文 | Louann Cashill 编译 | 何冰
你所在的公司有没有为你正在进行的工作提供正式的、行政上的支持？也许支持只是暂时的。或者更糟的是，也许你的高层管理人员都不愿意回应你的战略会议管理计划。
现实的情况是没有几个公司会这么做，就算有的话，他们也会强调会议和活动；这是因为他们通常是在个别部门、小组以及业务单位之间建立预算和往来。也许，获取有关会议开支的数据、会议规模、与会者的信息和投资回报方面的数据，对于你来说会有多么重要。然而在他人眼中，这并不是核心的商业目标而且还常常被认为是毫不相干的事情。
但即使是在这种情况下，你还可以，并且你应该继续努力——通过有效的策略推广你的战略会议计划。如何在没人理会和授权的情况下向前推进？下面的建议摘自StarCite和伊斯顿工作室出版社即将出版的新书《战略会议管理手册：从理论到实践》。
收集数据
数据是建立对SMMP整体认识的尚方宝剑。与其他主要标准相比，可靠的数据为SMMP组件搭建框架提供了最直接的机会。
首先，收集数据以提供一个引人注目的商业案例，使人接受你的会议战略。请记住，可能对于某个公司或执行团队很重要的东西，对于另一个公司来说可能相对不重要了。有影响力的数据可能有以下几种来源：
* 取消涉及支付赔偿的酒店合同；
* 未经授权签署的或代表第三方公司签署的合同或协议；
* 在同一地点同一时间段内举行的重叠会议；
* 未曾审核的发票以及缺乏支持性的文件；
* 跨商务领域使用的缺乏统一性的会议供应商；
* 用个人信用卡或部门采购卡支付的会议。
这样的名单是无止境的——那么就轮到你来利用个人的理解为该商业案例建立基础了。请不要忘记，你的目标不是怎么为难你的同事，而是把不受管理的活动以及失去了的商业机会公之于众。
聪明地控制预算
一旦你收集到足够的（至少六个月到一年）历史数据，你就可以用它来预测未来会议的开支。在计划年度预算的时候，这些信息会提升SMMP进程的透明度及信誉度。我们可以把这些数字提供给相应的股东：
* 根据会议目标估计出的会议花费预算；
* 预计会议召开的规模及出席人数的多少；
* 为减少重复或多余的会议而进行会议合并的机会；
* 为减少会议开支的最佳实践（例如，选取二线城市作为目的地，在日期或地点的选择上保持灵活，并与优质的供应商合作）。
这显示出利益相关者与公司高层相一致的战略性举措。同时，你也就被定位成公司里解决问题的关键人物。■