文 | Louisa Davis 和 Sandy Biback 编译 | 王向军
有时控制预算并不是单纯的削减开支，而更聪明的办法是——提前规划，节省时间和精力，或简单地改变你平时做事情的方式。这里有99招可以在这方面帮上您。
选择正确的会议场馆
1. 请当地的会议旅游局为您的实地考察做联络跑腿工作。
2. 使用本地的或者更小的城市做旅游目的地，可以更加物超所值。
3. 用摄像机录下您在会场考察的全过程，这将有助于记录会场的详情。
4. 调查您的酒店供应商。还有其它有竞争力的酒店可供对比吗？市场是不是很景气？您的会议召开的时间是在旺季、淡季还是平季？您的供应商从业多少年了？
5. 调查酒店的门市价格以及团体价格。按照酒店连锁的预定电话或房间预定服务电话号码给他们打电话。这样一来，您就会知道“最坏情况”下的房间价格。
6. 始终要保守地预订房间。如果定了太多的房间，您就要为他们付钱。
聪明地做预算
7. 每天都与酒店的负责人会面以复查总帐。这将帮您发现活动现场的不当之处。
8. 与您的会议服务经理交流会议的预算信息。会议服务经理的角色是配合您的工作。
9. 始终预留至少10％的花费作为“应急”预算。这样可以照顾到那些不可预见的费用，例如：
* 工人罢工
* 恶劣天气
* 超时
* 额外的邮资及邮寄
* 手机和电脑连接资费
* 取消保险
* 演讲者替补
10. 咨询现场支付现金的折扣。
11. 限制可以授权签字的人数，不接受未经授权的人签署的账单。
12. 了解您的商业及活动所在地的税法，您可能还未申请应享受的税费减免。
13. 了解您的商业价值，为您的所有会议活动保存详细的历史资料。
在合同中写明应该做什么和不该做什么
14. 与酒店商谈浮动的房价。
15. 商谈是否不付定金——或者至少也要将定金存放在一个计息的账户中。
16. 准备几个供应商以供选择，不要让任何一家供应商认为他们是你唯一的选择。
17. 与您经常合作的酒店或连锁发展长期的合作关系，协商批量的折扣。
18. 准备一个详细的招标计划书，阐述会议的价值。
19. 开门见山地询问一切你需要的服务，其中包括：
* 1/30或1/40的补偿率
* 机场接送
* 提前入住时间
* 延迟退房时间
* 在客房内免费提供咖啡和茶
* 免费会议空间、排练场地、设备安装和卸装
* 免费接收包裹
* 在会议室提供欧陆式早餐
* 延长住宿特价
* 免费拨打本地电话
* 免费的办公空间
* 为贵宾和工作人员减免停车费
* 为员工免费足部按摩
* 可以去健身室或在健身休息时间安排一位健美操指导员
* 拖后结算日期
* 为演讲者降低房价
* 为员工降低房价
* 为贵宾和工作人员升级房型
* 发放欢迎礼品及笔记本
* 活动场地租赁附带活动用电的具体数字。
20. 在酒店合同中多加一条，说明在您没有收到酒店出具的详细的会后评价报告之前，您不会支付最终的账单。
21. 与酒店一同填写他们的“热门日期”、会场“空洞”。虽然淡季似乎越来越短，尽量安排在一年中的最不繁忙的时候开会。
22. 保证出发和到达的灵活性，你能把周二到周四的会议调整到周日到周一吗？
23. 建立“保护自己”的条款，确保取消条款是相互的。如果酒店在您的会议期间进行重大的整修，该怎么办？或者如果管理层有变化怎么办？
24. 计算出餐饮的预计总数，包括会议现场饮食及休闲的零食。酒店会更愿意在这方面进行商讨。
25. 锁定菜单中的价格。如果酒店不能事先提供某些特别的菜品，那也需要他们至少同意菜单的价格每年上涨的比例不会超过的一个固定百分比。
26. 不要随便签署一份合同，除非您同意其中的全部条款。圈出或编辑你不同意的条款，重新签署，还需要获得供应商对于修正的同意并重新签署。
27. 要注意结算的日期。即使合同签订后，也应保持与供应商的定期联络。观察所在城市、地区的商业氛围。
28. 在公司预定的房间中，先交付套房的金额，因为套房的性价比更高。
29. 与国立的销售办事处一起安排实地考察。
在人事方面省钱
30. 雇佣当地的登记及文秘人员，而无需支付员工的旅行费用。
31. 了解当地的加班限制和规定。
32. 为工作人员安排正规的上班时间，以避免加班。
33. 为员工按日支付旅差费。仔细列出他们可以花费的膳食及交通标准。
餐饮方面的提示
34. 与厨师直接接触，要求他们配合您的会议的目标和理念。厨师知道哪些食物是应季的，哪些是本地种植或生产的，而且给他们更多机会，菜品会安排得非常有创意。
35. 如果可以的话，自己购买散装或是按重量批发咖啡、茶和低咖啡因的咖啡。
36. 尽可能地“按需”点菜，没吃完的食物和饮料可以免费退回酒店。这个办法对于碳酸饮料和包装的食品如薯片，十分有效，而易腐蚀的食物也可以这么做。
37. 如果可能的话，食物也能重复利用。包括休息时没吃完的丹麦面包和甜甜圈，午餐时把它们拿出来做甜点。
38. 取代热早餐，提供丰盛的欧陆式早餐，在早餐菜谱中加入新鲜水果、酸奶和谷物。
39. 消减菜码。将丹麦面包和甜甜圈切成两半。提供迷你松饼、迷你甜甜圈、迷你丹麦面包。
40. 让大家坐下来用餐，可以减少高达20％的准备食物所需的劳动力成本。
41. 跳过甜点、沙拉、或汤。甜品可以在休息时提供。
42. 发放盒饭，而不是举行一个正式的坐下来的午餐。
43. 询问在同一时间使用酒店的其他会议团体。您也许可以安排与之相同的菜单，从而可以通过规模效益来节约您的成本。
44. 将较贵的食物放置在难以够到的宴会桌上。
45. 尝试在供应食品的地方安排工作人员，比如炒菜区和面食区。
46. 避免虾、牡蛎、和其他昂贵的美味佳肴。
47. 在电子表格上进行比较并按人定价。
48. 寻找当地的酿酒厂或者小啤酒厂为您的会议做赞助。
49. 如果您可以，购买散装的软饮料和酒水并安排您的工作人员来服务。有时，酒店会放弃他们对于小型会议室设立的“必须使用我们的宴会服务”的条款。
50. 将鸡尾酒供应时间消减15分钟。
51. 使用流量控倒系统。确保调酒师测量他们倒出了多少酒。如果你负责酒水服务，您可能会发现“慷慨的加冰”的做法可以稀释和一般的酒水。如果你是按瓶收费，混合的酒水可能是非常烈性的。
52. 完全剔除酒精或不提供烈性酒和混合的酒水。只提供汽水、瓶装矿泉水、果汁、啤酒和葡萄酒。
53. 询问酒店的负责人能否提供暂停供应酒水的标志，以在减少酒水的消耗速度。
节省室内布置
54. 了解在您的会议之前和之后都有哪些团体在同家酒店开会，与他们一起工作制定你对舞台的要求。这将为您节省安装和拆卸的劳务费。
55. 如果会议持续两天以上，应保持会议室布置的一致性。
56. 使用带长桌裙的餐桌以替代在活动现场的办公室租用办公桌。
57. 减少分组讨论所需的会议室的数量，来节省音频视频设备和安装的成本。
58. 为同一个房间准备两套布置方案。例如，开会的时候按教室的样子布置会议室，午餐和休息的时候把它布置成宴会厅。利用屏幕或植物来划分空间。
便宜的演讲者
59. 邀请行业专家来会上发言。预订本地的演讲者或娱乐主持，以节省差旅费。
60. 提早雇人。演讲者和娱乐主持的价格每年都在上涨。将价格锁定在今年。
61. 协商统一付费而不是分项付费。
62. 邀请那些还为在同一酒店或同一个城市的其他会议团体继续为您的会议演讲或主持。
63. 多个会议使用通用的演讲者及内空。
64. 了解联盟的规则，并聘请所需的最少人数的乐队。
65. 在行动中发现人才，还要看看有没有推荐的人选。
交通提示
66. 为节省机票成本则需星期六晚的住宿，比起支付额外的房间每晚加上每日的差旅费，可能也不是很便宜。
67. 取代“见面接待”服务，分发机场班车以及公共巴士或地铁票的优惠券。
68. 与您的酒店或度假村的协商的时候，为与会的贵宾要求免费的豪华轿车接送服务，还要询问有关预留车位和免费停车的事宜。
69. 为您的特殊客人和员工预留离酒店门口近的停车位。
70. 安排与会者的大巴每隔四到八个小时出行一次，以节省大巴路上的成本。
71. 与航空公司索要航班上的免费饮料兑换券。
72. 与您正规的航空运营商申请额外的飞行常客积分。
73. 向当地的出租车公司索要本地的表演、餐厅和观光景点的优惠券。
74. 使用运营商的贵宾休息室来会见及欢迎与会者。
75. 在非高峰时段旅行（清晨或傍晚）。
76. 问酒店是否提供免费的机场班车服务并预定此项服务。
音频视频（AV）问答
77. 与您的AV公司坐下来共同研究最便宜的安装办法。
78. 使用送鸡尾酒的平板车，而无需租用专门的运输手推车。
79. 买一台电视，会议结束后把它当作奖品送人，可以省下几天的电视租赁费。
80. 使用性价比更好的投影机。
81. 尽可能少用麦克风。这将免除了声音混合设备和相关劳动力的需要。
82. 跟酒店要求为每一间会议室免费提供一支麦克风。
83. 在协商AV合同时，要求供应商提供免费的双向无线电。
84. 按照需要租用适当的屏幕。与您的影音技术人员共同决定适合会议的最少屏幕尺寸及安装要求。
85. 使用液晶平板电视，而不是视频投影机，考虑购买自己的液晶电视或视频投影仪。
86. 不要随意在每个房间安置AV设备。与演讲者和主持人沟通，首先了解他们的需要。
87. 如果可以的话，让酒店以外的当地承包商来提供AV服务。他们的服务可能会更便宜，竞争可以促使同行业的公司降低价格。
88. 如果您需要一台录像机，考虑从当地的音像店租用。
89. 直接与AV公司打交道。这将最大限度地减少误会，酒店也不会从中收取中介费。
90. 如果您不只一天需要使用AV设备，为额外几天的租赁协商减少租金。
91. 自己带延长线和电路保护器出门。如果在关键时刻急需他们，您要花上大价钱才能买到。
92. 作为协议的一部分，要求录音公司免费为您的会议录音。
93. 限制无线麦克风的使用。相反，在能拉线的地方使用手持有线的麦克风。
94. 限制使用演示文稿。租用液晶屏幕非常贵。
95. 订购一个麦克风，由同在一张桌的两个小组成员共享。
96. 不用为屏幕加保护罩，没有人会注意到。
97. 当您的会议有较高的视听要求，预定一个会议中心，其中大部分设备的成本都会包含在内。
98. 使用酒店的闭路电视公布会议方案及变更、房间分配、展览时间、公告和活动。
99. 在会议之前，再次确认演讲者的AV需求。他们可能本来没打算使用这些设备。■