文 | RCM 编译 | 盖梦丽
这个大型国际会议和展览的日程时间表改编自一个项目管理的模板，会议准备期为18个月。模板里有超过250项任务。
17-18个月倒计时
* 设定目标，会议/展览的日期、地点、主题以及形式。
* 进行实地考察。
* 设定初步预算。
* 选择货运公司。
* 商谈酒店房价及租用时间，签订酒店合同。
* 与航空公司商谈机票事宜。
* 选择地陪公司。
* 选择公务车租赁公司。
* 收集参展商名录。
* 设定注册费用及政策。
* 定义促销战略。
* 准备展会的第一稿日程通知及新闻通稿。
16个月倒计时
* 安排保险责任范围。
* 设计会标及平面主题。
* 挑选展会服务承包商。
* 确定展览场地租金。
* 制定展会建筑平面图。
14-15个月倒计时
* 邀请并确定关键演讲者。
* 确定初步餐饮需求。
* 商谈菜单及价格。
* 如果需要的话，选择翻译设备。
* 如果需要的话，发送出第一份参展商促销信息。
* 调整展会建筑平面图（继续之前的工作）。
* 准备第一份会议声明及促销材料，并发送给可能与会的参展者。
13个月倒计时
* 了解演讲者在音频及视频上的需求。
6-7个月倒计时
* 准备第二份促销单，并发送给意向客户。
* 开始制作登记表格。
4-5个月倒计时
* 准备第三份促销单，并发送给意向客户。
* 调整预算。
* 确认音频视频及翻译设备。
* 分配演讲者的发言地点及时间。
2-3个月倒计时
* 调整预算。
* 在当地建立银行账户。
* 完成会议时间表和房间分配。
* 选择并与音频视频设备供应商签约。
* 制作并寄出参展商服务指南，包括音频视频申请表格。
* 敲定餐饮时间表。
* 如果需要的话，最后确定的翻译人员和设备。
* 确定会场的人手需求。
* 确定安全需求。
* 订购会场所需的办公及通讯设备。
* 订购标牌。
* 编辑参展商名录。
* 在会场安装登记所需的计算机。
* 与酒店一同检查流程及账务相关的活动
1个月到6周倒计时
* 打印会议指南。
* 打印工作手册。
* 向酒店递交每日日程。
* 制作名牌及门票。
开会前3周到会议当日
* 搭建现场办公室。
* 包装并存放会议材料。
* 准备注册信息包。
* 最后确认餐饮安排。
* 进行会前现场准备。
* 现场管理会议。
会后
* 包装并存放材料。
* 财务核对。
* 评估执行情况。■