
    姜蒨：我们曾经做过一个“台湾联合会”活动。我们的晚宴桌面上摆放了老上海特色的小吃（五香豆，蟹壳黄，核桃糕等），同时布置了一些檀香扇，仿古小家具，黄包车模型等等。使参加宴会的客人感受到浓厚的老上海的特色以及江南水乡的风味。
    如果有日本会议团秋季在上海开会，我们会在餐饮方面安排中式蟹宴，因为日本客人特别喜欢上海的大闸蟹，所以能在原产地享受到原汁原味的大闸蟹，对于会议的日本客人来说会有额外的惊喜。
我们还举办过宝马汽车公司的新车上市的西式晚宴，在晚宴中我们特别针对这次活动，制作了一些宝马公司Logo的开胃小吃，同时还调制了几款符合宝马公司颜色的鸡尾酒供客人品尝。菜肴的选择方面，是以田园风味的食品为主，力求贴近宝马公司上市新款汽车的名称“country man”。
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《会议》总第79期

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