文 | Sue Pelletier | 编译 | 李莎
当你有了要改进协会年会效果的好创意时，突然却觉得：我们从来都是这样做的，为什么还要变呢？就这样，你的创意胎死腹中。这时，你会不会有一种要撞墙的冲动呢？对这种想法干脆地说声“不”吧！《我们从来都是这样做的：我们要改变的关于协会的一百零一种东西》一书的作者如此建议。本书的合著者之一杰弗雷•德•卡格纳说：“会议是陈规的堡垒”。他同时也是位于弗尼吉亚州莱斯敦市的Principled Innovation公司的首席战略家和创始人。他还说：“有些问题从来没人提出过疑问，关于这些问题的固有观点也没人提出过挑战。我们必须改变这种情况。”
作者在书中说，我们可以摒弃那些关于会议的金科玉律。当然，你可能不喜欢也可以不同意作者的观点。但是，协会领导中心的计算机辅助工程设计师、总裁兼首席执行官苏珊• 萨法迪在本书的序言中说：“我们的目的不是寻求关于解决方案的一致意见，而是要引发争论，引出新思路，或者最好是找到突破性的解决方法。”
以下是本书作者想要打破的关于会议的十种传统观念以及作者的改进意见。
1.白话连篇
协会的大部分会议都是针对协会的基本人员而召开的，其中包括领导层、员工及志愿者。卡格纳说：“我们要考虑所有人的意见，甚至也要考虑协会基本人员以外的那些人的意见。如果你不再只是把会议看成是一小部分成员自己的事儿，而是把它当作一次更大范围的、有更多听众参与的聚会，那么你就不应该让你们的会议每年都是一个模式，会议的二、三十个议题讨论的几乎是同一个问题。”
而这就意味着要在会议议程中引入有争议的话题。卡格纳说：“那又怎样呢？就是因为讨论的问题有争议，人们才会对你的会议感兴趣。虽然这样做有可能会给协会带来一些负面影响，但是却会点燃人们的激情，让他们兴奋起来。”他还说：“如果开会仅仅被看成是一种传统的完成工作的方式，你就失去了在你所服务的领域中提升协会地位的大好机会。”如果会议只是为了提高效率而尽量避免涉及有争议的话题，那么，我们就不能给与会者提供他们所渴望的有意义的东西。“只有通过扩大与会者的视野而不是缩小它，才能做到这一点。”
2.毫无个性的宣传
本书合著者之一，C•大卫•盖墨尔是High Context公司的计算机辅助工程设计师兼总裁。他说，有些时候你最好采取与单个人交流的方式传达你想传达的信息，而不是向一群人进行笼统而毫无实际意义的宣传。比如说，如果一个参展商的目的只是想做广告，那他就不要跟他讲别的，不要让他们做那些他们本来就不想去做的事情。“如果你不停地发出这些缺乏针对性的信息，而不是着重陈述会议的实质内容，效果将适得其反。”
同样道理，也不要制定大而空的策略和措施，不要雇用毫无创新能力的工作人员。合著者之一，来自Rops & Associates Inc.公司的米基•S•劳普斯说：“我曾经有一个老板，他严格要求我照章办事，连会议演讲者偶尔要求在宾馆多住一个晚上都要拒绝。”她还说：“老板的做法看似双赢，演讲者既能在另一个漂亮舒适的宾馆多住一晚上，公司也能省下来几百美元。事实上，这真是个愚蠢的做法！但是，老板是个不折不扣的循规蹈矩者，因此我们只能按照事先的规定办事。只要是事先定好了的，即使不需要，也要花那么多钱，而会议演讲者的权益却没有得到保障。我还见过一些管理者，他们固守“不为员工租车”的规定，即使员工坐计程车的费用要高出两三倍，他们也还是坚持原来的做法。”
一些措施和程序在任何情况下都要坚持执行，然而有一些规定仅仅是因为它们事先已经存在才被执行，那么，为什么要制定这些措施？制定这些措施时是否考虑过情况会不会发生变化？劳普斯说：“会议策划者一定要认真分析一下自己的措施、程序，甚至那些不成文的规定，考虑一下，哪些是一定要恪守的，哪些是有变动余地的，然后再思考在什么情况下增加员工的创新能力。你要投入一些时间培训员工，让他们知道什么时候可以另辟蹊径，什么时候不可以。”
3.受欢迎的会议就是成功的会议
卡格纳说，以前人们认为会议成功标准是，众人坐满高级会议室、站满过道，这一标准现在也需要重新思考。“它只能判断此次会议是否受到欢迎，而与会者是否学到了知识则不得而知。”
比如，卡格纳提到了一个由他参与组织的关于知识分享和知识创造的会议。会议组织者在整个会议室布满了地图、图表、文本和其他很多与知识分享有关的东西。然后，他们向每位到场者分发一份说明，让与会者寻找感动、刺激或激励自己的东西，随后让他们在会场里寻找与自己有共同感受的人进行讨论。这时，卡格纳和其他组织者离开会议室二十分钟左右。当他们回来的时候，会议室里正讨论得热火朝天。在剩下的时间里，会议组织者们去询问到场者的具体感受，并告诉他们，这种方式就是要创造一个真正的获取知识的环境，因为学习知识并不一定总要有人指导。
但对此也有反对意见，有些人会不喜欢这种形式，他们可能会就此离开。卡格纳说：“他们离开了又有什么呢？重要的是有人会留下来，以一种他们自己选择的方式去获取真正的教育。有趣的是，很多组织机构竭尽全力地鼓励创新，但是他们做的只是表面文章，实际上却没有一点新意。”
4.大型复杂的会议需要有复杂的方案
盖墨尔说，我们有时自己挡了自己的路，将原本简单的事情弄得复杂。他说道，就拿一个网站上的会议注册页数来说，“要仔细看看人们注册参加你的会议所要走过的程序，他们需要阅读填写多少个网页，需要提供多少信息数据。我们一定要将这些程序简化到最低程度，至于那些暂时无用的数据，可以在其他时候获取，你设置这一网页的主要目的是让他们注册成功，参加你的会议。”他还说，因为网站大都是同一模式，几乎什么信息都包括，而不是将注意力放在一个目标上，即让人们注册参加会议。
卡格纳又说，会议越是复杂，就越需要将之简化。这就意味着要将更多的钱花在制作标识上，而非花在华而不实的装饰和标语上，因为“对于与会者来说，最头疼的事情就是搞不清场馆里的各条路。如何才能让与会者都能简易方便地找到与会议有关的东西、场所，是会议组织者面临的重大挑战。”他接着说：“越能轻松地让与会者找到他们要找的会场、人或者参展者，他们就越能够将精力集中在与会议实质内容相关的事情上，这些对他们才是最重要的。”
卡格纳还说，为什么不像一些航空公司一样，在网站上添加一项“下载到日历”的服务内容呢？这样的话，那些需要查看自己相关日程的人就更加方便了，不用再把每样东西都输进去。这种技术已经存在，而且也不算贵。他说：“会议专业人员要求宾馆、会展中心、视听公司简化一些程序，以便于他们与自己合作，而现在会议专业人员所在公司的股东们也向他们提出了同样的要求。”
5.言行一致
本书合著者之一，Association Renewal 公司的创立者之一兼总裁杰米• 诺特说“人们大都习惯性地认为，一个组织的文化十分重要，他们会悬挂各种关于客服、质量、团队精神的标语牌。但是，如果你一边说你们的核心价值是团队精神，一边给个人表现出色的员工予以奖励，那么，你的员工是不会注重合作精神的。”仅仅说一种道理是正确的还远远不够，特别是在开会问题上。他说，例如，如果你的会议主题是“联系”，而你的会场却分布在二十五个不同的宾馆，你是按照你说的去做的吗？“许多成功的会议都是围绕公司形象和市场开发举办的，会议本身向人们传达着一种思维方式。你一定要让开会的方式与你所宣传的精神保持一致。”
劳普斯说，这一问题涉及到“多样化”的时候更加突出。“多样化”经常被人们当成一个数字游戏。“作为一个会议策划者，你一定不能陷入‘少数群体标志’的思维定势里面。仅仅通过增加与会者的人数来确保参会人员中包括我们想找的那部分人，无论对你还是与会者来说，都是会有负面作用的。”相反，她建议我们考虑将不同群体的人，即不同背景、不同文化、不同年龄甚至是不同个性风格的人邀请到一起，来提高会议话题的深度和广度。“也许复杂的人群在讨论时会有一些争论，但是正是这种碰撞才能迸发出一些闪光的思想。”
6.只有年会才重要
卡格纳说：“我们正在走向一个转折点，许多人既喜欢网络上生活也喜欢现实生活。这对会议的形式产生了威胁，因为会议是面对面地交流，这是不言而喻的。有人担心，博客和网络编辑软件wikis等技术形式将会影响会议这一传统的交流方式。我认为这种担心是多余的。”他还说，相反，会议行业要把这些工具看成是面对面交流的补充。我们应该积极接收，而不是惧怕它们。
卡格纳说，试想，如果你的两万个成员中只有五千个来参加年会，你如何满足另外的一万五千成员的需要呢？“那些剩余的人请求召开会议，组织却无法安排。如果会场只能容纳三百人，你就不能开一千人的会议。那为什么不告诉那些不能参加会议的人，让他们自己选择话题，做两三个二十分钟的录像呢？然后将这些录像片段贴到协会的网站上，对所有成员开放。我们可以称之为年会‘播客版’”。
这样做也能使到现场参会的人受益。卡格纳建议将上述录像提前下载到MP3播放器上面，开会时将这些MP3发到与会者手中（你可以把MP3的成本加到注册费中，MP3也不要选择太贵的iPods）。你可以通过这种方式给与会者一种新的经历，让那些不愿意呆坐在会堂里学习的人有机会自己学习。“这一做法还缩小了那些喜欢面对面交流的人与那些喜欢虚拟生活的人之间的距离。我们作为其中那些愿意同时使用两种沟通方式的人，既有责任也有机会将这两种人群拉到一起。”
7.让会议上的激情长久保留
盖墨尔说，网络正在改变那些刚从学校毕业的年轻人的观念，提高了他们与公司、协会互动交流的期望值。“他们已经习惯了MySpace、FaceBook,以及其他可以施加自己影响力的网站。他们现在不是忙于通过网站添加自己的评论、建立人际关系，就是在网上评论产品、发表看法。”因此，当他们加入一个协会并了解到新会员可能在十年之内都不会有影响力的时候，他们就会不高兴。他承认，许多组织都不愿让自己的会员在网上评价演讲人的观点，因为“发生激烈讨论的会议，在网络上的反响肯定比在现实中的那几十人面前更大。但是，你必须建立一种协会文化，让人们认为在公开场合进行激烈的讨论本身就是一次学习的机会。”
然而，大部分协会都没有这种文化。盖墨尔要对这些组织说：“这必须改变”。
他说，营造一种让会员积极参与、更加投入以及公开透明的环境，将有助于协会找到刚成立之时的那种平等而充满激情的感觉。一个协会刚成立的时候只有很少几个人，整个团队的成员地位平等、充满激情、异常投入。当组织慢慢发展之后，成员增加了，也带上了一些官僚气息，随之而来的是普通成员激情的减少。“要增加人们的参与感，让人们去做诸如评论、评比之类的简单的事情，或者在你的网站上新加一个让会员们自己管理的网页，让他们感觉自己也在为协会的事业做出贡献。这些做法对那些新加入该领域的人更加有效，有利于让他们重新找到激情。”
8.内容盖过一切
劳普斯说，现在情况不再是这样了。既然协会将期刊、杂志、博客、白皮书、书籍、比赛、网络等各种不同的资源用作传达信息的载体，信息传达的途径也变得异常重要。“信息传达的途径对理解对学习都至关重要。”她在书中写道：“使信息有了意义的正是媒介。”她的建议是：为每次会议制作包含具体目标的配套课程，并使每一次会议都与其他会议相辅相成；提前将会议资料发给与会者，因此“演讲者能够在演讲时把听众带到更高的层次上，而不是仅仅停留在对书本内容的概括上”；鼓励演讲者演讲时采用新方法，增加一些案例分析的内容和训练解决问题能力的活动。她写道：“对于演讲者提供的基本信息，人们从别的地方也可以得到，演讲者要设法帮助听讲者学会如何在实际生活中应用这些内容。”
9.设法让每个人都高兴
诺特直截了当地说，你无法让每个人都高兴。他就职的一个协会成立了一系列的小组，专门讨论出生在不同年代的成员的想法和要求。当然，我们一定不要把所有的会员看成是一个整体，如果演讲者能将听众的年龄结构问题也考虑进来，进而分析有哪些听众与演讲者有明显的差异，你就可以作出取舍了。“如果每个五十岁以下的人都喜欢一个演讲者，而每个五十岁以上的人都讨厌他，那该怎么办呢？一些情况下，你得选择这次会议你要使哪些人高兴。”
他就职的另一家协会正在对所有会员进行细分归类。但是，取得这些数据后，你又能做什么呢？“你想每年都针对十六个不同的细分群体召开十六次年会吗？对于那些不同的群体，你可以通过召开不同的会议满足他们的要求，但是，如果五十岁以上的人或者其他某个群体对你的成功至关重要，你必须首先考虑他们的需要。”
10. 会议效果评估是有效的策划工具
卡格纳说：“对演讲者的评分表有严重问题。评分表给你一个错觉，让你错误地以为你可以用相同的标准评价每一个演讲者。”比如，有一个演讲者作了一个以网络为依托的演讲报告，他利用网络展示自己的观点，而不是通过分发讲义。那么，这个演讲者因为没发讲义就应该被扣分吗？如果一个演讲者就是因为他准备了一些美观的基本资料就得了五分，而另外一个只是因为想给听众一些惊奇，故意不发给他们讲义而没有得分，这就意味着与会者没从第二位演讲者学到任何东西吗？我们经常会问与会者是否喜欢这次会议，而不是问他们从中学到了什么。”
他说，问题在于由于演讲者太多，许多协会只会问听众一些基本的问题，比如演讲者对于所讲话题的了解程度、演讲者是不是分发讲义等。从这些问题中，我们无法知道演讲者是否有创新等信息。”她还说，那种从一到五的评分标准也应该被抛弃。“除非演讲者十分出色或者非常糟糕，听众一般都会选择三。只有看了具体的评论后，才能得到一些真正有意义的信息。”
卡格纳建议，协会应该制订不同类型的评估方式，在不同类型的演讲者之间做更有实质意义的比较。“给出演讲者所属的三四个类别并在此基础上评分，让演讲者自己给自己的演讲分类。这样，你才能得到一份更具意义的评分报告。”
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